Tietosuoja TKI-toiminnassa

Taustaa

Myös hankkeissa tulee ottaa huomioon henkilötietojen käsittelyyn liittyvä lainsäädäntö. Yleisinä henkilötietojen käsittelyyn liittyvinä periaatteina ovat:

• Huolellisuus
• Turvallisten välineiden ja menettelyiden käyttäminen
• Kerätään tutkimuksen näkökulmasta olennaista henkilötietoa
• Käyttötarkoitussidonnaisuus
• Aina, kun mahdollista, tutkimusaineistoa käsitellään anonymisoituna tai pseudonymisoituna. Pseudonymisoitu aineisto on kuitenkin edelleen henkilötietoa. Lisätietoa tästä löytyy esimerkiski https://www.fsd.uta.fi/aineistonhallinta/fi/tunnisteellisuus-ja-anonymisointi.html . Kansainvälisissä tutkimushankkeissa on erityisen tärkeää anonymisoida aineisto, mikäli aineistoa käsitellään EU / ETA -alueen ulkopuolella.

Korkeakoulut ja tutkimuslaitokset valmistelevät yhteistyössä tutkimuksen käytännesääntöjä. Tämä sivu ja tähän liittyvät ohjeet päivittyvät sitä mukaa, kun uusia linjauksia saadaan.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyviä käytäntöjä

Aineistonhallintasuunnitelma

Henkilötietojen käsittelyyn tutkimuksessa liittyy läheisesti aineistonhallintasuunnitelma. HAMKin aineistonhallintasuunnitelmien käytännöt, https://www.hamk.fi/tutkimus/aineistonhallinta/.

Henkilötietojen käsi​​ttelyn sopimukset

Mikäli rekisterinpitäjä käyttää henkilötietojen käsittelyssä esimerkiksi alihankkijoita tai kumppaneita, tulee tarvittavat sopimukset olla tehtynä. Tästä tarkempi kuvaus löytyy: https://digipedaohjeet.hamk.fi/ohje/henkilotietojen-kasittelyn-sopimukset-dpa/.

Vaikutustenarviointi​

Myös tutkimustoiminnassa saatetaan joutua tekemään vaikutustenarviointi. Aina, jos tutkimuksessa käsitellään henkilötietoja, tulee ohjeen https://digipedaohjeet.hamk.fi/ohje/tietosuoja-vaikutustenarviointi/​ mukaisesti arvioida onko tarvetta vaikutustenarvioinnin tekemiselle.

Rekisterinpitäjä tutkimuksessa

Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisterinpitäjänä toimii se taho, joka tosiasiallisesti määrittelee ”henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot”. Tutkimuksessa tyypillisesti henkilötietojen käsittelyn määrittelee tyypillisesti tutkija (vrt. AMK-lain 9 § Opetuksen ja tutkimuksen vapaus”). Tällöin rekisterinpitäjänä on siis tutkija. On mahdollista, että jossain tilanteissa rekisterinpitäjänä on HAMK Oy tai HAMI Oy. Kyse on siitä, mikä taho määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Opinnäytetyössä tehtävän henkilötietojen käsittelyn rekisterinpitäjä on tyypillisesti opiskelija itse.