Etusivu Tietosuoja Tietosuojailmoitus: Opiskelijahuollon henkilötietojen käsittely

Tietosuojailmoitus: Opiskelijahuollon henkilötietojen käsittely

Tietosuojailmoitus: rekisteröidyn informointiasiakirja (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Järjestelmään kirjataan opiskelijan käynnit HAMKin opiskelijahuollon toimijoilla: Opintopsykologilla, opintokuraattorilla ja/tai erityisopettajalla. Kirjaamisella varmistetaan opiskelijoiden oikeusturva.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on

opiskelijan opiskelijahuollollisen ohjauksen suunnittelu ja toteutus
opiskelijan opiskelukyvyn edistäminen ja sen suunnittelu
rekisterinpitäjän oman toiminnan raportointi ja ennakoivien tukitoimien järjestämiseksi sekä hyvinvointipalveluiden toiminnan kehittämiseksi.

Henkilötietoja käsittelevät seuraavat käyttäjät:

Opintopsykologi
Eritysopettaja
Opintokuraattori

Käsittelyn oikeusperuste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyperusteena on yleinen etu ja laki. Pääasiallisina säädöksinä ovat Ammattikorkeakoululaki 932/2014 ja Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 1129/2014.

Ammattikorkeakoulu ei toimi terveydenhuollon toimintayksikkönä, vaan HAMKin hyvinvointipalvelut (mm. opintopsykologi, opintokuraattori ja erityisopettaja) ovat opiskelijahuollollisia palveluita. Korkeakoulu käsittelee opiskelijan henkilötietoja, että pystyy toteuttamaan ammattikorkeakoululle määriteltyjä tehtäviä. Korkeakoulun on käsiteltävä opiskelijan henkilötietoja, että opiskelija voi opiskella, saada ohjausta ja suorittaa opintoja ja/tai tutkinnon.

Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat

Tietoryhmän nimi	Säilytysaika
Etunimi, sukunimi	12 vuotta
Henkilötunnus	12 vuotta
Yhteystiedot	12 vuotta
Koulutus, opetusmuoto, opetusryhmä, opetuskampus, koulutuksen taso	12 vuotta
Asuinkunta	12 vuotta
Kansalaisuus	12 vuotta
Yhteydenoton syy	12 vuotta
Yhteydenoton päiväys	12 vuotta
Yhteydenoton yhteenvetokirjaus	12 vuotta
Yhteenvetoon liittyvät sähköiset tulosteet ja liitteet	12 vuotta

Rekisteröidyt

Rekisteröityinä ovat HAMKin hyvinvointipalveluiden henkilökohtaisia palveluita käyttäneet opiskelijat

Rekisterin tietolähteet

Tietolähteinä ovat opiskelija itse ja opintohallintojärjestelmässä olevat tiedot.

Henkilötietojen vastaanottajat

Järjestelmätoimittajana on CGI. Tietojensiirto toteutetaan Frendsillä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Manuaalista aineistoa ei synny.

ATK:lla käsiteltävät tiedot

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät/henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.

Automaattinen päätöksenteko

Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. Joissain tietojärjestelmissä henkilö pystyy myös itse korjaamaan omat tietonsa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):

Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21).
Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):

Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)

Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan:

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna

Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava@hamk.fi. Viestin voi lähettää myös suojatulla turvapostilla https://www.turvaposti.fi/ kautta.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.