Tietosuojailmoitus: Kulunhallinta
Tietosuojailmoitus: Kulunhallinta
6.3.2020
Tietosuojailmoitus: Kulunhallinta (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Mahdollistaa kulunhallinnan HAMK Oy:n kiinteistöissä.
Työaikaleimaustietoja käytetään palkanmaksuun sekä työaikalain toteutumisen seurannassa.
Käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn peruste on oikeutettu etu (työsuhde, opinto-oikeus, HAMK-kumppanuus). Tärkeimpinä säädöksinä on työsopimuslaki, työaikalaki, vuosilomalaki, Ammattikorkeakoululaki, asetus ammattikorkeakoulusta sekä kahdenvälisiin kumppanuus sopimuksiin.
Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat
Henkilökunta:
| Tietoryhmän nimi | Säilytysaika |
| Nimi | 5 vuotta työsuhteen päättymisestä |
| Henkilönumero | 5 vuotta työsuhteen päättymisestä |
| Tehtävänimike | 5 vuotta työsuhteen päättymisestä |
| Osasto | 5 vuotta työsuhteen päättymisestä |
| Yritys | 5 vuotta työsuhteen päättymisestä |
| Yksikkö | 5 vuotta työsuhteen päättymisestä |
| Esimies | 5 vuotta työsuhteen päättymisestä |
| Windows-käyttäjätunnus | 5 vuotta työsuhteen päättymisestä |
| Kulkutunnistenumero | 5 vuotta työsuhteen päättymisestä |
| PIN-koodi | 5 vuotta työsuhteen päättymisestä |
| Kulkualueet | 5 vuotta työsuhteen päättymisestä |
| Työaikakalenteri | 5 vuotta työsuhteen päättymisestä |
| Kulkutunnisteen käyttö | 5 vuotta työsuhteen päättymisestä |
| Työaikaleimaukset | 5 vuotta työsuhteen päättymisestä |
Opiskelijat:
| Tietoryhmän nimi | Säilytysaika |
| Nimi | 1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä |
| Opiskelijanumero | 1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä |
| Koulutusohjelma | 1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä |
| Yritys | 1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä |
| Yksikkö | 1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä |
| Aloitusryhmä | 1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä |
| Windows-käyttäjätunnus | 1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä |
| Kulkutunnistenumero | 1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä |
| PIN-koodi | 1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä |
| Kulkualueet | 1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä |
| Kulkutunnisteen käyttö | 1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä |
| Työaikaleimaukset | 1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä |
Muut:
| Tietoryhmän nimi | Säilytysaika |
| Nimi | 1 vuosi kumppanuuden päättymisestä |
| Yritys | 1 vuosi kumppanuuden päättymisestä |
| Yksikkö | 1 vuosi kumppanuuden päättymisestä |
| Kulkutunnisteen pyytäjä | 1 vuosi kumppanuuden päättymisestä |
| Kulkutunnistenumero | 1 vuosi kumppanuuden päättymisestä |
| PIN-koodi | 1 vuosi kumppanuuden päättymisestä |
| Kulkualueet | 1 vuosi kumppanuuden päättymisestä |
| Kulkutunnisteen käyttö | 1 vuosi kumppanuuden päättymisestä |
Rekisteröidyt
Rekisterissä ovat:
- HAMKin ja HAMIn opiskelijat
- HAMKin ja HAMIn henkilökunta
- yhteistyötahot siltä osin, kun tarvitsevat kulkuoikeuksia HAMK Oy:n kiinteistöihin
Rekisterin tietolähteet
Tiedot saadaan HAMK:n ja HAMI;n henkilöhallintajärjestelmistä, opiskelijarekisteristä sekä henkilöiltä itseltään.
Henkilötietojen vastaanottajat
Tietoja ei luovuteta Hämeen ammattikorkeakoulun ulkopuolelle.
HAMKissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Työaikatietoja saatetaan käsitellä tulosteista palkanmaksun ja seurannan yhteydessä.
ATK:lla käsitettävät tiedot
Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on mahdollista nähdä ja tehdä korjausehdotuksia omiin työaikaleimaustietoihin.
Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.
Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.
Automaattinen päätöksenteko
Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteröidyn oikeudet
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:
Oikeus peruuttaa suostumuksen
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)
Oikeus saada pääsy tietoihinsa
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. Joissain tietojärjestelmissä henkilö pystyy myös itse korjaamaan omat tietonsa.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):
- Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
- Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
- Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21).
- Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
- Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):
- Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
- Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
- Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
- Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)
Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan:
Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna
Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava@hamk.fi . Viestin voi lähettää myös suojatulla turvapostilla https://www.turvaposti.fi/ kautta.
Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.
