Home Tietosuoja Tietosuojailmoitus: TKI-hankkeiden hallinnointi

Tietosuojailmoitus: TKI-hankkeiden hallinnointi

Tietosuojailmoitus: rekisteröidyn informointiasiakirja (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoimintaan kuuluvien hankkeiden hallinnointiin liittyvissä tehtävissä. Käyttötarkoituksia ovat mm:

hankkeiden yhteydenpito, viestintä ja tiedottaminen
hankkeiden raportointi
hankkeiden toimenpiteisiin osallistuvista henkilöistä kerättävät osallistujalistat
hankkeiden hallintoon liittyvät sopimusasiat
hankkeissa syntyviä tuloksia ja aineistoja koskevat omistus-, tekijänoikeus- ja muut sopimukset

Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu:

rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet
yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen
joissain tapauksissa käsittelyperusteena voi myös olla suostumus tai nimenomainen suostumus.

Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat

Tietoryhmän nimi

Nimi

Yhteystiedot

Tehtävänimike

Palkka- ja palvelussuhdetiedot

Organisaatio

Työaikatiedot

Pysyvästi säilytettäviä henkilötietoja ovat tiedot, jotka sisältyvät Kansallisarkiston päätöksessä 12.9.2017 (diaarinumero AL/20757/07.01.01.03.02/2016) kohdassa 13 ”Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatio (TKI-)toiminta” mainittuihin asiakirjoihin

Mikäli asiakirjaa ei tarvitse säilyttää pysyvästi, mutta sitä koskee jokin rahoitusohjelman mukainen säilytysvelvoite, säilytetään tässä asiakirjassa olevia henkilötietoja 15 vuotta.

Muissa tapauksissa henkilötietoa säilytetään niin kauan kuin on tarpeen sen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi.

Rekisteröidyt

Rekisteröityinä ovat TKI-hankkeisiin osallistuvat:

HAMKin/HAMIn/HAMK Akatemian opiskelijat
HAMKin/HAMIn/HAMK Akatemian henkilökunta
HAMKin/HAMIn/HAMK Akatemian hankekumppanien ja muiden sidosryhmien työntekijät
Hankkeiden toimenpiteisiin osallistuvat kohderyhmään kuuluvat ulkopuoliset henkilöt

Rekisterin tietolähteet

Tiedot saadaan olemassa olevista rekistereistä, rekisteröidyltä itseltään tai kumppaniorganisaa-tioilta.

HAMKin/HAMIn/HAMK Akatemian henkilökuntaan kuuluvien tietoja saadaan myös henkilöstöpalveluiden ja talouspalveluiden järjestelmistä sekä työajanseuranta- ja projektinhallintajärjestelmästä.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietojen vastaanottajia ovat:

hankkeiden rahoittajaorganisaatiot
hankekumppanit ja muut sidosryhmät
mahdollisesti tilintarkastajat ja muut ulkopuoliset hanketarkastajat
mahdolliset ulkopuoliset henkilötietojen käsittelijät (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Tietoja ei pääsääntöisesti käsitellä paperilla. Mikäli näin tehdään, säilytetään aineistot lukitussa tilassa ja hävitetään heti, kun niitä ei enää tarvita.

ATK:lla käsiteltävät tiedot

Tiedot on tallennettu HAMK/HAMIn tietojärjestelmiin ja hankerahoittajien omiin järjestel-miin. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät/henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.

Automaattinen päätöksenteko

Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei pääasiassa siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietoja voidaan kuitenkin siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mikäli tämä on välttämätöntä niiden käyttötarkoituksen toteuttamiseksi esim. rahoitusohjelman säännösten näin vaatiessa. Tällainen siirto toteutetaan tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti käyttämällä esimerkiksi EU:n mallisopimuslausekkeita tai nimenomaista suostumusta.

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. Joissain tietojärjestelmissä henkilö pystyy myös itse korjaamaan omat tietonsa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):

Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21).
Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):

Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)

Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan:

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna

Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava@hamk.fi. Viestin voi lähettää myös suojatulla turvapostilla https://www.turvaposti.fi/ kautta.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.