Home Tietosuoja Tietosuojailmoitus: Varainhankinnan lahjoittajatietojen käsittely

Tietosuojailmoitus: Varainhankinnan lahjoittajatietojen käsittely

Tietosuojailmoitus: Varainhankinnan lahjoittajatietojen käsittely (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kerätä tietoa niistä henkilöistä ja yrityksistä ja yhteisöistä, jotka lahjoittavat rahaa Hämeen ammattikorkeakoululle.

Käsittelyn oikeusperuste

Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu Rahankeräyslakiin, viite 166/2017.

Lahjoittajan antamalla suostumuksella voidaan lahjoitusta koskevat tiedot säilyttää toistaiseksi.

Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat

Tietoryhmän nimi	Säilytysaika
Yksityishenkilön henkilötunnus, lahjoitustiedot tiliotteella	kuluva vuosi + kuusi vuotta
Lahjoituslomakkeen tiedot lukuun ottamatta yksityisen lahjoittajan henkilötunnusta	lakisääteisesti kuluva vuosi + kuusi vuotta. Mikäli henkilö antanut suostumuksen, niin säilytetään toistaiseksi.

Rekisteröidyt

Rekisterissä ovat

HAMKille lahjoituksia antavien organisaatioiden yhteyshenkilöt
HAMKille lahjoituksia antavat yksityishenkilöt

Rekisterin tietolähteet

Lahjoittajien tiedot kerätään verkkolahjoituslomakkeen kautta tehdyistä lahjoituksista sekä korkeakoulun tilille tulleiden tilisiirtojen tiliotekopioista.

Henkilötietojen vastaanottajat

Kaikki lahjoituksia koskevat tiedot (lahjoittaja, määrä, kohdentaminen) ovat julkisuuslain (621/1999) perusteella julkisia. Lahjoittajan tietoja ei kuitenkaan julkaista ammattikorkeakoulun viestinnässä, mikäli lahjoittaja on tämän kieltänyt. Lahjoitustietoja luovutetaan lakien ja ohjeiden mukaan opetus- ja kulttuuriministeriölle, verottajalle ja/tai poliisihallitukselle.

HAMKissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

ATK:lla käsitettävät tiedot

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.

Automaattinen päätöksenteko

Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. Joissain tietojärjestelmissä henkilö pystyy myös itse korjaamaan omat tietonsa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):

Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21).
Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):

Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)

Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan:

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna

Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava@hamk.fi. Viestin voi lähettää myös suojatulla turvapostilla https://www.turvaposti.fi/ kautta.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.