Tietosuojailmoitus: Opiskelijan henkilötietojen käsittely
Tietosuojailmoitus: Opiskelijan henkilötietojen käsittely
31.1.2022
Tietosuojailmoitus: Opiskelijan henkilötietojen käsittely (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Opiskelijarekisterissä ylläpidetään opiskelijoiden opiskelija-, opiskeluoikeus-, ohjaus- ja opintosuoritustietoja. Korkeakoulu käsittelee em. henkilötietoja varmistaakseen laadukkaat opiskelun, ohjauksen ja opetuksen prosessit. Ajan tasalla olevilla tiedoilla varmistetaan opiskelijoiden oikeusturva ja korkeakoulun viranomaistiedonkeruun toteutuminen.
Korkeakoulu käsittelee opiskelijan henkilötietoja, että pystyy toteuttamaan ammattikorkeakoululle määriteltyjä tehtäviä. Korkeakoulun on käsiteltävä opiskelijan henkilötietoja, että opiskelija voi opiskella, saada ohjausta, suorittaa opintoja ja/tai tutkinnon sekä saada opinnoistaan suoritustodistuksen ja tutkintotodistuksen.
Opiskelijoiden oppimistapahtumissa syntyvää dataa mitataan, analysoidaan ja raportoidaan. Datan avulla kehitetään opiskelijoiden ohjausta sekä opetusta ja tuetaan oppimista.
Käsittelyn oikeusperuste
Rekisterin henkilötietojen käsittelyperusteena on yleinen etu ja laki. Pääasiallisina säädöksinä ovat Ammattikorkeakoululaki 932/2014 ja Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 1129/2014.
Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat
| Tietoryhmän nimi | Säilytysaika |
| Opiskelijatiedot | säilytetään pysyvästi |
|
säilytetään pysyvästi |
|
säilytetään pysyvästi |
|
säilytetään pysyvästi |
|
säilytetään pysyvästi |
| Yhteystiedot | säilytetään pysyvästi |
| Tietojen luovutusluvat | säilytetään pysyvästi |
| Opiskeluoikeustiedot | säilytetään pysyvästi |
| Ilmoittautumis- ja läsnäolotiedot | säilytetään pysyvästi |
| Henkilökohtainen opiskelusuunnitelma | säilytetään pysyvästi |
| Toteutukselle ilmoittautuminen | säilytetään pysyvästi |
| Opintosuoritustiedot arviointeineen | säilytetään pysyvästi |
| Opinnäytetyö | säilytetään pysyvästi |
| Valmistumis-/tutkintotieto | säilytetään pysyvästi |
| Arvioinnin perusteena oleva materiaali | 1 vuotta toteutuksen päättymisestä |
| Exam-tenttien kameravalvonnan tallenteet (ks. kameravalvonnan tietosuojailmoitus) | |
| Kansainvälinen liikkuvuus | säilytetään pysyvästi |
| Lähiomaisen yhteystiedot (koskee alaikäisiä) | 1 vuosi |
| Opiskelijavaihdon dokumentit | 6 vuotta |
| Tutkinto-opiskelijoiden lukuvuosimaksutiedot | 10 vuotta |
| Tutkinto-opiskelijan apurahatiedot | 10 vuotta |
| Harjoittelupaikat | 1 vuosi |
| Opinnäytetyöpaikat | 5 vuotta |
| Opiskelun erityisjärjestelyihin liittyvät terveystiedot | 2 kk (oikaisupyynnön käsittelyaika) |
| Opinto-oikeuden jatkamishakemukseen liittyvät terveystiedot | 2 kk (oikaisupyynnön käsittelyaika) |
| Opintotukeen liittyvät tiedot | 6 vuotta viimeisestä kirjoilla olosta |
| Opintopsykologin lausunnot ja luki-testit | säilytetään pysyvästi |
| Opiskelijaa koskevat kurinpitotiedot | 5 vuotta |
| Opiskelijoiden tekemät palvelupyynnöt | 5 vuotta |
| Opiskelutapahtumista syntyvä data | 3 vuotta |
| Opiskelijan henkilökohtaiset tiedot Microsoftin 365 palvelussa (sähköposti, OneDrive), henkilökohtainen P-asema ja Googlen palveluihin tallentamat tiedot | 3 kk opiskelun päättymisestä. |
Rekisteröidyt
Rekisterissä ovat HAMKin opiskelijat.
Rekisterin tietolähteet
Opintopolku-hakijarekisteristä siirretään tiedot opiskelijaksi hyväksytyistä, jotka ovat vastaanottaneet opiskelupaikan. Väestötietojärjestelmästä saadaan osoitetietojen päivitys.
Siirretään opiskelijaksi valittujen tiedot hakulomakkeelta, jos hakeminen on tapahtunut muualla kuin Opintopolussa.
Oppijanumerot saadaan oppijanumerorekisteristä.
Saapuvien vaihto-opiskelijoiden tiedot ja liikkuvuusjaksotiedot saadaan liikkuvuusjärjestelmästä, johon opiskelija on antanut tiedot.
Henkilötietojen vastaanottajat
Tiedot siirretään valtakunnalliseen VIRTA-opintotietopalveluun, jonne ne päivittyvät jatkuvasti eri viranomaisten tietotarpeita varten (Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC).
Tietoja luovutetaan VIRTA-opintotietopalvelusta
- OILI, opiskelijaksi ilmoittautuminen ja lukukausi-ilmoittautuminen -palvelu
- KOSKI, opintosuoritukset ja opiskeluoikeudet (OPH)
- KELA, opintojen eteneminen
- VALVIRA, pätevyyksien vahvistaminen
- FIONA-tutkimusaineistojen etäkäyttöympäristö (Tilastokeskus)
- ARVO, opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu (OKM)
- EMREX, opintotietojen siirtopalvelu (OKM)
- TUUDO, opintotietojen henkilökohteinen käyttö (Caleidon Oy)
- PURO, opintosuoritusten hyväksilukupalvelu (OKM)
- Helsingin yliopisto, kansainvälinen maisterihaku
- Oppijan seurantakyselyt (OKM)
- LUMA-tutkimushanke (OKM)
- YTHS, Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö
- Työllisyysrahasto
Mikäli opiskelija ottaa käyttöön PIVOn mobiiliopiskelijakortin tai Kelan ateriatukikortin, PIVO tarkistaa Virrasta opiskelijan läsnäolotiedot.
Opiskelijarekisteristä voidaan luovuttaa tietoa tutkimuskäyttöä varten tutkimuslupamenettelyn kautta.
HAMKissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti. Tärkeimpinä henkilötietoja käsittelevinä palveluntarjoajina toimivat Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC, Microsoft Oy ja Eduix Oy.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Alkuperäisistä todistuksista otetaan kopiot HAMKin arkistoon, jossa ne säilytetään pysyvästi. Muut tulosteet hävitetään säilytysajan päättymisen jälkeen tietoturvallisesti. Aineistoja säilytetään lukitussa tilassa.
ATK:lla käsitettävät tiedot
Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.
Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.
Automaattinen päätöksenteko
Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Mikäli henkilötietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle on tarpeen sellaisiin maihin, joita EU ei ole todennut turvalliseksi, noudatetaan Euroopan komission antamia tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita (EU:n mallisopimuslausekkeet) ja niiden käyttöön liittyviä määräyksiä ja ohjeita. Mallisopimuslausekkeet ovat saatavilla tietosuojavastaavalta.
Rekisteröidyn oikeudet
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:
Oikeus peruuttaa suostumuksen
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)
Oikeus saada pääsy tietoihinsa
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. Joissain tietojärjestelmissä henkilö pystyy myös itse korjaamaan omat tietonsa.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):
- Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
- Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
- Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21).
- Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
- Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):
- Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
- Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
- Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
- Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)
Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan:
Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna
Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava@hamk.fi . Viestin voi lähettää myös suojatulla turvapostilla https://www.turvaposti.fi/ kautta.
Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.
