Home Tietosuoja Tietosuojailmoitus: Opiskelijaksi hakevan henkilötietojen käsittely, HAMK

Tietosuojailmoitus: Opiskelijaksi hakevan henkilötietojen käsittely, HAMK

Tietosuojailmoitus: Opiskelijaksi hakevan henkilötietojen käsittely (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Hakijarekisterissä käsitellään hakijoiden henkilötietoja, että voidaan varmistaa valintaperusteiden mukainen valintaprosessi. Henkilötietojen käsittelyllä varmistetaan hakijoiden oikeusturva ja korkeakoulun viranomaistiedonkeruun toteutuminen.

Korkeakoulu käsittelee hakijan henkilötietoja, että pystyy toteuttamaan ammattikorkeakoululle määriteltyjä tehtäviä. Henkilötietojen käsittelyllä varmistetaan hakijoita tasapuolisesti kohteleva valintaprosessi.

Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perusteena on yleinen etu. Pääasiallisina säädöksinä ovat Ammattikorkeakoululaki 932/2014, Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 1129/2014 ja Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017.

Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat

Opintopolun kautta hakeneet

Tietoryhmän nimi	Säilytysaika
Hakijatiedot	säilytetään pysyvästi
– etunimi, sukunimi	säilytetään pysyvästi
– henkilötunnus/syntymäaika	säilytetään pysyvästi
– oppijan kansallinen tunniste (OID)	säilytetään pysyvästi
Yhteystiedot	säilytetään pysyvästi
Tietojen luovutusluvat	säilytetään pysyvästi
Koulutustausta	säilytetään pysyvästi
Työkokemus	säilytetään pysyvästi
Hakukohteet	säilytetään pysyvästi
Valintakoepisteet	säilytetään pysyvästi
Valintakoevastaukset	1 v
Erityisjärjestelydokumentit	2 kk (oikaisupyynnön käsittelyaika)
Opiskelupaikan vastaanottotieto	säilytetään pysyvästi
Ilmoittautumistieto	säilytetään pysyvästi

Avoimeen ammattikorkeakouluun ilmoittautuneet, vaihto-opiskelijaksi hakeneet, erikoistumiskoulutuksiin hakeneet (haku ei Opintopolussa)

Tietoryhmän nimi	Säilytysaika
Hakijatiedot	2v, Avoin amk 2kk
– etunimi, sukunimi	2v, Avoin amk 2kk
– henkilötunnus/syntymäaika	2v, Avoin amk 2kk
Yhteystiedot	2v, Avoin amk 2kk
Tietojen luovutusluvat	2v, Avoin amk 2kk
Koulutustausta	2v, Avoin amk 2kk
Työkokemus (ei avoin amk)	2v
Maksu- ja laskutustiedot	2v, Avoin amk 2kk
Hakemuksen liitteet (sisältäen videot)	2v

Vaihto-opiskelijaksi hakeneet

Tietoryhmän nimi	Säilytysaika
Hakijatiedot	säilytetään pysyvästi
– etunimi, sukunimi	säilytetään pysyvästi
– syntymäaika	säilytetään pysyvästi
– passin numero	säilytetään pysyvästi
Yhteystiedot	säilytetään pysyvästi
Vaihtojakson tiedot (vaihtotyyppi, vaihtojakson pituus)	säilytetään pysyvästi
Hakemuksen liitteet (Learning Agreement, Transcript of Records)	säilytetään pysyvästi

1 Ks. Opintopolun tietosuojaseloste (www.opintopolku.fi)

2 Säilytysaika perustuu oikaisupyynnön käsittelyaikaan.

Rekisteröidyt

Rekisterissä ovat HAMKiin opiskelijaksi hakeneet tai ilmoittautuneet.

Rekisterin tietolähteet

Ylioppilastutkintolautakunnalta saadaan ylioppilastutkintojen arvosanatiedot.

Vaihto-opiskelijaksi hakeneiden osalta henkilö itse.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tietoja luovutetaan hakijarekisteristä (Opintopolusta1)

Opiskelijaksi valitut: OILI, opiskelijaksi ilmoittautuminen ja lukukausi-ilmoittautuminen -palvelu (Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC)

Hakijarekisteristä voidaan luovuttaa tietoa tutkimuskäyttöä varten tutkimuslupamenettelyn kautta.

Vaihto-opiskelijaksi hakeneiden tietoja luovutetaan liikkuvuusjärjestelmästä OKM:n/OPH:n AMK KOTA-tiedonkeruuseen.

HAMKissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti.

1 Ks. Opintopolun tietosuojaseloste (www.opintopolku.fi)

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Tulosteet hävitetään säilytysajan päättymisen jälkeen tietoturvallisesti. Aineistoja säilytetään lukitussa tilassa.

ATK:lla käsitettävät tiedot

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään tai suojatulle verkkolevylle. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset järjestelmään. Järjestelmän tai verkkolevyn tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.

Automaattinen päätöksenteko

Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. Joissain tietojärjestelmissä henkilö pystyy myös itse korjaamaan omat tietonsa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):

Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21).
Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):

Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)

Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan:

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna

Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava@hamk.fi. Viestin voi lähettää myös suojatulla turvapostilla https://www.turvaposti.fi/ kautta.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.