Tietosuojailmoitus: Henkilöstötietojen käsittely

31.1.2022

Tietosuojailmoitus: Henkilöstötietojen käsittely (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilö- ja palkkatietoja käsitellään henkilön työsopimusta ja palkanmaksua varten.

Tietoja välitetään sidosryhmille (KEVA, verottaja, ammattiyhdistysliikkeet) ja tilastoihin säädösten mukaan.

Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely peruste on oikeutettu etu (työsuhde). Tärkeimmät säädökset ovat Työsopimuslaki, Kirjanpitolaki, Työaikalaki ja Vuosilomalaki.

Joissain tilanteissa saatetaan käsittelyperusteena käyttää myös suostumusta tai nimenomaista suostumusta.

Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat

Tietoryhmän nimi	Säilytysaika
Nimi	75 vuotta henkilön syntymästä
Henkilötunnus	75 vuotta henkilön syntymästä
Sähköpostiosoite	10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Osoite	10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön perustiedot	75 vuotta henkilön syntymästä
Henkilön palvelujaksot	75 vuotta henkilön syntymästä
Henkilön palkkatiedot	75 vuotta henkilön syntymästä
Henkilön poissaolotiedot	10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön sairaspoissaolotiedot	10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön vuosilomatiedot	10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön toimipaikkatieto	10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön työaikatieto	10 vuotta maksuvuoden lopusta
Henkilön työaikatieto (Repo)	10 vuotta maksuvuoden lopusta
Henkilön muistamiset	10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön työkokemustieto	10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön tutkintotiedot	10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön henkilökohtaiset tavoitteet	10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön tehtävänkuvaus	10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön kehityskeskustelutiedot	10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön osaamistiedot	10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön työaikasuunnitelmat	10 vuotta maksuvuoden lopusta
Henkilön roolit	10 vuotta viimeisen palvelujakson päättymisestä
Henkilön KV-liikkuvuustiedot	Säilytetään pysyvästi
Henkilön ulosotto	Ulosoton voimassaoloajan vuoden loppuun
Henkilön verotiedot	Seuraavan verokortin voimaantuloon
Henkilön parkkipaikkatieto	3 vuotta palvelussuhteen päättymisestä
Henkilön tilavaraukset	10 vuotta varauksesta
Henkilön palvelupyynnöt	5 vuotta palvelupyynnöstä
Henkilön rangaistukset	1 vuosi työsuhteen päättymisestä
Henkilön käytössä olevat työvälineet	Säilytetään niin kauan kuin henkilöllä on työvälineitä.
Henkilöstön ja organisaation kehittämisessä käytettävien kyselyiden vastaukset	Enintään 1 vuosi kyselystä (anonymisoituna voidaan säilyttää pysyvästi)
Henkilön AY-tiedot	10 vuotta viimeisen maksuvuoden lopusta
Julkaisujen tiedot	Säilytetään pysyvästi
Henkilökohtaiset tiedot Microsoftin 365 palvelussa (sähköposti, OneDrive), henkilökohtainen P-asema ja Googlen palveluihin tallentamat tiedot	6kk työsuhteen päättymisestä.
Ilmiantokanavan kautta tulleet henkilötiedot	5 vuotta, jollei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyt

Hämeen ammattikorkeakoulun, Hämeen ammatti-instituutin ja HAMK Akatemian henkilökunta.

Rekisterin tietolähteet

Henkilöltä itseltään.

Tietoja saadaan myös verottajalta ja ulosottoviranomaisilta.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tietoja luovutetaan pankeille (palkanmaksu ja tilierittely). verottajalle, Kelalle, Kevalle, työterveyshuollolle, työntekijöiden ay-liitoille, ulosottoviranomaisille. Henkilöstörekisteristä voidaan luovuttaa tietoa tutkimuskäyttöä varten tutkimuslupamenettelyn kautta.

Hankkeisiin osallistuvien henkilöiden palkka- ja työaikatietoja luovutetaan OKM:lle, hankkeiden rahoittajille ja muille viranomaisille.

Tilastotietoja luovutetaan Sivistystyönantajille, OKMlle ja tilastokeskukselle.

HAMKissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti. Tärkeimpinä henkilötietoja käsittelevinä palveluntarjoajina toimivat Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC, Microsoft ja Visma.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Tietoja arkistoidaan paperilla henkilöstöpalveluiden arkistonmuodostussuunnitelman mukaan lain vaatiman arkistointiajan mukaan palvelussuhteen päättymisen jälkeen.

ATK:lla käsitettävät tiedot

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.

Automaattinen päätöksenteko

Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Mikäli henkilötietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle on tarpeen sellaisiin maihin, joita EU ei ole todennut turvalliseksi, noudatetaan Euroopan komission antamia tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita (EU:n mallisopimuslausekkeet) ja niiden käyttöön liittyviä määräyksiä ja ohjeita. Mallisopimuslausekkeet ovat saatavilla tietosuojavastaavalta.