Aineistonhallinta

Hämeen ammattikorkeakoulu
-

Aineistonhallinta

Aineistonhallinta: miksi ja miten TKI-hankkeissa?

 

Kuvalähde: CC BY Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto, Aineistonhallinnan käsikirja

HAMKissa edellytetään aineistonhallintasuunnitelman laatimista jokaisessa tutkimus- ja kehittämishankkeessa. Valtakunnallinen Tuuli-työkalu auttaa jäsentämään tietoja, joita aineistonhallintasuunnitelmassa tarvitaan.

 

Aineistot ja dokumentoinnin tärkeys

Tutkimusdataa ovat digitaalisessa muodossa olevat aineistot, jotka voivat olla mittaustuloksia, tilastoja, kuvia, äänitteitä, haastatteluiden litterointeja, kyselyaineistoja tai kenttätyöhön perustuvia havaintoja. Tutkimusdatasta kuvaillaan esimerkiksi nimi, tuottamisajankohta, tuottaja, muoto, aihe ja käyttöoikeudet. Kuvailutietoihin eli metadataan voi kuulua myös teknistä tietoa kuten esimerkiksi koodikirjat ja README-tiedostot. Tutkimusaineistot voivat olla myös fyysisiä ja biologisia aineistoja. Metatiedoilla mahdollistetaan tutkimusaineiston
• löydettävyys
• saavutettavuus
• pitkäaikaissäilytys
• aineistojen uudelleenkäyttö

Suunnitelmallinen aineistonhallinta

HAMKissa edellytetään aineistonhallintasuunnitelman laatimista jokaisessa tutkimus- ja kehittämishankkeessa viimeistään positiivisen rahoituspäätöksen tultua voimaan. TKI-hankkeissa olosuhteet tai tarpeet voivat muuttua ja siksi myös aineistonhallintasuunnitelma on elävä dokumentti; se tarkentuu ja sitä päivitetään hankkeen edetessä.

HAMKissa on käytössä valtakunnallinen Tuuli-työkalu, joka auttaa jäsentämään aineistonhallintasuunnitelmassa tarvittavia tietoja. Rahoittajilla voi lisäksi olla omat vaatimuksensa aineistonhallintasuunnitelman laatimiseen.

Suunnitelmassa vastataan muun muassa seuraaviin kysymyksiin (Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto, Aineistonhallinnan käsikirja):
• Mitä aineistoa kerätään?
• Miten aineisto kerätään?
• Mitkä ovat tutkimusaineiston omistus-, hallinta- ja tekijänoikeudet?
• Kuka antaa käyttöoikeudet aineistoon?
• Miten tutkittavia informoidaan?
• Mitä ohjelmistoja käytetään aineiston tallentamiseen ja prosessointiin?
• Miten varmistetaan aineiston (tekninen) laatu?
• Mitä tiedostoformaatteja ja tallennusmedioita käytetään?
• Minkälaiset oikeudet eri käyttäjäryhmillä on tiedostojen lukemiseen ja käsittelyyn?
• Miten hoidetaan varmuuskopiointi?
• Miten aineiston käsittely dokumentoidaan?
• Miten tallennetaan aineiston keruuta ja sisältöä kuvaava tieto (metadata)?
• Miten varmistetaan tietosuoja?
• Miten huolehditaan tietoturvasta?
• Mitä aineistolle tapahtuu projektin päätyttyä?

Aineistonhallintasuunnitelma

HAMKin aineistonhallintasuunnitelma sisältää seuraavat osa-alueet:

Aineiston kerääminen ja käyttö

Tutkimusaineistossa huomioitavia asioita:

  • Tutkimusaineiston hankinnasta on kirjoitettu jo aineistonhallintasuunnitelmaan sen keräämisessä huomioitavia asioita.
  • Aineistonhallintasuunnitelmaa tulee päivittää tehtyjen toimenpiteiden mukaisesti.

Tutkimusaineistonhankinnassa ja aineistonhallintasuunnitelmassa huomioitavia asioita:

  • Kuka omistaa tutkimusaineiston tai hallinnoi sitä ja miten tutkittavia informoidaan aineiston käytöstä?
  • Mitkä ovat rahoittajan vaatimukset?
  • Onko tekijät määritelty (mahdolliset jatkokäyttäjät viittaavat aineistoihin omissa tutkimuksissaan)?
  • Liittyykö aineistoon tekijänoikeuksia?
  • Liittyykö aineistoon salassa pidettäviä asiakirjoja tai tietoa?
  • Onko henkilötietojen käsittely ja suojaaminen kunnossa?
  • Edellyttääkö aineisto rekisteriselostetta tai tietosuojaselostetta?
  • Onko tutkimusaineiston luvaton käyttö estetty?
  • Onko varmuuskopioinnista huolehdittu?

 

Eettisyys ja oikeudet

Tutkimusaineistoon voi liittyä tekijänoikeuksien piiriin kuuluvaa aineistoa. Tekijänoikeuksista on hyvä sopia jo tutkimusta aloitettaessa tutkimusryhmän kesken. Oletko tutustunut HAMKin käyttämiin sopimuslomakkeisiin? Lisätietoja tekijänoikeuksista, tutkittavien informoinnista ja anonymisoinnista löytyy Tietoarkiston aineistonhallinnan käsikirjasta.

HAMKin ja Laurean TKI-etiikan toimikunnan jäsenenä toimii HAMKissa Mervi Friman.

Aineiston säilytys ja varmuuskopiointi hankkeen aikana

Kuinka aineisto säilytetään ja varmuuskopioidaan? Arvioi tarvittavan säilytystilan määrä ja pohdi, kuinka aineistoon pääsy hallitaan.

Mikäli aineisto on todella suuri, useita teratavuja, tarjoaa CSC aktiivisille aineistoille tallennustilaa. Mikäli aineisto on pieni, voi sen aktiivisena aikana tallentaa HAMKissa omalle p-asemalle. Tee aineistostasi itsellesi työkopio ja nimeä tiedostot selvästi.

Aineiston dokumentointi ja laatu

Tutkimusaineistoon liittyy varsinainen data ja siihen liittyvä metadata. Kvantitatiivisen ja kvalitatiivisen datan käsittelyyn ja tallennukseen, nimeämiseen, tiedostomuotoihin sekä aineiston laadun takaamiseen löytyy hyviä ohjeita Tietoarkiston sivuilta. Sivustolta löytyy ohjeet myös, miten data-aineiston anonymisointia voi tehdä ja miten aineiston kuvailu sekä siihen liittyvää metadataa käytetään, jotta aineisto on käytettävissä myös mahdollisissa jatkotutkimuksissa.

Aineiston jakaminen ja pitkäaikaissäilytys

Kun tutkimus on tehty ja tulokset julkaistu, pitää vielä miettiä miten aineistoa pitkäaikaissäilytetään ja kuinka siihen taataan muille tutkijoille pääsy?

Tiedostojen siirtokelpoisuudesta ja soveltuvuudesta pitkäaikaissäilyttämiseen on myös huolehdittava. Esimerkiksi dokumenteille, joiden tulee säilyä muuttumattomina, suositellaan standardoitua PDF/A-tiedostomuotoa. Lisätietoa soveltuvista tiedostomuodoista >>

Myös tutkimusaineiston mahdollinen hävittäminen toteutetaan suunnitelmallisesti. Käyttötarpeen päätyttyä tiedostot väliaikaistiedostoineen poistetaan ja aineistosta riippuen tiedostot tuhotaan lopullisesti.

HÄMEEN AMMATTIKORKEAKOULU