Viestintä TKI-toiminnassa

Julkisen rahoituksen hankkeissa pääsääntönä on, että hankkeesta ja sen tuloksista tulee viestiä mahdollisimman kattavasti. Viestintään ja julkaisemiseen saattaa liittyä rahoittajan asettamia vaatimuksia, joten on erittäin tärkeä perehtyä huolellisesti rahoittajan ohjeisiin. Viestinnän ohjeita ja vinkkejä on koottu myös HAMKin intraan, josta keskeisiä kohtia on poimittu tälle sivulle.

Viestintäsuunnitelman avulla teet oikeita asioita oikeaan aikaan

Ensimmäinen versio viestintäsuunnitelmasta kannattaa tehdä jo rahoituksen hakuvaiheessa. Suunnitelma auttaa hahmottamaan viestinnän kokonaisuuden. Sen avulla nähdään myös, miten paljon viestintään ja markkinointiin pitää budjetoida rahaa. Kuluja voi tulla esimerkiksi verkkosivuista tai markkinointimateriaalien taittotyöstä ja painatuksesta. Kannattaa myös muistaa, että jotkut avoimet julkaisukanavat ovat maksullisia.

Keskeisiä viestintäsuunnitelmassa määriteltäviä asioita ovat:

• Viestinnän tavoitteet
• Kohderyhmät
• Ydinviestit
• Aikataulut, viestintätavat, vastuuhenkilöt ja mahdolliset kustannukset

Viestintäsuunnitelma antaa tekemiselle suuntaviivat ja karkeat aikataulut. Se on työkalu, joka helpottaa viestinnän toteuttamista. Projektipäälliköiden ja muiden hanketoimijoiden on myös helpompi suunnitella omaa ajankäyttöä viestintäsuunnitelman ansiosta. Suunnitelmaa kannattaa päivittää hankkeen edetessä, ja muokata tarpeen mukaan. Kun viestintään liittyvät tehtävät kirjataan ylös, vastuutetaan ja aikataulutetaan, sovitut asiat tulevat tehdyiksi. Näin viestinnälle asetetut tavoitteet saavutetaan tehtävä kerrallaan.

Teetkö koulutus-, kehitys- vai tutkimushanketta?

Se miten hankkeesta kannattaa viestiä, riippuu paljon hankkeen tyypistä. Useimmiten jako tutkimus-, kehitys- tai koulutushankkeisiin auttaa hahmottamaan, miten ja milloin pitää näkyä. Koulutushankkeessa viestintää ja markkinointia on ehkä tehtävä enemmän alkuvaiheessa, jos esimerkiksi koulutukseen pitää rekrytoida osallistujia. Tutkimus- ja kehityshankkeissa erityisen tärkeää on viestiä saavutetuista tuloksista. Niitä ei kannata säästellä hankkeen loppuvaiheeseen, vaan niistä kannattaa kertoa heti, kun ensimmäisiä tuloksia syntyy.

Somea ja blogia kannattaa päivittää usein, verkkosivut ovat staattisemmat

Pääsääntöisesti hankkeet viestivät toiminnoistaan HAMKin tutkimusyksiköiden sosiaalisen median tileillä ja HAMKin verkkosivuilla. Jos hankkeelle perustetaan oma blogi tai uutiskirje, olisi niistä hyvä syntyä julkaisuja säännöllisesti. Jos on vähääkään pelkoa, että sisältöä ei synny, kannattaa mieluummin keskittyä yhteen kanavaan ja ottaa se kunnolla haltuun: Parempi yksi aktiivinen kanava kuin viisi vaisua.

Jokaiselle hankkeelle on tärkeää perustaa omat verkkosivut. Nopein, helpoin ja edullisin tapa on tehdä sivut HAMKin verkkosivujen valmiille sivupohjille. Verkkosivut ovat melko staattiset, joten alkuvaiheessa hyvin tehdyt sisällöt eivät vaadi jatkossa jatkuvaa päivittämistä. Verkkosivut ovat se paikka, jonne voidaan helposti koota esimerkiksi hankkeessa syntyviä koulutus- tai muita jaettavia materiaaleja.

Myös julkaisut ovat keskeinen TKI-toimijoiden viestintäkeino. Julkaisut kannattaa jakaa myös sosiaalisessa mediassa esimerkiksi tutkimusyksiköiden ja asiantuntijoiden henkilökohtaisilla sometileillä.

Muista myös perinteinen media

Vaikka sosiaalinen media on tehokas tapa tavoittaa oikeita kohderyhmiä, kannattaa muistaa myös perinteinen media. Napakasti kirjoitettuja mediatiedotteita julkaistaan joskus lehdissä sellaisenaan, mutta parhaimmillaan ne saavat toimittajan kirjoittamaan aiheesta lehtijutun. Alueellisilla sanomalehdillä tavoitetaan oman toiminta-alueen suurta yleisöä ja siksi niillä on tärkeä rooli hankkeen viestinnässä. Uutiskynnys voi ylittyä myös valtakunnallisissa sanomalehdissä ja ammattilehdissä, kun hankkeessa haetaan ratkaisua johonkin valtakunnalliseen tai kansainväliseen haasteeseen. Lisäksi TKI-toimijoita kannustetaan kirjoittamaan tutkimustoiminnan ajankohtaisista teemoista paikallisten sanomalehtien Vierailijakirjoitus-palstalla. Ohjeet ja apua saa strategisesta viestinnästä ja HAMKin intrasta. Mediatiedotteet ja vierailijakirjoitukset lähetetään keskitetysti HAMKin strategisesta viestinnästä.

TKI-uutisia nostetaan esiin myös HAMKin kuukausittaisessa uutiskirjeessä ja HAMKin verkkosivuilla, ja ne jaetaan sosiaalisessa mediassa.

Käytä kieltä, jota lukija ymmärtää

Jos on tottunut viestimään saman alan osaajien kanssa, kieli saattaa vilistä ammattitermejä ja erikoissanastoa. Ulkopuolisen korvaan tämä kuulostaa kapulakieleltä. Ammattijargonillekin on aikansa ja paikkansa. Asiantuntijan olisi kuitenkin tärkeä tunnistaa milloin sitä voi käyttää, ja milloin taas on syytä vähän pelkistää ja yksinkertaistaa.

Seuraa tutkimuksen näkyvyyttä ja vaikuttavuutta 

Hämeen ammattikorkeakoulussa kannustetaan viestimään TKI-hankkeista ja niissä tehtävän tutkimuksen tuloksista, jotta TKI-toiminnan näkyvyys ja vaikuttavuus kasvavat. Näkyvyyden onnistumista voi arvioida esimerkiksi seuraamalla julkaisujen lukijamääriä, somepostausten seuraajamääriä, verkkosivujen kävijämääriä ja tapahtumien osallistujamääriä.

Kysy neuvoa TKI-tuen tiimiltä

Jos tutkimushankkeenne tarvitsee apua viestintään liittyvissä kysymyksissä, apua voi kysyä TKI-tuen tiimiltä tai tutkimusyksiköiden viestintävastaavilta. TKI-tuen tiimi auttaa myös viestintä- ja julkaisusuunnitelmien laatimisessa. HAMKin intrasta strategisen viestinnän sivuilta löytyy runsaasti viestintään liittyvää materiaalia ja ohjeistusta.