Tietosuojailmoitus: Maksullinen palvelutoiminta - Hämeen ammattikorkeakoulu
Tietosuojailmoitus: Maksullinen palvelutoiminta
Opiskelijoita kierreportaissa
Opiskelijoita kierreportaissa

Tietosuojailmoitus: Maksullinen palvelutoiminta

Tietosuojailmoitus: Maksullinen palvelutoiminta

6.3.2020

Tietosuojailmoitus: Maksullinen palvelutoiminta (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterissä ylläpidetään täydennyskoulutuksen osallistujien osallistuja- ja opintosuoritustietoja.

Rekisteriä käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

  • koulutusten osallistujien tiedot
  • opintosuoritusten tiedot
  • yhteistyötahojen/taustaorganisaatioiden yhteys- ja laskutustiedot
  • lakisääteisten tilastointietojen kerääminen. (Tilastolaki 280/2004 (muut. 361/2013)
  • koulutusten rahoittajien vaatimat tiedot
  • koulutusten ja projektien suunnittelun ja toteuttamisen vaatimat tiedot

Mikäli henkilö antaa suostumuksen HAMKin ja HAMIn tarjonnasta tiedottamiseen, niin tähän liittyvä henkilötietojen käsittely on kuvattu markkinoinnin tietosuojailmoituksessa.

Käsittelyn oikeusperuste

Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu sopimuksen toimeenpanoon.

Lisäksi käsittely perustuu Tilastolakiin 280/2004 (muut. 361/2013).

Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat

Tietoryhmän nimi Säilytysaika
Etunimi, Sukunimi 15 vuotta
Syntymäaika 15 vuotta
Sähköpostiosoite 15 vuotta
Yhteystiedot 15 vuotta
Työnantaja 15 vuotta

Lakisääteistä tilastointia varten:

  • sukupuoli
15 vuotta
Koulutukset, joihin osallistunut 15 vuotta
Koulutuksissa tehdyt tehtävät, jos koulutuksessa käytetty verkko-oppimisympäristöä 1 vuosi koulutuksen päättymisestä
Laskutustiedot (itse maksavilta) 10 vuotta
Ammattinimike 15 vuotta
Erityisruokavalio (osassa koulutuksia) Koulutuksen keston ajan
Äidinkieli 15 vuotta

Rekisteröidyt

Rekisterissä ovat:

  • HAMKin täydennyskoulutukseen osallistuvat henkilöt
  • Täydennyskoulutukseen osallistuneiden henkilöiden taustaorganisaatiot
  • HAMKin ja HAMIn henkilökunta

Rekisterin tietolähteet

  • Henkilön itsensä ilmoittamat tiedot
  • Työnantajan tai koulutuksen tilaajan ilmoittamat tiedot
  • HAMKin henkilöstö voi muokata tietoja

Henkilötietojen vastaanottajat

  • Koulutusten rahoittajien vaativat raportointitiedot
  • Lakisääteisen tilastoinnin vaatimat tiedot (Tilastolaki 280/2004 (muut. 361/2013)

Raportointi- ja tilastotiedot eivät sisällä henkilötason tietoja.

  • Tarvittaessa koulutukseen osallistuvien taustaorganisaatioille annettavat tiedot (organisaatiokohtaiset tilauskoulutukset).

HAMKissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Mahdollinen manuaalinen aineisto ja tarvittavat henkilötietolomakkeet voidaan säilyttää lukittavassa huoneessa koulutuksen rahoittajan määrittelemän ajan.

ATK:lla käsitettävät tiedot

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Yhteys on suojattu virallisella SSL-sertifikaatilla (https).

Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.

Automaattinen päätöksenteko

Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:

Oikeus peruuttaa suostumuksen

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. Joissain tietojärjestelmissä henkilö pystyy myös itse korjaamaan omat tietonsa.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):

  • Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
  • Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
  • Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21).
  • Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
  • Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):

  • Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
  • Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
  • Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
  • Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)

Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan:

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna

Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava@hamk.fi . Viestin voi lähettää myös suojatulla turvapostilla https://www.turvaposti.fi/ kautta.

Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Johanna Santala-Blom, +358 50 574 5136

Rekisterinpitäjä

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy, Hämeen ammatti-instituutti Oy ja HAMK Akatemia Oy
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna

Puhelin: (03) 6461, sähköpostiosoite: hamk@hamk.fi

Tietosuojavastaava

Kari Kataja
tietosuojavastaava@hamk.fi

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava
PL 230
13101 Hämeenlinna

HÄMEEN AMMATTIKORKEAKOULU