Rekisteriselosteet

Hämeen ammattikorkeakoulu

Henkilötietojenkäsittely

Henkilötietojen asianmukainen käsittely on HAMKille tärkeä asia

HAMKissa noudatetaan henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) ja Suomen kansallista lainsäädäntöä. HAMKin tietosuojapolitiikassa kuvataan ylimmällä tasolla henkilötietojen käsittelyn periaatteet ja vastuut. Tietosuojapolitiikka löytyy pdf-tiedostona HAMK-tietosuojapolitiikka.pdf

HAMK hoitaa myös Hämeen ammatti-instituutin (HAMI) tietosuoja-asioita.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen

Mikäli havaitset järjestelmissä tai palveluissa olevissa henkilötiedoissasi virheitä, tilanteen korjaaminen tapahtuu seuraavasti:

  • Osassa tietojärjestelmiä henkilö voi itse muokata tietoja. Mikäli tämä on mahdollista, näin tulee ensisijaisesti menetellä.
  • Vaihtoehtoisesti voit ottaa suoraa tiedosta vastaavaan henkilöön yhteyttä.
  • Mikäli sinulla on HAMKin käyttäjätunnukset, niin voit tehdä pyynnön HAMKin ServiceDeskiin
  • Tietosuoja-asetuksen mukaisen korjauspyynnön voit tehdä tietosuojavastaavalle.

PPP (Peppi, Perusrekisteri ja Pakki) -järjestelmäkokonaisuuden tietosuojaseloste

Moodle rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä​

Hämeen ammatikorkeakoulu
PL 230
13101 Hämeenlinna

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Rekisterin nimi

Hämeen ammattikorkeakoulun Moodle oppimisalusta

Rekisterin käyttötarkoitus

Moodle-ympäristöä käytetään Hämeen ammattikorkeakoulun ja
ammatti-instituutin opetukseen sekä ryhmätyöalustana työryhmille ja
projekteille, joita voidaan toteuttaa joko itsenäisesti tai yhteistyössä
muiden organisaatioiden kanssa.

Rekisterin sisältämät tiedot

Kulloisellekin kurssialueelle osallistuvien
​​ -nimi
– sähköpostiosoite
– käyttäjätunnus
– käyttäjälle järjestelmään määritellyt käyttöoikeudet
– loki kurssialueella tapahtuvasta toiminnasta kahdentoista
kuukauden ajalta

Säännön mukaiset tietolähteet

Hämeen ammattikorkeakoulun ja ammatti-instituutin opiskelijoiden ja henkilökunnan käyttäjätiedot synkronoituvat keskitetystä käyttäjähakemistosta. Muiden organisaatioiden henkilöiden tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.

Säännön mukaiset tietojen luovutukset

Ei ole

Tietojen luovutukset EU:n tia ETA:n ulkopuolelle

Ei luovuteta

Rekisterin suojauksen periaatteet

Käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjä voi käsitellä ja nähdä ainoastaan omansa ja niiden henkilöiden tiedot, joita hänen on opiskelunsa tai työtehtäviensä vuoksi tarpeen käsitellä.​​

IDM (Rekisteriseloste HAMK-IDM rekisteristä)

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä 

Hämeen ammatikorkeakoulu
PL 230
13101 Hämeenlinna

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Rekisterin nimi 

Hämeen ammattikorkeakoulun keskitetty käyttäjäidententeettien hallintajärjestelmä (IDM)

Rekisterin käyttötarkoitus

IDM:ssä ylläpidetään ajantasaista keskitettyä tietoa (käyttäjärekisteri) Hämeen ammattikorkeakoulun (HAMK) sekä Hämeen ammatti-instituutin henkilöstöstä, opiskelijosta sekä sellaisista muista henkilöistä, joilla täytyy sallia käyttöoikeuksia IDM:n käyttöoikeushallinnan piirissä oleviin järjestelmiin. IDM sisältää tiedot käyttäjistä sekä heille myönnetyistä käyttöoikeuksista, käyttöoikeuden kestosta ja käyttöoikeuksien sisällöstä.

IDM synkronoi käyttäjä- ja käyttäjäoikeustietoja eri järjestelmien välillä siten että kuhinkin järjestelmään siirretään vain järjestelmän toiminnan kannalta välttämättömät tiedot. IDM huolehtii myös käyttäjäidentiteetin eheydestä eri järjestelmien välillä.

IDM huolehtii käyttäjäidentitettien ja käyttöoikeuksien elinkaaren kokonaisvaltaisesta hallinnasta (luonti, päivitys, terminointi) skeä mahdollistaa yhdenmukaisen käyttäjien tunnistamisen sekä käyttöoikeuksien asianmukaisen hallinnan eri järjestelmissä.

Rekisterin sisältämät tiedot 

 

Säännön mukaiset tietolähteet 

IDM käyttää tietolähteinään seuraavia autoritäärisiä järjestelmiä

 

Säännön mukaiset tietojen luovutukset 

Rekisterin ja sen tiedot ovat sisäiseen käyttöön tarkoitettuja. Käyttöoikeushallinnon rekisterin tietoja ei ilman lakiin oikeuttavaa perustetta luovuteta sivullisille.

Tietojen luovutukset EU:n tia ETA:n ulkopuolelle

Ei luovuteta

Rekisterin suojauksen periaatteet 

IDM ja siihen kuuluva keskitetty käyttäjärekisteri säilytetään ulkopuolisilta suojattuna ja siihen on pääsy vain ennalta määritellyiltä ylläpitäjiltä ja heidän työasemiltaan.

Tietosuojaseloste strategisen viestinnän markkinointirekisteristä

Tietosuojaseloste: yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja, Henkilötietolaki (523/99) 10 § ja 24 §​.
Päivitetty 23.6.2016

​Rekisterinpitäjä​​

Hämeen ammatikorkeakoulu, strateginen viestintä
PL 230
13101 Hämeenlinna

Y-tunnus: 0996167-6​

Puhelin: (03) 6461, sähköpostiosoite: viestinta@hamk.fi

Rekisteriasioita hoitavat henkilö​t

Taru Kosunen​
sp. etunimi.sukunimi@hamk.fi

Rekisterin nimi

Strategisen viestinnän markkinointirekisteri

​Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää lainsäädännön sallimin tavoin Hämeen ammattikorkeakoulun ja sen yhteistyökumppaneiden suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin, sekä asiakasviestintään myös sähköisiä välineitä käyttäen.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• Nimi
• Syntymävuosi tai ikä
• Äidinkieli
• Sukupuoli
• Osoite
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Opinnot ja aiemmat opinnot
• Organisaatio ja asema
• Organisaation osoitetiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään (esim. arvonnoissa markkinointiluvan antaneet, uutiskirjeen tilanneet ja muulla tavoin markkinointiluvan antaneet). Rekisteri koostetaan lisäksi rekisterinpitäjän asiakastietojärjestelmästä, yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä, sekä mahdollisista muista julkisista lähteistä. Henkilötietoja kerätään myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterinpitäjä ei luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Tietojen luovutukset EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet​​

Manuaalinen aineisto

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Manuaalisesti käsiteltävät ja henkilötietoja sisältävät asiakirjat (kuten arvontalipukkeet) tuhotaan asianmukaisesti käytön jälkeen.

ATK:lla käsiteltävät tiedot

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkistuspyynnöstä peritään kohtuullinen korvaus mikäli edellisestä tarkastuksesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. Pyyntö tehdään kirjallisesti tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona (HetiL 523/99 26-28 §)​

Tarkastuspyyntö osoitetaan:

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
​​​Vararehtori Janne Salminen
PL 230 (Visamäentie 35 A)​​​
13101 Hämeenlinna

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. (HetiL 523/99 29 §)

Korjaamispyyntö osoitetaan:

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Vararehtori Janne Salminen
PL 230 (Visamäentie 35 A)
​13101 Hämeenlinna

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää itseään koskevien henkilötietojen käsittely henkilötietolain 523/99 puitteissa. (HetiL 523/99 30 §)

Kielto osoitetaan:

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Vararehtori Janne Salminen
PL 230 (Visamäentie 35 A)
​​13101 Hämeenlinna

EXAM-tenttiakvaario

Tietosuojaseloste: yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 § ja 24 §

Rekisterinpitäjä

Hämeen ammatikorkeakoulu Oy
PL 230
13101 Hämeenlinna

Y-tunnus: 0996167-6​

Puhelin: (03) 6461, sähköpostiosoite: hamk@hamk.fi

Yhteyshenkilö

Miikka Ruusunen, etunimi.sukunimi@hamk.fi

Rekisterin nimi

EXAM-tenttiakvaario

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

HAMKin sähköisen EXAM-tenttimisen ja tenttiakvaarion käytön mahdollistaminen. Tenttien suunnittelu, ilmoittautuminen ja varaaminen, suorittaminen, valvonta ja arviointi.

HAMKin EXAM-tenttejä voivat suorittaa HAMKin opiskelijat.

Henkilötietojen käsittely perustuu palvelussuhteeseen tai opiskelijastatukseen.

Rekisterin tietosisältö

Henkilön perustiedot HAKA-tunnistautumisen kautta.

– Suku- ja etunimi
– Sähköpostiosoite
– Käyttäjätunnus
– Opiskelijanumero tai henkilönumero
– Käyttäjälle määritellyt järjestelmän käyttöoikeudet

Tenttimiseen liittyvät tiedot

– Tentittävän toteutuksen ja tentin tiedot
– Tenttivarauksen tiedot (aika, paikka, tenttiin käytettävä tietokone, mahdollinen varauksen peruutus ja no-show)
– Tenttivastaukset (säilytetään 18kk tentin suorittamisesta)
– Tenttivastausten arviointi- ja palautetiedot
– Opiskelijan saama sähköposti tekemästään varauksesta ja varauksen peruutuksesta sekä arvioidusta tenttisuorituksesta.
– Kulunvalvontatieto toimipisteen ja tenttiakvaarion sisäänkäynneistä.

Säännönmukaiset tietolähteet

HAMKin käyttäjätunnusrekisteri
Käyttäjän itsensä ilmoittamat tiedot ja valinnat EXAM-järjestelmässä.
Kulunvalvontatiedot
Video- ja äänivalvontatallenteet

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tieto opiskelijan tekemästä tentin varauksesta, varauksen peruutuksesta ja arvioitavana olevista tenteistä toimitetaan vastaavalle opettajalle/henkilökunnan jäsenelle sähköpostitse.

Varaustiedot (opiskelijan nimi, aika, paikka) toimitetaan kulunvalvontajärjestelmään.

Video- ja äänivalvontatallenteet tarjotaan automaattisesti järjestelmän pääkäyttäjille erillisen valvontanäkymän kautta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Video- ja äänivalvontatallenteiden katseluoikeus on valvontajärjestelmän pääkäyttäjällä, EXAM-järjestelmän pääkäyttäjillä, tentistä vastaavalla opettajalla ja koulutusyksikön esimiehillä.

Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkistuspyynnöstä peritään kohtuullinen korvaus mikäli edellisestä tarkastuksesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. Pyyntö tehdään kirjallisesti tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona (HetiL 523/99 26-28 §)​

Tarkastuspyyntö osoitetaan:

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
​​​Vararehtori Janne Salminen
PL 230 (Visamäentie 35 A)​​​
13101 Hämeenlinna

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. (HetiL 523/99 29 §)

Korjaamispyyntö osoitetaan:

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Vararehtori Janne Salminen
PL 230 (Visamäentie 35 A)
​13101 Hämeenlinna

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää itseään koskevien henkilötietojen käsittely henkilötietolain 523/99 puitteissa. (HetiL 523/99 30 §)

Kielto osoitetaan:

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Vararehtori Janne Salminen
PL 230 (Visamäentie 35 A)
​​13101 Hämeenlinna

SoleMOVE System for International Mobility

Personal Data Act (533/99), Section 10

Controller

Häme University of Applied Sciences (HAMK)
PO Box 230
13101 Hämeenlina
FINLAND
Tel. +358 3 6461

Person responsible for data file and/or contact person

International Officer Taina Honkavuori
taina.honkavuori (at) hamk.fi

Name of data file

SoleMOVE – System for International Mobility

Purpose of processing personal data (purpose of data file)

  • Administrative tasks.
  • Planning and developing of international activities.
  • Listing of incoming and outgoing students, teachers and other staff members for the purpose of
    • allocating and monitoring mobility grants
    • reports
    • statistics
    • archives

Content of data file

1. PERSONAL INFORMATION

  • surname, first names
  • personal ID, date of birth
  • gender
  • contact details: home address, telephone, telephone, email
  • nationality
  • mother tongue
  • field of study, degree programme, specialisation
  • degree title
  • organisation, unit
  • type of education (Bachelor, Master)
  • number of study years completed before exchange
  • bank account number
  • contact person

2. EXCHANGE INFORMATION

  • type and level of exchange
  • timing and duration
  • exchange destination and country
  • exchange programme
  • amount of grant
  • exchange report

3. AGREEMENT INFORMATION

  • duration
  • contracting parties
  • name and country of institution
  • exchange programme
  • agreement’s field of study
  • types and number of persons
  • contact person

Regular sources of data

1. Basic information for outgoing students is extracted from the student register system.
2. Other information is gathered from users as they fill in the information in the system.

Regular disclosure of data

  • Own data collection and compiling of statistics.
  • The Ministry of Education and Culture: data is submitted annually for the national database Vipunen.
  • Finnish National Agency for Education: data is submitted twice a year regarding activities financed by EU’s Lifelong Learning Programme’s sub programme Erasmus.
  • With the consent of the person entered in the data file, the university may disclose contact information for selected purposes which promote studies.

Principles of securing data

A. Manual data
Forms are stored in files and kept in a locked cabinet or room.

B. Data stored in electronically
The data is stored on a server which is maintained by Solenovo Oy. The data can only be accessed by those who have a username and password for the system. Access rights to the system are given depending on the person’s duties.

*) The Personal Data Act, Section 10, does not specifically require that the data be indicated; however it expedient to do so in view of the right of access to the data of the persons entered

HÄMEEN AMMATTIKORKEAKOULU