Hallinnon palveluiden saavutettavuus

Saavutettavuussuunnitelma

Tässä suunnitelmassa kuvaamme, miten hallintopalvelut tuotetaan HAMKissa saavutettavasti.

Saavutettavuus on ihmisten erilaisuuden ja moninaisuuden huomiointia verkkopalvelujen suunnittelussa ja toteutuksessa. Hallintopalveluiden osalta saavutettavuudella tarkoitetaan sitä, että verkkopalveluiden käyttäminen olisi helppoa mahdollisimman monille eri tavoin tietoa vastaanottaville, omaksuville ja jäsentäville palveluidemme käyttäjille.

Viestinnälliset asiat

Hallintopalveluihin kuuluu kirjaamotoiminta. Kirjaamo vastaanottaa ja käsittelee viralliset sähköpostit ja viralliset asiakirjat. Asioiden käsittely tapahtuu Dynasty-asianhallintajärjestelmässä. Kirjaamosta lähtevät asiakirjat tuotetaan sähköisesti tai lähetetään postitse. Lähtevien asiakirjojen asiakirjapohjat tuotetaan saavutettaviksi vuoden 2023 aikana. Lisäksi tekoprosessissa varmistetaan, että saavutettaville pohjille tehdyt asiakirjat ovat saavutettavia.

Kirjaamo vastaanottaa myös tietopyynnöt, joihin se vastaa saavutettavasti. Kaikki hallintopalveluiden sähköpostiviestintä tuotetaan saavutettavasti.

Hallintopalvelut vastaa Dynasty-asianhallintajärjestelmän kouluttamisesta ja käytöstä koko organisaatiossa. Käyttöä ohjeistetaan hallintopalveluiden intrasivuilla. Kaikki ohjeistus korjataan saavutettavaksi vuoden 2023 aikana, ja uusien ohjeiden tuotannossa varmistetaan saavutettavuus.

Hallintopalvelut tuottaa HAMK-konsernin toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat. Esityslista- ja pöytäkirjapohjat tuotetaan saavutettaviksi vuoden 2023 aikana. Hallintopalvelut vastaa myös toimenhaltijoiden päätösten päätöspohjien saavutettavuudesta. Julkaistavien esityslistojen, pöytäkirjojen ja päätösten saavutettavuus varmistetaan osana tekoprosessia.

Vastuut

Kaikki hallintopalveluiden työntekijät ymmärtävät, mitä saavutettavuus on ja pyrkivät toiminnassaan huomioon ottamaan saavutettavuuden. Kaikki hallintopalveluiden henkilöt käyvät saavutettavan asiankirjan tuottamisen koulutuksen. Kaikessa hallintopalveluiden suunnittelussa otetaan huomioon saavutettavuus.

Tavoitteet vuodelle 2023

Talouden palvelut, hankinnat ja hankepalvelut

Saavutettavuus on ihmisten erilaisuuden ja moninaisuuden huomiointia verkkopalvelujen suunnittelussa ja toteutuksessa. Talous- ja hankepalveluiden osalta saavutettavuudella tarkoitetaan sitä, että verkkopalveluiden käyttäminen olisi helppoa mahdollisimman monille eri tavoin tietoa vastaanottaville, omaksuville ja jäsentäville palveluidemme käyttäjille.

Talouspalveluiden ohjeet on koottu Työskentelen HAMKissa ja Teen esihenkilötyötä -intrasivustoille. Hankepalveluiden ohjeet on koottu Tutkin ja kehitän -intrasivustolle. Intra on lähtökohtaisesti rakennettu saavutettavaksi. Tiedon pääsääntöinen esittämistapa on teksti. Mahdollisten taulukoiden, kuvien, kuvioiden ja prosessikaavioiden osalta tekninen saavutettavuus on huomioitu seuraavasti:

• Talouspalveluiden osalta taulukoiden tiedot tullaan saattamaan koneluettaviksi sekä toteutetaan todellisina taulukkoina vuoden 2023 aikana.
• Hankepalveluiden osalta taulukoiden tiedot ovat koneluettavia sekä toteutettu todellisina taulukkoina.
• Kuvien käytössä huomioidaan niiden asettelu sekä lisätään havainnollinen kuvateksti.
• Kuviot tehdään niiden tekemiseen suunnitelluilla ohjelmistoilla (esim. Word tai PowerPoint) huomioiden käytettyjen muotojen yms. asettelu ja väritys.
• Prosessikaavioissa kuvatuista asioista löytyy myös kirjallinen ohje.

Vanhimmat sivustolla olevat dokumentit eivät ole saavutettavia, eikä niitä ole tarkoituksenmukaista muuttaa saavutettavaan muotoon. Vuodesta 2022 alkaen uudet ja päivitetyt dokumentit tehdään saavutettavaan muotoon.

Ajankohtaisista asioista viestitään Henkilökunta- ja Tutkimus ja kehitys -Yammer -sivustoilla. Sähköpostin käytössä pyritään mahdollisimman hyvään saavutettavuuteen. Uusien dokumenttien tuottamisessa käytetään saavutettavia Word – ja PowerPoint -pohjia.

Talous- ja Hankepalvelut toimivat kaksikielisenä (suomi ja englanti). Kieliversiot toteutetaan pääsääntöisesti erillisinä dokumentteina.

Saavutettavuuden toteutumista seurataan palautteen ja omien havaintojen avulla.

Saavutettavuuden huomiointi hankinnoissa

Saavutettavuus tulee huomioida hankinnan luonteesta riippuen hankittavien tavaroiden ja palveluiden vähimmäisvaatimuksia määritettäessä. Esimerkiksi uusien tietojärjestelmien kohdalla järjestelmältä vaaditaan jo tarjouspyynnössä tiettyjen saavutettavuuskriteerien täyttymistä. Kone- ja laitehankintojen kohdalla huomioidaan näiden helppokäyttöisyys ja tarvittavien ohjeiden olemassaolo sekä saavutettavuus.

Kilpailutusdokumenttien laatimisessa huomioidaan niiden saavutettavuus. Kilpailutusjärjestelmä Cloudia tekee muodostamistaan dokumenteista (esim. tarjouspyyntö, vertailutaulukko) automaattisesti saavutettavia. Tämän lisäksi saavutettavuus huomioidaan muissakin kilpailutusdokumenteissa, kuten tarjouspyynnön liitteissä, hankintapäätöksessä ja sopimuksissa.

Vastuut

Henkilökunnan tulee tutustua HAMKin saavutettavuusohjeisiin sekä varmistaa, että kaikessa ulkopuolisessa ja sisäisessä viestinnässä saavutettavuus on huomioitu mahdollisimman hyvin. Henkilökunta osallistuu työnantajan järjestämiin sisäisiin koulutuksiin saavutettavuuden vaatimuksista.

Vuoden 2023 alusta hankepalvelut tarjoavat matalan kynnyksen päivystysaikoja Teams -alustalla sekä Hämeenlinnan korkeakoulukeskuksessa kerran kuukaudessa. Ajankohtaisia asioita tullaan kokoamaan uutiskirjemuotoon tiedon saavutettavuuden lisäämiseksi.

Lainsäädäntö