Avoin julkaiseminen ja TKI-viestintä
Avoin julkaiseminen ja TKI-viestintä
Tuemme ja kannustamme korkeakouluyhteisöämme monin eri tavoin avoimen julkaisemisen ja tutkimus- kehitys- ja innovaatioviestinnän (TKI-viestintä) kysymyksissä. Tältä sivulta löydät ohjeitamme ja vinkkejämme avoimeen julkaisemiseen ja TKI-viestintään liittyen.
Sivua täydentävät HAMKin intrasivut avoimesta julkaisemisesta ja julkaisemisesta tutkimuksessa ja TKI-hankkeissa sekä TKI-viestinnästä (kirjautumisen takana).
Haluatko tietää, miten tutkimuksemme parastaa maailmaa?
Tutustu tutkimuksemme verkkosivuihin ja julkaisuihimme ja seuraa meitä somessa!
Tutkimuksemme somekanavat LinkedInissä ja viestipalvelu X:ssä:
Suosi avoimia julkaisupaikkoja
Kun valitset julkaisupaikkaa, valitse ensisijaisesti avoimia, open access (OA) -vaihtoehtoja. Open access- eli avoin julkaiseminen tarkoittaa sitä, että julkaisu on avoimesti verkossa kenen tahansa luettavissa.
Kun valitset julkaisupaikkaa, pohdi, mitä haluat kertoa ja kenelle
Sama teksti ei toimi eri kanavissa: ammattitermit ovat perusteltuja ammattilehteen tarjotussa artikkelissa, mutta sanomalehden julkaisukynnys ylittyy vain kansantajuisesti kirjoitetusta sisällöstä. Jos mahdollista, hyödynnä monipuolisesti eri julkaisukanavia. Esimerkiksi tieteellisestä julkaisusta voit jatkojalostaa artikkeleita eri lehtiin, kunhan huomioit eri kanavien ja julkaisijoiden vaatimukset. Muista myös, että julkaisun levittämisessä kannattaa olla itse aktiivinen. Sosiaalisen median avulla saat helposti lisää lukijoita.
Kun valitset julkaisupaikkaa, valitse ensisijaisesti avoimia, open access (OA) -vaihtoehtoja. Open access- eli avoin julkaiseminen tarkoittaa sitä, että julkaisu on avoimesti verkossa kenen tahansa luettavissa. HAMKissa suosituksena on open access -julkaisuissa julkaiseminen ja open access -julkaisujen osuutta julkaisujen kokonaismäärästä seurataan aktiivisesti. Avoimia julkaisukanavia löytyy sekä HAMKin omista julkaisuista (esimerkiksi HAMK Beat ja HAMK Unlimited) että organisaation ulkopuolelta. Tarvittaessa saat tukea julkaisemiseen ja julkaisupaikan valintaan TKI-tuen tiimiltä (tki-tuki[a]hamk.fi).
Avoimuuden etuina ovat julkaisun helppo saatavuus, hyvä näkyvyys ja vaikuttavuus. Avoimesti verkossa olevaa julkaisua on helppo linkittää eteenpäin, eikä sen hyödyntäminen edellytä lukijalta maksua. Kun avoin julkaisu nousee esiin Google-hakuja tehtäessä, pääsevät aiheesta kiinnostuneet hyödyntämään sen sisältöä helposti. Tutkijan tai hanketoimijan kannalta tämä merkitsee oman työn näkyvyyden lisääntymistä ja toisinaan jopa uusien mahdollisuuksien avautumista julkaisujen saaman julkisuuden myötä.
HAMK huomioi keskeisimmät avoimen julkaisemisen linjaukset ja suositukset, kuten esimerkiksi tutkimusjulkaisujen avoimen saatavuuden linjauksen ja tutkimusjulkaisujen avoimen saatavuuden suosituksen tutkimusorganisaatioille. HAMKin avoimuuden periaatteiden mukaisesti hamkilaisilta edellytetään avointa julkaisemista aina, kun se on mahdollista.
Muista laatu!
Julkaisupaikkaa etsiessä kannattaa kiinnittää huomiota laatuun. Verkossa on paljon hyviä ja luotettavia avoimia julkaisukanavia, mutta myös ns. saalistajajulkaisuja (predatory publishers / fake online journals or scientific conferences). Saalistajat eli valejulkaisut tai -konferenssit markkinoivat usein palvelujaan aktiivisesti, esimerkiksi sähköpostin välityksellä. Kannattaa siis käyttää hetki julkaisun tai konferenssin verkkosivujen tarkasteluun.
Hyvän ja laadukkaan open access -julkaisijan tunnistat esimerkiksi siitä, että sivustolta löytyvät selkeät ohjeet kirjoittajalle, järkevät yhteystiedot, lehdillä ISSN-numero ja järkevältä vaikuttava toimituskunta. Tieteellisten lehtien laatua voit tarkistaa Julkaisufoorumin julkaisukanavahaun avulla. Haku kannattaa tehdä lehden ISSN-numeron avulla.
Lisätietoa saalistajajulkaisuiden tunnistamiseen löydät asiantuntija Anna-Sofia Ruthin kattavasta artikkelista.
Open access -lehtien toiminnan kustannukset katetaan usein kirjoittajamaksuilla. Kirjoittajamaksuista käytetään lyhennettä APC- tai BPC-maksut (Article Processing Charge / Book Processing Charge). Lisäksi joissakin lehdissä on käytössä niin sanottuja embargo- eli viiveaikoja artikkelien julkaisemisessa open access -muodossa.
Open access -lehdistä puhuttaessa saatat törmätä termeihin kultainen ja vihreä open access sekä hybridilehdet. Kultainen eli välitön open access tarkoittaa sitä, että lehti on kokonaisuudessaan luettavissa verkossa, eikä viiveitä artikkelien avautumisessa ole. Vihreä open access eli rinnakkaistallentaminen puolestaan tarkoittaa sitä, että artikkelista tallennetaan rinnakkaistallenne oman organisaation julkaisuarkistoon (HAMKissa Theseus), jossa artikkeli on vapaasti kenen tahansa luettavissa. Hybridilehdissä artikkelit eivät oletuksena ole vapaasti luettavissa, mutta oman artikkelinsa voi ostaa avoimeksi.
HAMKissa seurataan julkaisemiseen liittyviä kustannuksia. APC-maksut ja muut julkaisemiseen liittyvät kustannukset tulee kirjata erilliselle julkaisumaksut-tilille. Erityisesti hankejulkaisemiseen liittyvät kustannukset olisi hyvä ottaa huomioon jo hankesuunnitteluvaiheessa. Apuna voit käyttää esimerkiksi tämän tekstin alle linkitettyä julkaisusuunnitelmapohjaa. Tieteellisten lehtien APC-maksuihin on mahdollista saada etuuksia FinElibin tiedelehtisopimusten avulla. HAMK on tällä hetkellä mukana ACM:n, Emeraldin, Elsevierin, Sagen, Springerin ja Wileyn sopimuksissa. Lisätietoja käytännöistä löydät intrasta avoimen julkaisemisen sivulta.
Julkaisusuunnitelmapohja löytyy HAMKin intrasta ja se on tehty tukemaan hankkeiden toimintaan.
Julkaisemiseen on saatavana koulutusta ja tarvittaessa voimme myös räätälöidä koulutusta henkilökunnan tarpeiden perusteella. Tarkemmat tiedot TKI-tuen tiimin tulossa olevista koulutuksista löydät koko organisaation henkilöstövalmennusten koulutuskalenterista (intrassa).
Julkaisujen rinnakkaistallentamisella tarkoitetaan henkilökunnan kirjoittamien julkaisujen tallentamista organisaation omaan julkaisuarkistoon. Rinnakkaistallennuksen perusperiaatteisiin kuuluu, että rinnakkaistallenteet ovat verkossa vapaasti luettavissa. Englanniksi rinnakkaistallentamisesta voidaan käyttää termejä parallel publications tai self-archived publications.
HAMKissa rinnakkaistallenteet tallennetaan Theseukseen, jossa ne ovat kenen tahansa luettavissa. Rinnakkaistallentamisesta vastaa TKI-tuen tiimi (tki-tuki[a]hamk.fi).
Tavoitteena on, että mahdollisimman moni julkaisutiedonkeruuseen ilmoitettu julkaisu rinnakkaistallennetaan. Prioriteettina ovat maksumuurin takana olevat julkaisut.
Julkaisuja ei yleensä saa rinnakkaistallentaa sellaisenaan, vaan niistä tarvitaan eri tekstiversio. Usein kustantajat sallivat ns. accepted manuscript tai final draft -version rinnakkaistallentamisen. Niillä tarkoitetaan viimeisintä julkaisuun lähetettyä versiota, ilman kustantajan tekemiä taitto- tai muita viimeistelyjä. Tieteellisistä julkaisuista kannattaa säilyttää myös julkaisun pre-print- eli vertaisarviointia edeltävä versio. Eri versiot kannattaa tallentaa selvästi eri nimille, jotta ne ovat myöhemmin helposti löydettävissä.
Lisätietoja ja tukea rinnakkaistallentamisessa saat TKI-tuen tiimiltä: tki-tuki@hamk.fi. Voit myös jättää viestin ServiceDeskin kautta kohdentamalla viestisi TKI-tuelle.
ORCID-tutkijatunniste tarjoaa tutkijan käyttöön yksilöivän tunnisteen, jonka avulla tutkija voi identifioida omat tuotoksensa. Tunnisteen kytkeminen erilaisiin palveluihin ja järjestelmiin helpottaa tutkijan työtä.
Kuka tahansa voi luoda itselleen maksutta ORCID-tunnisteen ja ylläpitää tutkijaprofiiliaan ORCID-tietokannassa. ORCID-tietokannan julkiset tiedot ovat maksutta ladattavissa julkisen rajapinnan kautta.
Lisätietoja: https://tutkijatunniste.fi/
ORCID-tunnisteen voi luoda ORCID-yhdistyksen kotisivulla: https://orcid.org/
Creative Commons -lisenssien avulla voit määrittää, millaisia oikeuksia annat julkaisusi hyödyntäjille. Lisätietoja lisensseistä voit lukea Creative Commons -sivustolta ja ohjeesta tekijänoikeuksiin liittyvästä avoimesta lisensoinnista tutkijoille ja tieteellisille kustantajille.
HAMKin omat julkaisut (HAMK Unlimitedin lehdet ja HAMKin julkaisusarjan julkaisut) julkaistaan CC-lisensoituna.
Tarvittaessa saat neuvoja ja tukea CC-lisenssien hyödyntämiseen TKI-tuen tiimiltä (TKI-tuki(a)hamk.fi)
Viestintä TKI-toiminnassa
Hankkeiden viestintään ja julkaisemiseen liittyy usein rahoittajan asettamia vaatimuksia, joten on erittäin tärkeä perehtyä huolellisesti rahoittajan ohjeisiin. Viestinnän ohjeita ja vinkkejä on koottu myös HAMKin intraan, josta muutamia kohtia on poimittu tälle sivulle.
Viestintäsuunnitelman avulla teet oikeita asioita oikeaan aikaan
Ensimmäinen versio viestintäsuunnitelmasta kannattaa tehdä jo rahoituksen hakuvaiheessa. Suunnitelma auttaa hahmottamaan viestinnän kokonaisuuden. Sen avulla nähdään myös, miten paljon viestintään ja markkinointiin pitää budjetoida rahaa. Kuluja voi tulla esimerkiksi verkkosivuista tai markkinointimateriaalien taittotyöstä ja painatuksesta. Kannattaa myös muistaa, että jotkut avoimet julkaisukanavat ovat maksullisia.
Keskeisiä viestintäsuunnitelmassa määriteltäviä asioita ovat:
- Viestinnän tavoitteet
- Kohderyhmät
- Ydinviestit
- Aikataulut, viestintätavat, vastuuhenkilöt ja mahdolliset kustannukset
Viestintäsuunnitelma antaa tekemiselle suuntaviivat ja karkeat aikataulut. Se on työkalu, joka helpottaa viestinnän toteuttamista. Projektipäälliköiden ja muiden hanketoimijoiden on myös helpompi suunnitella omaa ajankäyttöä viestintäsuunnitelman ansiosta. Suunnitelmaa kannattaa päivittää hankkeen edetessä, ja muokata tarpeen mukaan. Kun viestintään liittyvät tehtävät kirjataan ylös, vastuutetaan ja aikataulutetaan, sovitut asiat tulevat tehdyiksi. Näin viestinnälle asetetut tavoitteet saavutetaan tehtävä kerrallaan.
Teetkö koulutus-, kehitys- vai tutkimushanketta?
Se miten hankkeesta kannattaa viestiä, riippuu paljon hankkeen tyypistä. Useimmiten jako tutkimus-, kehitys- tai koulutushankkeisiin auttaa hahmottamaan, miten ja milloin pitää näkyä. Koulutushankkeessa viestintää ja markkinointia on ehkä tehtävä enemmän alkuvaiheessa, jos esimerkiksi koulutukseen pitää rekrytoida osallistujia. Tutkimus- ja kehityshankkeissa erityisen tärkeää on viestiä saavutetuista tuloksista. Niitä ei kannata säästellä hankkeen loppuvaiheeseen, vaan niistä kannattaa kertoa heti, kun ensimmäisiä tuloksia syntyy.
Somea ja blogia kannattaa päivittää usein, verkkosivut ovat staattisemmat
Pääsääntöisesti hankkeet viestivät toiminnoistaan HAMKin tutkimuksen sometileillä ja HAMKin verkkosivuilla. Jos hankkeelle perustetaan oma blogi tai uutiskirje, niistä pitäisi syntyä julkaisuja säännöllisesti. Jos on vähääkään pelkoa, että sisältöä ei synny, kannattaa mieluummin keskittyä yhteen kanavaan ja ottaa se kunnolla haltuun: Parempi yksi aktiivinen kanava kuin viisi vaisua.
Jokaiselle hankkeelle on tärkeää perustaa omat verkkosivut. Nopein, helpoin ja edullisin tapa on tehdä sivut HAMKin verkkosivujen valmiille sivupohjille. Verkkosivut ovat melko staattiset, joten alkuvaiheessa hyvin tehdyt sisällöt eivät vaadi jatkossa jatkuvaa päivittämistä. Verkkosivut ovat se paikka, jonne voidaan helposti koota esimerkiksi hankkeessa syntyviä koulutus- tai muita jaettavia materiaaleja.
Myös julkaisut ovat keskeinen TKI-toimijoiden viestintäkeino. Julkaisut kannattaa jakaa myös sosiaalisessa mediassa esimerkiksi tutkimusyksiköiden ja asiantuntijoiden henkilökohtaisilla sometileillä.
Muista myös perinteinen media
Vaikka sosiaalinen media on tehokas tapa tavoittaa oikeita kohderyhmiä, kannattaa muistaa myös perinteinen media. Napakasti kirjoitettuja mediatiedotteita julkaistaan joskus lehdissä sellaisenaan, mutta parhaimmillaan ne saavat toimittajan kirjoittamaan aiheesta lehtijutun. Alueellisilla sanomalehdillä tavoitetaan oman toiminta-alueen suurta yleisöä ja siksi niillä on tärkeä rooli hankkeen viestinnässä. Uutiskynnys voi ylittyä myös valtakunnallisissa sanomalehdissä ja ammattilehdissä, kun hankkeessa haetaan ratkaisua johonkin valtakunnalliseen tai kansainväliseen haasteeseen. Lisäksi TKI-toimijoita kannustetaan kirjoittamaan tutkimustoiminnan ajankohtaisista teemoista paikallisten sanomalehtien Vierailijakirjoitus-palstalla. Ohjeet ja apua saa strategisesta viestinnästä ja HAMKin intrasta. Mediatiedotteet ja vierailijakirjoitukset lähetetään keskitetysti HAMKin strategisesta viestinnästä.
TKI-uutisia nostetaan esiin myös HAMKin kuukausittaisessa uutiskirjeessä ja HAMKin verkkosivuilla, ja ne jaetaan sosiaalisessa mediassa.
Käytä kieltä, jota lukija ymmärtää
Jos on tottunut viestimään saman alan osaajien kanssa, kieli saattaa vilistä ammattitermejä ja erikoissanastoa. Ulkopuolisen korvaan tämä kuulostaa kapulakieleltä. Ammattijargonillekin on aikansa ja paikkansa. Asiantuntijan olisi kuitenkin tärkeä tunnistaa milloin sitä voi käyttää, ja milloin taas on syytä vähän pelkistää ja yksinkertaistaa.
Seuraa tutkimuksen näkyvyyttä ja vaikuttavuutta
Hämeen ammattikorkeakoulussa kannustetaan viestimään TKI-hankkeista ja niissä tehtävän tutkimuksen tuloksista, jotta TKI-toiminnan näkyvyys ja vaikuttavuus kasvavat. Näkyvyyden onnistumista voi arvioida esimerkiksi seuraamalla julkaisujen lukijamääriä, somepostausten seuraajamääriä, verkkosivujen kävijämääriä ja tapahtumien osallistujamääriä.
Kysy neuvoa TKI-tuen tiimiltä
Jos tarvitset apua viestintään liittyvissä kysymyksissä, apua voi kysyä TKI-tuen tiimiltämme tai tutkimusyksiköiden viestintävastaavilta. TKI-tuen tiimi auttaa myös viestintä- ja julkaisusuunnitelmien laatimisessa. Tutustu myös HAMKin intran ohjeisiin.