Tietosuojailmoitus: Henkilöstötietojen käsittely - Hämeen ammattikorkeakoulu
Tietosuojailmoitus: Henkilöstötietojen käsittely
Opiskelijoita kierreportaissa
Opiskelijoita kierreportaissa

Tietosuojailmoitus: Henkilöstötietojen käsittely

Tietosuojailmoitus: Henkilöstötietojen käsittely

18.2.2021

Tietosuojailmoitus: Henkilöstötietojen käsittely (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilö- ja palkkatietoja käsitellään henkilön työsopimusta ja palkanmaksua varten.

Tietoja välitetään sidosryhmille (KEVA, verottaja, ammattiyhdistysliikkeet) ja tilastoihin säädösten mukaan.

Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely peruste on oikeutettu etu (työsuhde). Tärkeimmät säädökset ovat Työsopimuslaki, Kirjanpitolaki, Työaikalaki ja Vuosilomalaki.

Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat

Tietoryhmän nimi Säilytysaika
Nimi 75 vuotta henkilön syntymästä
Henkilötunnus 75 vuotta henkilön syntymästä
Sähköpostiosoite 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Osoite 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön perustiedot 75 vuotta henkilön syntymästä
Henkilön palvelujaksot 75 vuotta henkilön syntymästä
Henkilön palkkatiedot 75 vuotta henkilön syntymästä
Henkilön poissaolotiedot 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön sairaspoissaolotiedot 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön vuosilomatiedot 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön toimipaikkatieto 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön työaikatieto 10 vuotta maksuvuoden lopusta
Henkilön työaikatieto (Repo) 10 vuotta maksuvuoden lopusta
Henkilön muistamiset 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön työkokemustieto 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön tutkintotiedot 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön henkilökohtaiset tavoitteet 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön tehtävänkuvaus 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön kehityskeskustelutiedot 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön osaamistiedot 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön työaikasuunnitelmat 10 vuotta maksuvuoden lopusta
Henkilön roolit 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön KV-liikkuvuustiedot Säilytetään pysyvästi
Henkilön ulosotto Ulosoton voimassaoloajan vuoden loppuun
Henkilön verotiedot Seuraavan verokortin voimaantuloon
Henkilön parkkipaikkatieto 3 vuotta palvelussuhteen päättymisestä
Henkilön tilavaraukset 10 vuotta varauksesta
Henkilön palvelupyynnöt 5 vuotta palvelupyynnöstä
Henkilön rangaistukset 1 vuosi työsuhteen päättymisestä
Henkilön käytössä olevat työvälineet Säilytetään niin kauan kuin henkilöllä on työvälineitä.
Henkilöstön ja organisaation kehittämisessä käytettävien kyselyiden vastaukset Enintään 1 vuosi kyselystä (anonymisoituna voidaan säilyttää pysyvästi)
Henkilön AY-tiedot 10 vuotta viimeisen maksuvuoden lopusta
Julkaisujen tiedot Säilytetään pysyvästi

Rekisteröidyt

Hämeen ammattikorkeakoulun, Hämeen ammatti-instituutin ja HAMK Akatemian henkilökunta.

Rekisterin tietolähteet

Henkilöltä itseltään.

Tietoja saadaan myös verottajalta ja ulosottoviranomaisilta.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tietoja luovutetaan pankeille (palkanmaksu ja tilierittely). verottajalle, Kelalle, Kevalle, työterveyshuollolle, työntekijöiden ay-liitoille, ulosottoviranomaisille. Henkilöstörekisteristä voidaan luovuttaa tietoa tutkimuskäyttöä varten tutkimuslupamenettelyn kautta.

Hankkeisiin osallistuvien henkilöiden palkka- ja työaikatietoja luovutetaan OKM:lle, hankkeiden rahoittajille ja muille viranomaisille.

Tilastotietoja luovutetaan Sivistystyönantajille, OKMlle ja tilastokeskukselle.

HAMKissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti. Tärkeimpinä henkilötietoja käsittelevinä palveluntarjoajina toimivat Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC, Microsoft ja Visma.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Tietoja arkistoidaan paperilla henkilöstöpalveluiden arkistonmuodostussuunnitelman mukaan lain vaatiman arkistointiajan mukaan palvelussuhteen päättymisen jälkeen.

ATK:lla käsitettävät tiedot

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.

Automaattinen päätöksenteko

Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Mikäli henkilötietojen siirto EU tai ETA-alueen ulkopuolelle on tarpeen, noudatetaan Euroopan komission antamia tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita, kuten EU:n mallisopimuslausekkeet tai EU:n ja Yhdysvaltojen välinen Privacy Shield – järjestely. Nämä lausekkeet ovat saatavilla tietosuojavastaavalta.

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:

Oikeus peruuttaa suostumuksen

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. Joissain tietojärjestelmissä henkilö pystyy myös itse korjaamaan omat tietonsa.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):

  • Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
  • Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
  • Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21).
  • Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
  • Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):

  • Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
  • Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
  • Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
  • Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)

Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan:

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna

Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava@hamk.fi . Viestin voi lähettää myös suojatulla turvapostilla https://www.turvaposti.fi/ kautta.

Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jonna Heikkiniemi, henkilostopalvelut@hamk.fi

Rekisterinpitäjä

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy, Hämeen ammatti-instituutti Oy ja HAMK Akatemia Oy
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna

Puhelin: (03) 6461, sähköpostiosoite: hamk@hamk.fi

Tietosuojavastaava

Kari Kataja
tietosuojavastaava@hamk.fi

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava
PL 230
13101 Hämeenlinna

HÄMEEN AMMATTIKORKEAKOULU