Tietosuojailmoitus: Henkilöstötietojen käsittely - Hämeen ammattikorkeakoulu
Tietosuojailmoitus: Henkilöstötietojen käsittely
Opiskelijoita kierreportaissa
Opiskelijoita kierreportaissa

Tietosuojailmoitus: Henkilöstötietojen käsittely

Tietosuojailmoitus: Henkilöstötietojen käsittely

31.1.2022

Tietosuojailmoitus: Henkilöstötietojen käsittely (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilö- ja palkkatietoja käsitellään henkilön työsopimusta ja palkanmaksua varten.

Tietoja välitetään sidosryhmille (KEVA, verottaja, ammattiyhdistysliikkeet) ja tilastoihin säädösten mukaan.

Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely peruste on oikeutettu etu (työsuhde). Tärkeimmät säädökset ovat Työsopimuslaki, Kirjanpitolaki, Työaikalaki ja Vuosilomalaki.

Joissain tilanteissa saatetaan käsittelyperusteena käyttää myös suostumusta tai nimenomaista suostumusta.

Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat

Tietoryhmän nimi Säilytysaika
Nimi 75 vuotta henkilön syntymästä
Henkilötunnus 75 vuotta henkilön syntymästä
Sähköpostiosoite 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Osoite 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön perustiedot 75 vuotta henkilön syntymästä
Henkilön palvelujaksot 75 vuotta henkilön syntymästä
Henkilön palkkatiedot 75 vuotta henkilön syntymästä
Henkilön poissaolotiedot 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön sairaspoissaolotiedot 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön vuosilomatiedot 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön toimipaikkatieto 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön työaikatieto 10 vuotta maksuvuoden lopusta
Henkilön työaikatieto (Repo) 10 vuotta maksuvuoden lopusta
Henkilön muistamiset 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön työkokemustieto 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön tutkintotiedot 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön henkilökohtaiset tavoitteet 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön tehtävänkuvaus 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön kehityskeskustelutiedot 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön osaamistiedot 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön työaikasuunnitelmat 10 vuotta maksuvuoden lopusta
Henkilön roolit 10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön KV-liikkuvuustiedot Säilytetään pysyvästi
Henkilön ulosotto Ulosoton voimassaoloajan vuoden loppuun
Henkilön verotiedot Seuraavan verokortin voimaantuloon
Henkilön parkkipaikkatieto 3 vuotta palvelussuhteen päättymisestä
Henkilön tilavaraukset 10 vuotta varauksesta
Henkilön palvelupyynnöt 5 vuotta palvelupyynnöstä
Henkilön rangaistukset 1 vuosi työsuhteen päättymisestä
Henkilön käytössä olevat työvälineet Säilytetään niin kauan kuin henkilöllä on työvälineitä.
Henkilöstön ja organisaation kehittämisessä käytettävien kyselyiden vastaukset Enintään 1 vuosi kyselystä (anonymisoituna voidaan säilyttää pysyvästi)
Henkilön AY-tiedot 10 vuotta viimeisen maksuvuoden lopusta
Julkaisujen tiedot Säilytetään pysyvästi
Henkilökohtaiset tiedot Microsoftin 365 palvelussa (sähköposti, OneDrive), henkilökohtainen P-asema ja Googlen palveluihin tallentamat tiedot 6kk työsuhteen päättymisestä.
Ilmiantokanavan kautta tulleet henkilötiedot 5 vuotta, jollei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyt

Hämeen ammattikorkeakoulun, Hämeen ammatti-instituutin ja HAMK Akatemian henkilökunta.

Rekisterin tietolähteet

Henkilöltä itseltään.

Tietoja saadaan myös verottajalta ja ulosottoviranomaisilta.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tietoja luovutetaan pankeille (palkanmaksu ja tilierittely). verottajalle, Kelalle, Kevalle, työterveyshuollolle, työntekijöiden ay-liitoille, ulosottoviranomaisille. Henkilöstörekisteristä voidaan luovuttaa tietoa tutkimuskäyttöä varten tutkimuslupamenettelyn kautta.

Hankkeisiin osallistuvien henkilöiden palkka- ja työaikatietoja luovutetaan OKM:lle, hankkeiden rahoittajille ja muille viranomaisille.

Tilastotietoja luovutetaan Sivistystyönantajille, OKMlle ja tilastokeskukselle.

HAMKissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti. Tärkeimpinä henkilötietoja käsittelevinä palveluntarjoajina toimivat Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC, Microsoft ja Visma.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Tietoja arkistoidaan paperilla henkilöstöpalveluiden arkistonmuodostussuunnitelman mukaan lain vaatiman arkistointiajan mukaan palvelussuhteen päättymisen jälkeen.

ATK:lla käsitettävät tiedot

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.

Automaattinen päätöksenteko

Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Mikäli henkilötietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle on tarpeen sellaisiin maihin, joita EU ei ole todennut turvalliseksi, noudatetaan Euroopan komission antamia tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita (EU:n mallisopimuslausekkeet) ja niiden käyttöön liittyviä määräyksiä ja ohjeita. Mallisopimuslausekkeet ovat saatavilla tietosuojavastaavalta.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jonna Heikkiniemi, henkilostopalvelut@hamk.fi

Rekisterinpitäjä

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy, Hämeen ammatti-instituutti Oy ja HAMK Akatemia Oy
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna

Puhelin: (03) 6461, sähköpostiosoite: hamk@hamk.fi

Tietosuojavastaava

Kari Kataja
tietosuojavastaava@hamk.fi

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava
PL 230
13101 Hämeenlinna