Home Tietosuoja Tietosuojailmoitus: Opiskelijan henkilötietojen käsittely, HAMK

Tietosuojailmoitus: Opiskelijan henkilötietojen käsittely, HAMK

Tietosuojailmoitus: Opiskelijan henkilötietojen käsittely (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Opiskelijarekisterissä ylläpidetään opiskelijoiden opiskelija-, opiskeluoikeus-, ohjaus- ja opintosuoritustietoja. Korkeakoulu käsittelee em. henkilötietoja varmistaakseen laadukkaat opiskelun, ohjauksen ja opetuksen prosessit. Ajan tasalla olevilla tiedoilla varmistetaan opiskelijoiden oikeusturva ja korkeakoulun viranomaistiedonkeruun toteutuminen.

Korkeakoulu käsittelee opiskelijan henkilötietoja, että pystyy toteuttamaan ammattikorkeakoululle määriteltyjä tehtäviä. Korkeakoulun on käsiteltävä opiskelijan henkilötietoja, että opiskelija voi opiskella, saada ohjausta, suorittaa opintoja ja/tai tutkinnon sekä saada opinnoistaan suoritustodistuksen ja tutkintotodistuksen.

Opiskelijoiden oppimistapahtumissa syntyvää dataa mitataan, analysoidaan ja raportoidaan. Datan avulla kehitetään opiskelijoiden ohjausta sekä opetusta ja tuetaan oppimista.

Käsittelyn oikeusperuste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyperusteena on yleinen etu ja laki. Pääasiallisina säädöksinä ovat Ammattikorkeakoululaki 932/2014 ja Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 1129/2014.

Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat

Tietoryhmän nimi	Säilytysaika
Opiskelijatiedot	säilytetään pysyvästi
– etunimi, sukunimi	säilytetään pysyvästi
– henkilötunnus	säilytetään pysyvästi
– oppijan kansallinen tunniste (OID)	säilytetään pysyvästi
– passin numero (vaihto-opiskelijat)	säilytetään pysyvästi
Yhteystiedot	säilytetään pysyvästi
Tietojen luovutusluvat	säilytetään pysyvästi
Opiskeluoikeustiedot	säilytetään pysyvästi
Ilmoittautumis- ja läsnäolotiedot	säilytetään pysyvästi
Henkilökohtainen opiskelusuunnitelma	säilytetään pysyvästi
Toteutukselle ilmoittautuminen	säilytetään pysyvästi
Opintosuoritustiedot arviointeineen	säilytetään pysyvästi
Opinnäytetyö	säilytetään pysyvästi
Valmistumis-/tutkintotieto	säilytetään pysyvästi
Arvioinnin perusteena oleva materiaali	1 vuotta toteutuksen päättymisestä
Exam-tenttien kameravalvonnan tallenteet (ks. kameravalvonnan tietosuojailmoitus)
Kansainvälinen liikkuvuus	säilytetään pysyvästi
Lähiomaisen yhteystiedot (koskee alaikäisiä)	1 vuosi
Opiskelijavaihdon dokumentit	6 vuotta
Tutkinto-opiskelijoiden lukuvuosimaksutiedot	10 vuotta
Tutkinto-opiskelijan apurahatiedot	10 vuotta
Harjoittelupaikat	1 vuosi
Opinnäytetyöpaikat	5 vuotta
Opiskelun erityisjärjestelyihin liittyvät terveystiedot	2 kk (oikaisupyynnön käsittelyaika)
Opinto-oikeuden jatkamishakemukseen liittyvät terveystiedot	2 kk (oikaisupyynnön käsittelyaika)
Opintotukeen liittyvät tiedot	6 vuotta viimeisestä kirjoilla olosta
Opintopsykologin lausunnot ja luki-testit	säilytetään pysyvästi
Opiskelijaa koskevat kurinpitotiedot	5 vuotta
Opiskelijoiden tekemät palvelupyynnöt	5 vuotta
Opiskelutapahtumista syntyvä data	3 vuotta
Opiskelijan henkilökohtaiset tiedot Microsoftin 365 palvelussa (sähköposti, OneDrive), henkilökohtainen P-asema ja Googlen palveluihin tallentamat tiedot	3 kk opiskelun päättymisestä
Mentoroinnissa ja ystävätoiminnassa sekä muissa vastaavissa opiskelijan lisäpalveluissa tapahtuva henkilötietojen käsittely. Käsiteltävät tiedot liittyvät uraan, verkostoitumiseen ja vapaa-aikaan.	6 vuotta

Rekisteröidyt

Rekisterissä ovat HAMKin opiskelijat.

Rekisterin tietolähteet

Opintopolku-hakijarekisteristä siirretään tiedot opiskelijaksi hyväksytyistä, jotka ovat vastaanottaneet opiskelupaikan. Väestötietojärjestelmästä saadaan osoitetietojen päivitys.

Siirretään opiskelijaksi valittujen tiedot hakulomakkeelta, jos hakeminen on tapahtunut muualla kuin Opintopolussa.

Oppijanumerot saadaan oppijanumerorekisteristä.

Saapuvien vaihto-opiskelijoiden tiedot ja liikkuvuusjaksotiedot saadaan liikkuvuusjärjestelmästä, johon opiskelija on antanut tiedot.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tiedot siirretään valtakunnalliseen VIRTA-opintotietopalveluun, jonne ne päivittyvät jatkuvasti eri viranomaisten tietotarpeita varten (Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC).

Tietoja luovutetaan VIRTA-opintotietopalvelusta

OILI, opiskelijaksi ilmoittautuminen ja lukukausi-ilmoittautuminen -palvelu
KOSKI, opintosuoritukset ja opiskeluoikeudet (OPH)
KELA, opintojen eteneminen
VALVIRA, pätevyyksien vahvistaminen
FIONA-tutkimusaineistojen etäkäyttöympäristö (Tilastokeskus)
ARVO, opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu (OKM)
EMREX, opintotietojen siirtopalvelu (OKM)
TUUDO, opintotietojen henkilökohteinen käyttö (Caleidon Oy)
Helsingin yliopisto, kansainvälinen maisterihaku
Oppijan seurantakyselyt (OKM)
LUMA-tutkimushanke (OKM)
YTHS, Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö
Työllisyysrahasto

Mikäli opiskelija ottaa käyttöön PIVOn mobiiliopiskelijakortin tai Kelan ateriatukikortin, PIVO tarkistaa Virrasta opiskelijan läsnäolotiedot.

Opiskelijarekisteristä voidaan luovuttaa tietoa tutkimuskäyttöä varten tutkimuslupamenettelyn kautta.

HAMKissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti. Tärkeimpinä henkilötietoja käsittelevinä palveluntarjoajina toimivat Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC, Microsoft Oy ja Eduix Oy ja Studyo Oy/Netum Group Oyj.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Alkuperäisistä todistuksista otetaan kopiot HAMKin arkistoon, jossa ne säilytetään pysyvästi. Muut tulosteet hävitetään säilytysajan päättymisen jälkeen tietoturvallisesti. Aineistoja säilytetään lukitussa tilassa.

ATK:lla käsitettävät tiedot

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.

Automaattinen päätöksenteko

Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Mikäli henkilötietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle on tarpeen sellaisiin maihin, joita EU ei ole todennut turvalliseksi, noudatetaan Euroopan komission antamia tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita (EU:n mallisopimuslausekkeet) ja niiden käyttöön liittyviä määräyksiä ja ohjeita. Mallisopimuslausekkeet ovat saatavilla tietosuojavastaavalta.

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. Joissain tietojärjestelmissä henkilö pystyy myös itse korjaamaan omat tietonsa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):

Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21).
Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):

Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)

Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan:

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna

Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava@hamk.fi. Viestin voi lähettää myös suojatulla turvapostilla https://www.turvaposti.fi/ kautta.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.