Tietosuojailmoitus: Opiskelijahuollon henkilötietojen käsittely
Tietosuojailmoitus: Opiskelijahuollon henkilötietojen käsittely
11.5.2023
Tietosuojailmoitus: rekisteröidyn informointiasiakirja (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Järjestelmään kirjataan opiskelijan käynnit HAMKin opiskelijahuollon toimijoilla: Opintopsykologilla, opintokuraattorilla ja/tai erityisopettajalla. Kirjaamisella varmistetaan opiskelijoiden oikeusturva.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on
- opiskelijan opiskelijahuollollisen ohjauksen suunnittelu ja toteutus
- opiskelijan opiskelukyvyn edistäminen ja sen suunnittelu
- rekisterinpitäjän oman toiminnan raportointi ja ennakoivien tukitoimien järjestämiseksi sekä hyvinvointipalveluiden toiminnan kehittämiseksi.
Henkilötietoja käsittelevät seuraavat käyttäjät:
- Opintopsykologi
- Eritysopettaja
- Opintokuraattori
Käsittelyn oikeusperuste
Rekisterin henkilötietojen käsittelyperusteena on yleinen etu ja laki. Pääasiallisina säädöksinä ovat Ammattikorkeakoululaki 932/2014 ja Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 1129/2014.
Ammattikorkeakoulu ei toimi terveydenhuollon toimintayksikkönä, vaan HAMKin hyvinvointipalvelut (mm. opintopsykologi, opintokuraattori ja erityisopettaja) ovat opiskelijahuollollisia palveluita. Korkeakoulu käsittelee opiskelijan henkilötietoja, että pystyy toteuttamaan ammattikorkeakoululle määriteltyjä tehtäviä. Korkeakoulun on käsiteltävä opiskelijan henkilötietoja, että opiskelija voi opiskella, saada ohjausta ja suorittaa opintoja ja/tai tutkinnon.
Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat
| Tietoryhmän nimi | Säilytysaika |
| Etunimi, sukunimi | 12 vuotta |
| Henkilötunnus | 12 vuotta |
| Yhteystiedot | 12 vuotta |
| Koulutus, opetusmuoto, opetusryhmä, opetuskampus, koulutuksen taso | 12 vuotta |
| Asuinkunta | 12 vuotta |
| Kansalaisuus | 12 vuotta |
| Yhteydenoton syy | 12 vuotta |
| Yhteydenoton päiväys | 12 vuotta |
| Yhteydenoton yhteenvetokirjaus | 12 vuotta |
| Yhteenvetoon liittyvät sähköiset tulosteet ja liitteet | 12 vuotta |
Rekisteröidyt
Rekisteröityinä ovat HAMKin hyvinvointipalveluiden henkilökohtaisia palveluita käyttäneet opiskelijat
Rekisterin tietolähteet
Tietolähteinä ovat opiskelija itse ja opintohallintojärjestelmässä olevat tiedot.
Henkilötietojen vastaanottajat
Järjestelmätoimittajana on CGI. Tietojensiirto toteutetaan Frendsillä.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa ei synny.
ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät/henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.
Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.
Automaattinen päätöksenteko
Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisteröidyn oikeudet
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:
Oikeus peruuttaa suostumuksen
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)
Oikeus saada pääsy tietoihinsa
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. Joissain tietojärjestelmissä henkilö pystyy myös itse korjaamaan omat tietonsa.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):
- Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
- Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
- Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21).
- Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
- Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):
- Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
- Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
- Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
- Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)
Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan:
Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna
Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava@hamk.fi . Viestin voi lähettää myös suojatulla turvapostilla https://www.turvaposti.fi/ kautta.
Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.
