Asiakirjajulkisuuskuvaus - Hämeen ammattikorkeakoulu
Asiakirjajulkisuuskuvaus
digitaaliset ratkaisut
Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tavoitteet

Asiakirjajulkisuuskuvaus on osa julkisuusperiaatteen noudattamista. Kuvauksen tavoitteena on auttaa kansalaista tietopyynnön tekemisessä. Asiakirjajulkisuuskuvaus myös kertoo viranomaisen tietojen käsittelyn laajuudesta. Kuvaus on tehty tiedonhallintalain (903/2019) ”28 § kuvaus asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi”.

Tietopyynnön tekeminen

Henkilötietojesi käsittelyyn liittyvät kysymykset voi esittää HAMKin tietosuojailmoitusten mukaisesti. Tutkimuslupiin liittyvät ohjeet löytyvät sivulta  Tarvitsetko tutkimuslupaa?.

Varsinaisen tietopyynnön voi tehdä:

Sähköpostilla: HAMK@hamk.fi

Postitse:

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
PL 230 13101 Hämeenlinna

Kuvaa tietopyyntöön mahdollisimman tarkasti mitä tietoa haluat, esimerkiksi:

  • Asiakirjan nimi tai otsikko
  • Ajankohta tai päivämäärä
  • Laatija

Tiedot ja tietovarannot

Osa tietovarannoista sisältää tietoa, joka julkisuuslain (1999/621) 24§ perusteella salassapidettävää.

Alumnitoiminnan tietovaranto

  • Alumnitoiminnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”alumnitietojen käsittely”.
  • Tiedot on tallennettu alumnien hallintaan. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja sähköpostiosoite. 

Henkilöstöpalveluiden tietovaranto

Henkilöstö

  • Henkilöstön henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”henkilöstötietojen käsittely”.
  • Tiedot on tallennettu palkanlaskennan ja matkustuksen hallinnan järjestelmään. 
  • Henkilöstön tietoja voi hakea HAMKin julkisten sivujen henkilöstöhausta. Muita tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja henkilötunnus. 

Rekrytointi

  • Henkilöstön henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”Rekrytointi”.
  • Tiedot on tallennettu rekrytointijärjestelmään. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi tehtävä, johon rekrytoidaan.

Kansainvälistymistoiminnan tietovaranto

Sisältö tulossa.

Kiinteistöpalveluiden tietovaranto

Tilat ja kiinteistöt

  • Tiloista ja kiinteistöistä on tallennettu: perustiedot, käyttötiedot yms.
  • Tiedot on tallennettu kiinteistöhallinnan järjestelmään. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi tilan osoite / nimi.

Avainten hallinta

  • Avainten hallinnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”avainhallinta”.
  • Tiedot on tallennettu avaintenhallinnan järjestelmään. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja avain yksilöivä tunniste. 

Kameravalvonta

  • Kameravalvonnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”kameravalvonta”.
  • Tiedot on tallennettu kameravalvontajärjestelmään. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi ajankohta ja paikka.
  • Tietovarannon sisältö on salassapidettävää.

Kulunhallinta

  • Kulunhallinnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”kulunhallinta”.
  • Tiedot on tallennettu kulunhallintajärjestelmään. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi nimi, kulkutunnistenumero.

Vuokraus

  • Vuokraus- ja majoitustoiminnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”vuokraus ja majoitus”.
  • Tiedot on tallennettu kiinteistöhallinnan järjestelmään. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi majoitustilan osoite / henkilön nimi.

Kirjasto- ja tietopalveluiden tietovaranto

Kirjaston asiakasrekisteri

  • Kirjaston henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”kirjaston asiakastietojen käsittely”.
  • Tiedot on tallennettu kirjaston asiakastietojärjestelmään. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja sähköpostiosoite. 

Kirjaston aineistot

  • Tiedot on tallennettu kirjastojärjestelmään. 
  • Kirjaston aineistojen tietoja voi selata Finnassa. Finnasta teosten metatiedot ovat myös saatavilla avoimen rajapinnan kautta. Theseuksesta löytyy oppinnäytetöiden, hankkeiden julkaisujen ja rinnakkaistallennettuja julkaisujen kokotekstejä.   
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat teoksen tekijä ja, teoksen nimi.

Koulutuksen tietovaranto

Opiskelevaksi hakija

  • Hakijan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”opiskelijaksi hakevan henkilötietojen käsittely”.
  • Tiedot on tallennettu hakijarekisteriin. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi, henkilötunnus ja oppijan kansallinen tunniste (OID). 

Opiskelija

  • Opiskelijan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”opiskelijan henkilötietojen käsittely”.
  • Tiedot on tallennettu opiskelijahallintojärjestelmään. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi nimi, henkilötunnus, opiskelijanumero.

Maksullisen palvelutoiminnan tietovaranto

  • Maksullisen palvelutoiminnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”maksullinen palvelutoiminta”.
  • Tiedot on tallennettu täydennyskoulutuksen osallistujien hallintaan. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja sähköpostiosoite. 

Talouspalveluiden tietovaranto

Myynnit / Asiakas

  • Asiakkaiden henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”asiakastietojen käsittely”.
  • Tiedot on tallennettu asikastietojen tietojärjestelmään. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi asiakkaan nimi. 

Ostot / Toimittajatiedot

  • Toimittajien henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”toimittajatietojen käsittely”.
  • Tiedot on tallennettu toimittajatietojen tietojärjestelmään. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi toimittajan nimi. 

Saadut tarjoukset

  • Saatujen tarjouksien henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”saadut tarjoukset”.
  • Tiedot on tallennettu hankintojen hallintajärjestelmään. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi kilpailutuksen aihe ja -ajankohta.

Varainhankinta

  • Varainhankinnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”varainhankinnan lahjoittajatietojen käsittely”.
  • Tiedot on tallennettu varainhankinnan rekisteriin. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi lahjoittajan yhteyshenkilön nimi.

Tietohallinnon tietovaranto

Tietosuojatoiminta

  • Tietosuojatoimintaan liittyvä henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”Tietosuojatoiminta”.
  • Tiedot on tallennettu verkkolevylle. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi tietosuojaan liittyvän tapauksen sisältö.

TKI-toiminnan tietovaranto

Tutkimuslupa

  • Tutkimuslupien henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”tutkimusluvat”.
  • Tiedot on tallennettu tutkimusluparekisteriin. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi tutkimusluvan hakijan nimi

TKI-hankkeet

  • TKI-hankkeista on tallennettu seuraavat päätietoryhmät: Hankkeen tunnistetiedot, hankkeen rahoitustiedot, hankkeen toteutustiedot jne.
  • Tiedot on tallennettu hankkeiden hallinnan järjestelmään. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi hankkeen nimi, hankkeen rahoittaja, hankkeen toteutusaika.

TKI-hankkeiden yhteistyö

  • TKI-hankkeissa tehtävän yhteistyöstä on tallennettu seuraavat päätietoryhmät: Osallistuvan organisaation tiedot, yhteyshenkilön tiedot, yhteistyö historia jne.
  • Tiedot on tallennettu CRM:ään.
  • Tietoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi organisaation nimi, yhteyshenkilön nimi.

ESR-hankkeisiin osallistuvien tiedot

  • ESR-hankkeisiin osallistuvien henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”ESR-hankkeisiin osallistuvien henkilötietojen käsittely”.
  • Tiedot on tallennettu ESR Henkilö -järjestelmään. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi hankkeen nimi.

Viestinnän ja markkinoinnin tietovaranto

Julkaisutoiminta

  • Julkaisutoiminnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”julkaisutoiminta”.
  • Tiedot on tallennettu julkaisujen hallinnointitietojärjestelmään. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi kirjoittajan nimi ja julkaisun nimi. 

Markkinointi

  • Markkinoinnin henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”markkinointi”.
  • Tiedot on tallennettu markkinointi rekisteriin. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja koulutus, mistä kiinnostunut. 

Sidosryhmäyhteistyö

  • Sidosryhmäyhteistyön henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”sidosryhmäyhteistyö”.
  • Tiedot on tallennettu sidosryhmäyhteistyön hallintaan. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja yrityksen / organisaation nimi. 

Tapahtumat

  • Tapahtumien henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”tapahtumiin liittyvä henkilötietojen käsittely”.
  • Tiedot on tallennettu tapahtumatietojärjestelmään. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi ilmoittautujan nimi, tilaisuuden nimi ja ajankohta. 

Valokuva, video ja muu audiovisuaalinen aineisto

  • Valokuvien, videoiden ja muun audiovisuaalisen aineiston henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojailmoituksesta ”valokuva, video ja muu audiovisuaalinen aineistorekisteri viestintätarkoitukseen”.
  • Tiedot on tallennettu AV-materiaalin hallintaan. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi aineistossa esiintyvien nimi, kuvaustilanne ja -aika. 

Yleishallinnon tietovaranto

Päätökset

  • Päätökseen liittyviä päätietoryhmiä ovat mm. päätöksen perustiedot (otsikko, ajankohta, päätökseni tekijä) ja päätöksen sisältö.
  • Tiedot on tallennettu asianhallintajärjestelmään. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi päätöksen päiväys ja päätöksen otsikko. 

Kokousasiat

  • Tiedot on tallennettu asianhallintajärjestelmään. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijänä on esimerkiksi kokousasian nimi.

Sopimukset

  • Tiedot on tallennettu asianhallintajärjestelmään. 
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijänä on esimerkiksi sopimuskumppanin nimi tai sopimuksen otsikko

HÄMEEN AMMATTIKORKEAKOULU