Home Tietosuoja Tietosuojailmoitus: ESR-hankkeisiin osallistuvien henkilötietojen käsittely

Tietosuojailmoitus: ESR-hankkeisiin osallistuvien henkilötietojen käsittely

Tietosuojailmoitus: ESR-hankkeisiin osallistuvien henkilötietojen käsittely (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kerättävien tietojen tarkoituksena on osoittaa, kuinka hyvin ESR-hankkeen tavoitteissa on onnistuttu.

Tietojen keräämisen tarkoituksena on seurata sitä, että ESR-ohjelman toimenpiteet kohdistuvat niihin ihmisiin, joihin Euroopan sosiaalirahaston rahoitusta on Euroopan komission hyväksymässä Suomen rakennerahasto-ohjelmassa tarkoitettu käytettävän.

Käsittelyn oikeusperuste

Tietojen käsittelyperuste on yleinen etu. Tiedot kerätään henkilön suostumuksella. Tiedot kerätään paperilomakkeella, jonka allekirjoittamalla henkilö antaa luvan henkilötietojensa rekisteröimiseen ja käyttämiseen ESR-toimista säädetyllä tavalla. Henkilö voi kokonaan tai osittain olla antamatta henkilötietojaan.

Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu:

EU:n yleisasetus 1303/2013
EU:n ESR-asetus 1304/2013
Laki alueiden kehittämisestä ja rakennerahastotoiminnan hallinnoinnista (7/2014)
Laki alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (8/2014)
Valtioneuvoston asetus alueiden kehittämisestä ja rakennerahastotoiminnan hallinnoinnista (356/2014)
Valtioneuvoston asetus alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (357/2014)
Valtioneuvoston asetus rakennerahastosta osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta (358/2014)

Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat

Tietoryhmän nimi

Nimi

Henkilötunnus

Yhteystiedot

Työllisyystilanne

Koulutustausta

Perhesuhteet

Ulkomaalaistaustaisuus tai kuuluminen (kyllä/ei)

Vammaisetuisuus tai vamma (kyllä/ei)

Asunnottomuus tai asunnottomuusuhan alainen (kyllä/ei)

Sukupuoli

Tiedot on säilytettävä vähintään 10 vuotta hankkeen rahoituspäätöksessä vahvistetusta hankkeen päättymispäivästä.

Tuen myöntävä viranomainen voi jatkaa säilyttämisaikaa EU:n yleisasetuksen 1303/2013 140 artiklan 1 kohdan neljännen alakohdan nojalla.

Rekisteröidyt

Rekisterissä ovat ESR-hankkeissa määritellyt osallistujat. Osallistujalla tarkoitetaan HAMK ja HAMIn ulkopuolista hankkeen kohderyhmään kuuluvaa henkilöä.

Rekisterin tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tiedot syötetään ESR Henkilö -järjestelmään, jonka omistaa työ- ja elinkeinoministeriö. Työ- ja elinkeinoministeriöllä on nimettyjen henkilöiden osalta oikeus tarkastella kaikkia tietoja lakien ja asetusten asettamissa rajoissa.

Hanketta rahoittavalla viranomaisella ei ole oikeutta vaatia hanketoteuttajaa luovuttamaan osallistujatason tietoja. Rahoittavalla viranomaisella on oikeus kuitenkin varmentaa alkuperäisten lomakkeiden olemassaolo ja sisältö, joihin rekisteriin tallennetut tiedot perustuvat. Hankkeelle rahoituksen myöntäneen viranomaisen tarkastajalla on oikeus pyytää hanketoteuttajaa vain näyttämään, mutta ei luovuttamaan tulostetta tai kuvaa, suoraan ESR Henkilö -järjestelmästä toimenpiteen osallistujien tiedot jäljitysketjun todentamiseksi. Sama koskee myös muita hanketta tarkastavia kansallisia ja EU:n viranomaisia.

HAMKissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Tiedot kerätään henkilöiltä paperilomakkeilla. Paperilomakkeita säilytetään kassakaapissa ja hävitetään lukitussa paperinkeräysastiassa.

Lomakkeita ei saa kopioida eikä tallentaa sähköisessä muodossa.

ATK:lla käsitettävät tiedot

Tiedot on tallennettu ESR Henkilö -tietojärjestelmään. Järjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisen Katso-tunnistautumispalvelun kautta. Järjestelmässä on lisäksi jokaisella hankkeella oma salasanansa, joka on tiedossa valituilla projektin henkilöillä sekä valituilla taloushallinnon henkilöillä. Yhteishankkeissa pääsy järjestelmään on vain päätoteuttajalla.

Automaattinen päätöksenteko

Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. Joissain tietojärjestelmissä henkilö pystyy myös itse korjaamaan omat tietonsa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):

Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21).
Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):

Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)

Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan:

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna

Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava@hamk.fi. Viestin voi lähettää myös suojatulla turvapostilla https://www.turvaposti.fi/ kautta.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.