Tietosuojailmoitus: Opiskelijan henkilötietojen käsittely - Hämeen ammattikorkeakoulu
Tietosuojailmoitus: Opiskelijan henkilötietojen käsittely
Opiskelijoita kierreportaissa
Opiskelijoita kierreportaissa

Tietosuojailmoitus: Opiskelijan henkilötietojen käsittely

Tietosuojailmoitus: Opiskelijan henkilötietojen käsittely

10.9.2020

Tietosuojailmoitus: Opiskelijan henkilötietojen käsittely (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Opiskelijarekisterissä ylläpidetään opiskelijoiden opiskelija-, opiskeluoikeus-, ohjaus- ja opintosuoritustietoja. Korkeakoulu käsittelee em. henkilötietoja varmistaakseen laadukkaat opiskelun, ohjauksen ja opetuksen prosessit. Ajan tasalla olevilla tiedoilla varmistetaan opiskelijoiden oikeusturva ja korkeakoulun viranomaistiedonkeruun toteutuminen.

Korkeakoulu käsittelee opiskelijan henkilötietoja, että pystyy toteuttamaan ammattikorkeakoululle määriteltyjä tehtäviä. Korkeakoulun on käsiteltävä opiskelijan henkilötietoja, että opiskelija voi opiskella, saada ohjausta, suorittaa opintoja ja/tai tutkinnon sekä saada opinnoistaan suoritustodistuksen ja tutkintotodistuksen.

Opiskelijoiden oppimistapahtumissa syntyvää dataa mitataan, analysoidaan ja raportoidaan. Datan avulla kehitetään opiskelijoiden ohjausta sekä opetusta ja tuetaan oppimista.

Käsittelyn oikeusperuste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyperusteena on yleinen etu ja laki. Pääasiallisina säädöksinä ovat Ammattikorkeakoululaki 932/2014 ja Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 1129/2014.

Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat

Tietoryhmän nimi Säilytysaika
Opiskelijatiedot säilytetään pysyvästi
  • etunimi, sukunimi
säilytetään pysyvästi
  • henkilötunnus
säilytetään pysyvästi
  • oppijan kansallinen tunniste (OID)
säilytetään pysyvästi
  • passin numero (vaihto-opiskelijat)
säilytetään pysyvästi
Yhteystiedot säilytetään pysyvästi
Tietojen luovutusluvat säilytetään pysyvästi
Opiskeluoikeustiedot säilytetään pysyvästi
Ilmoittautumis- ja läsnäolotiedot säilytetään pysyvästi
Henkilökohtainen opiskelusuunnitelma säilytetään pysyvästi
Toteutukselle ilmoittautuminen säilytetään pysyvästi
Opintosuoritustiedot arviointeineen säilytetään pysyvästi
Opinnäytetyö säilytetään pysyvästi
Valmistumis-/tutkintotieto säilytetään pysyvästi
Arvioinnin perusteena oleva materiaali 1 vuotta toteutuksen päättymisestä
Exam-tenttien kameravalvonnan tallenteet (ks. kameravalvonnan tietosuojailmoitus)  
Kansainvälinen liikkuvuus säilytetään pysyvästi
Lähiomaisen yhteystiedot (koskee alaikäisiä) 1 vuosi
Opiskelijavaihdon dokumentit 6 vuotta
Tutkinto-opiskelijoiden lukuvuosimaksutiedot 10 vuotta
Tutkinto-opiskelijan apurahatiedot 10 vuotta
Harjoittelupaikat 1 vuosi
Opinnäytetyöpaikat 5 vuotta
Opiskelun erityisjärjestelyihin liittyvät terveystiedot 2 kk (oikaisupyynnön käsittelyaika)
Opinto-oikeuden jatkamishakemukseen liittyvät terveystiedot 2 kk (oikaisupyynnön käsittelyaika)
Opintotukeen liittyvät tiedot 6 vuotta viimeisestä kirjoilla olosta
Opintopsykologin lausunnot ja luki-testit säilytetään pysyvästi
Opiskelijaa koskevat kurinpitotiedot 5 vuotta
Opiskelijoiden tekemät palvelupyynnöt 5 vuotta
Opiskelutapahtumista syntyvä data 3 vuotta

Rekisteröidyt

Rekisterissä ovat HAMKin opiskelijat.

Rekisterin tietolähteet

Opintopolku-hakijarekisteristä siirretään tiedot opiskelijaksi hyväksytyistä, jotka ovat vastaanottaneet opiskelupaikan. Väestötietojärjestelmästä saadaan osoitetietojen päivitys.

Siirretään opiskelijaksi valittujen tiedot hakulomakkeelta, jos hakeminen on tapahtunut muualla kuin Opintopolussa.

Oppijanumerot saadaan oppijanumerorekisteristä.

Saapuvien vaihto-opiskelijoiden tiedot ja liikkuvuusjaksotiedot saadaan liikkuvuusjärjestelmästä, johon opiskelija on antanut tiedot.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tiedot siirretään valtakunnalliseen VIRTA-opintotietopalveluun, jonne ne päivittyvät jatkuvasti eri viranomaisten tietotarpeita varten (Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC).

Tietoja luovutetaan VIRTA-opintotietopalvelusta

  • OILI, opiskelijaksi ilmoittautuminen ja lukukausi-ilmoittautuminen -palvelu
  • KOSKI, opintosuoritukset ja opiskeluoikeudet (OPH)
  • KELA, opintojen eteneminen
  • VALVIRA, pätevyyksien vahvistaminen
  • FIONA-tutkimusaineistojen etäkäyttöympäristö (Tilastokeskus)
  • ARVO, opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu (OKM)
  • EMREX, opintotietojen siirtopalvelu (OKM)
  • TUUDO, opintotietojen henkilökohteinen käyttö (Caleidon Oy)
  • PURO, opintosuoritusten hyväksilukupalvelu (OKM)
  • Helsingin yliopisto, kansainvälinen maisterihaku
  • Oppijan seurantakyselyt (OKM)
  • LUMA-tutkimushanke (OKM)
  • YTHS, Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö
  • Työllisyysrahasto

Mikäli opiskelija ottaa käyttöön PIVOn mobiiliopiskelijakortin tai Kelan ateriatukikortin, PIVO tarkistaa Virrasta opiskelijan läsnäolotiedot.

Opiskelijarekisteristä voidaan luovuttaa tietoa tutkimuskäyttöä varten tutkimuslupamenettelyn kautta.

HAMKissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti. Tärkeimpinä henkilötietoja käsittelevinä palveluntarjoajina toimivat Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC, Microsoft Oy ja Eduix Oy.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Alkuperäisistä todistuksista otetaan kopiot HAMKin arkistoon, jossa ne säilytetään pysyvästi. Muut tulosteet hävitetään säilytysajan päättymisen jälkeen tietoturvallisesti. Aineistoja säilytetään lukitussa tilassa.

ATK:lla käsitettävät tiedot

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.

Automaattinen päätöksenteko

Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Mikäli henkilötietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle on tarpeen sellaisiin maihin, joita EU ei ole todennut turvalliseksi, noudatetaan Euroopan komission antamia tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita (EU:n mallisopimuslausekkeet). Mallisopimuslausekkeet ovat saatavilla tietosuojavastaavalta.

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:

Oikeus peruuttaa suostumuksen

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. Joissain tietojärjestelmissä henkilö pystyy myös itse korjaamaan omat tietonsa.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):

  • Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
  • Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
  • Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21).
  • Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
  • Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):

  • Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
  • Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
  • Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
  • Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)

Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan:

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna

Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava@hamk.fi . Viestin voi lähettää myös suojatulla turvapostilla https://www.turvaposti.fi/ kautta.

Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Leena Luoma, 050 574 5314

Rekisterinpitäjä

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy, Hämeen ammatti-instituutti Oy ja HAMK Akatemia Oy
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna

Puhelin: (03) 6461, sähköpostiosoite: hamk@hamk.fi

Tietosuojavastaava

Kari Kataja
tietosuojavastaava@hamk.fi

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava
PL 230
13101 Hämeenlinna

HÄMEEN AMMATTIKORKEAKOULU