Home Tietosuoja Tietosuojailmoitus: Tapahtumiin liittyvä henkilötietojen käsittely

Tietosuojailmoitus: Tapahtumiin liittyvä henkilötietojen käsittely

Tietosuojailmoitus: Tapahtumiin liittyvä henkilötietojen käsittely (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tapahtumajärjestelyihin ja tapahtumaan liittyvään tiedottamiseen. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös tapahtumaan liittyvän palautteen pyytämiseen.

Tilaisuudessa voidaan valokuvata erikseen ilmoitetuissa ja merkityissä paikoissa (esim. kuvausseinä tai muu rajattu tila). Näille paikoille tulevien tulkitaan antaneen suostumuksensa sekä valokuvien ottamiseen että julkaisuun. Näitä kuvia voidaan käyttää kyseisen tilaisuuden viestintämateriaalina ja raportoinnin tukena, tilaisuuden aihepiiriin liittyvissä julkaisuissa, ja muissa vastaavissa, tapahtumaan tai sen aihepiiriin liittyvässä viestinnässä.

Mikäli tilaisuus tallennetaan ja/tai esitetään suorana verkkolähetyksenä (stream/striimaus), siitä ilmoitetaan tapahtumailmoittautumislomakkeella, ilmoittautumisvahvistuksessa ja itse tapahtumassa. Lähtökohtaisesti yleisöä ei kuvata. Mikäli on mahdollista, että tallenteessa / suorassa verkkolähetyksessä näkyy esiintyjän lisäksi muita henkilöitä, siitä tiedotetaan ennen tallennuksen / lähetyksen käynnistämistä. Samalla kerrotaan mille alueelle kuvaus kohdistuu. Tapahtumatallenteen julkisuus, esityspaikka ja kestoaika kerrotaan tapahtuman ilmoittautumislomakkeella, ilmoittautumisvahvistuksessa ja itse tapahtumassa.

Erityisruokavaliota voidaan kysyä niissä tilaisuuksissa, joissa on tarjoilu, jotta kyetään henkilölle sopiva tarjoilu järjestämään. Muiden henkilökohtaisista erityistarpeista kerättyjä tietoja käytetään vain kyseisen asian toteuttamiseen. Näiden tietojen käsittelyssä noudatetaan erityistä huolellisuutta.

Henkilötietoja voidaan kerätä ilmoittautumislomakkeella, henkilökohtaisesti, tapahtuman yhteydessä ja tapahtuman jälkeen tehtävällä kyselyllä.

Käsittelyn oikeusperuste

Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu henkilön suostumukseen. Henkilötietojen antaminen on edellytys tapahtumaan osallistumiselle. Hankkeiden järjestämissä tilaisuuksissa henkilötietojen käsittelyperuste on yleinen etu.

Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat

Tietoryhmän nimi	Säilytysaika
Nimi	1 vuosi tapahtumasta (paitsi hankkeissa 15 vuotta)
Työnantaja	1 vuosi tapahtumasta (paitsi hankkeissa 15 vuotta)
Yhteystiedot	1 vuosi tapahtumasta (paitsi hankkeissa 15 vuotta)
Osallistumistiedot	1 vuosi tapahtumasta (paitsi hankkeissa 15 vuotta)
Tilaisuuden suoran verkkolähetyksen (video, ääni) tallenne	6kk tapahtumasta
Tilaisuudesta otetut valokuvat	Voidaan jakaa tilaisuudessa some-palveluihin, minkä jälkeen säilytetään 15 vuotta.
Mikäli tilaisuudessa on tarjoilu, voidaan kysyä erityisruokavalio	1 viikko tapahtumasta
Henkilökohtaiset tilaisuuteen liittyvät erityistarpeet	1 viikko tapahtumasta
Lupa osallistumistietojen välittämiseen muille osallistujille tai yhteistyökumppaneille.	1 vuosi tapahtumasta (paitsi hankkeissa 15 vuotta)
Tilaisuudesta kerätty palaute	1 vuosi tapahtumasta (paitsi hankkeissa 15 vuotta)
Tilaisuuden oheisohjelman & palveluiden järjestämiseen liittyvät tiedot	1 vuosi tapahtumasta (paitsi hankkeissa 15 vuotta)

Henkilötietoryhmien säilytysaikaan vaikuttaa tilaisuuden luonne. Hankkeiden järjestämissä tilaisuuksissa säilytysaikaan vaikuttaa rahoittajien vaatimukset (maksimissaan 15 vuotta). Seuraavassa taulukossa on koostettuna mahdollisesti kerättävät henkilötietoryhmät: tilaisuuksissa kerätään vain tarpeelliset tiedot, eli välttämättä kaikkia taulukon tietoja ei kerätä.

Rekisteröidyt

Rekisterissä ovat tapahtumaan ilmoittautuneet ja/tai tilaisuuteen osallistuneet henkilöt.

Rekisterin tietolähteet

Henkilö itse ilmoittaa tiedot.

Henkilötietojen vastaanottajat

Ruokailijoiden ja erityisruokavalioiden lukumäärät ilmoitetaan etukäteen ruokailun järjestäjille.

Osallistumistietoja voidaan jakaa ja luovuttaa, mikäli siihen on lupa saatu.

HAMKissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Paperitulosteet säilytetään ja hävitetään tietoturvallisesti.

ATK:lla käsitettävät tiedot

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Automaattinen päätöksenteko

Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tilaisuuden tallenteet ja striimaus voivat kuitenkin välittyä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. Joissain tietojärjestelmissä henkilö pystyy myös itse korjaamaan omat tietonsa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):

Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21).
Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):

Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)

Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan:

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna

Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava@hamk.fi. Viestin voi lähettää myös suojatulla turvapostilla https://www.turvaposti.fi/ kautta.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.