Hyppää sisältöön
Etusivu Tietosuoja Tietosuojailmoitus: Tapahtumiin liittyvä henkilötietojen käsittely

Tie­to­suo­jail­moi­tus: Ta­pah­tu­miin liit­ty­vä hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­ly

Tietosuojailmoitus: Tapahtumiin liittyvä henkilötietojen käsittely (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).

Hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lyn tar­koi­tus

Henkilötietoja käsitellään tapahtumajärjestelyihin ja tapahtumaan liittyvään tiedottamiseen. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös tapahtumaan liittyvän palautteen pyytämiseen.

Tilaisuudessa voidaan valokuvata erikseen ilmoitetuissa ja merkityissä paikoissa (esim. kuvausseinä tai muu rajattu tila). Näille paikoille tulevien tulkitaan antaneen suostumuksensa sekä valokuvien ottamiseen että julkaisuun. Näitä kuvia voidaan käyttää kyseisen tilaisuuden viestintämateriaalina ja raportoinnin tukena, tilaisuuden aihepiiriin liittyvissä julkaisuissa, ja muissa vastaavissa, tapahtumaan tai sen aihepiiriin liittyvässä viestinnässä.

Mikäli tilaisuus tallennetaan ja/tai esitetään suorana verkkolähetyksenä (stream/striimaus), siitä ilmoitetaan tapahtumailmoittautumislomakkeella, ilmoittautumisvahvistuksessa ja itse tapahtumassa. Lähtökohtaisesti yleisöä ei kuvata. Mikäli on mahdollista, että tallenteessa / suorassa verkkolähetyksessä näkyy esiintyjän lisäksi muita henkilöitä, siitä tiedotetaan ennen tallennuksen / lähetyksen käynnistämistä. Samalla kerrotaan mille alueelle kuvaus kohdistuu. Tapahtumatallenteen julkisuus, esityspaikka ja kestoaika kerrotaan tapahtuman ilmoittautumislomakkeella, ilmoittautumisvahvistuksessa ja itse tapahtumassa.

Erityisruokavaliota voidaan kysyä niissä tilaisuuksissa, joissa on tarjoilu, jotta kyetään henkilölle sopiva tarjoilu järjestämään. Muiden henkilökohtaisista erityistarpeista kerättyjä tietoja käytetään vain kyseisen asian toteuttamiseen. Näiden tietojen käsittelyssä noudatetaan erityistä huolellisuutta.

Henkilötietoja voidaan kerätä ilmoittautumislomakkeella, henkilökohtaisesti, tapahtuman yhteydessä ja tapahtuman jälkeen tehtävällä kyselyllä.

Kä­sit­te­lyn oi­keus­pe­rus­te

Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu henkilön suostumukseen. Henkilötietojen antaminen on edellytys tapahtumaan osallistumiselle. Hankkeiden järjestämissä tilaisuuksissa henkilötietojen käsittelyperuste on yleinen etu.

Re­kis­te­rin hen­ki­lö­tie­to­si­säl­tö ja säi­ly­ty­sa­jat

Tie­to­ryh­män nimiSäi­ly­ty­sai­ka
Nimi1 vuosi ta­pah­tu­mas­ta (pait­si hank­keis­sa 15 vuot­ta)
Työ­nan­ta­ja1 vuosi ta­pah­tu­mas­ta (pait­si hank­keis­sa 15 vuot­ta)
Yh­teys­tie­dot1 vuosi ta­pah­tu­mas­ta (pait­si hank­keis­sa 15 vuot­ta)
Osal­lis­tu­mis­tie­dot1 vuosi ta­pah­tu­mas­ta (pait­si hank­keis­sa 15 vuot­ta)
Ti­lai­suu­den suo­ran verk­ko­lä­he­tyk­sen (video, ääni) tal­len­ne6kk ta­pah­tu­mas­ta
Ti­lai­suu­des­ta ote­tut va­lo­ku­vatVoi­daan jakaa ti­lai­suu­des­sa some-​palveluihin, minkä jäl­keen säi­ly­te­tään 15 vuot­ta.
Mi­kä­li ti­lai­suu­des­sa on tar­joi­lu, voi­daan kysyä eri­tyis­ruo­ka­va­lio1 viik­ko ta­pah­tu­mas­ta
Hen­ki­lö­koh­tai­set ti­lai­suu­teen liit­ty­vät eri­tyis­tar­peet1 viik­ko ta­pah­tu­mas­ta
Lupa osal­lis­tu­mis­tie­to­jen vä­lit­tä­mi­seen muil­le osal­lis­tu­jil­le tai yh­teis­työ­kump­pa­neil­le.1 vuosi ta­pah­tu­mas­ta (pait­si hank­keis­sa 15 vuot­ta)
Ti­lai­suu­des­ta ke­rät­ty pa­lau­te1 vuosi ta­pah­tu­mas­ta (pait­si hank­keis­sa 15 vuot­ta)
Ti­lai­suu­den oheis­oh­jel­man & pal­ve­lui­den jär­jes­tä­mi­seen liit­ty­vät tie­dot1 vuosi ta­pah­tu­mas­ta (pait­si hank­keis­sa 15 vuot­ta)

Henkilötietoryhmien säilytysaikaan vaikuttaa tilaisuuden luonne. Hankkeiden järjestämissä tilaisuuksissa säilytysaikaan vaikuttaa rahoittajien vaatimukset (maksimissaan 15 vuotta). Seuraavassa taulukossa on koostettuna mahdollisesti kerättävät henkilötietoryhmät: tilaisuuksissa kerätään vain tarpeelliset tiedot, eli välttämättä kaikkia taulukon tietoja ei kerätä.

Re­kis­te­röi­dyt

Rekisterissä ovat tapahtumaan ilmoittautuneet ja/tai tilaisuuteen osallistuneet henkilöt.

Re­kis­te­rin tie­to­läh­teet

Henkilö itse ilmoittaa tiedot.

Hen­ki­lö­tie­to­jen vas­taa­not­ta­jat

Ruokailijoiden ja erityisruokavalioiden lukumäärät ilmoitetaan etukäteen ruokailun järjestäjille.

Osallistumistietoja voidaan jakaa ja luovuttaa, mikäli siihen on lupa saatu.

HAMKissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti.

Re­kis­te­rin suo­jauk­sen pe­ri­aat­teet

Ma­nu­aa­li­nen ai­neis­to

Paperitulosteet säilytetään ja hävitetään tietoturvallisesti.

ATK:lla kä­si­tet­tä­vät tie­dot

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Au­to­maat­ti­nen pää­tök­sen­te­ko

Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

Tie­to­jen siir­to EU:n tai ETA:n ul­ko­puo­lel­le

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tilaisuuden tallenteet ja striimaus voivat kuitenkin välittyä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Re­kis­te­röi­dyn oi­keu­det

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna

Puhelin: (03) 6461, sähköpostiosoite: hamk@hamk.fi

Re­kis­te­rin yh­teys­hen­ki­lö

Lisätietoja on suositeltavaa ensisijaisesti kysyä suoraa tapahtuman järjestäjiltä.

Tie­to­suo­ja­vas­taa­va

tietosuojavastaava@hamk.fi

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava
PL 230
13101 Hämeenlinna