Tietosuojailmoitus: Tapahtumiin liittyvä henkilötietojen käsittely
Tietosuojailmoitus: Tapahtumiin liittyvä henkilötietojen käsittely (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään tapahtumajärjestelyihin ja tapahtumaan liittyvään tiedottamiseen. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös tapahtumaan liittyvän palautteen pyytämiseen.
Tilaisuudessa voidaan valokuvata erikseen ilmoitetuissa ja merkityissä paikoissa (esim. kuvausseinä tai muu rajattu tila). Näille paikoille tulevien tulkitaan antaneen suostumuksensa sekä valokuvien ottamiseen että julkaisuun. Näitä kuvia voidaan käyttää kyseisen tilaisuuden viestintämateriaalina ja raportoinnin tukena, tilaisuuden aihepiiriin liittyvissä julkaisuissa, ja muissa vastaavissa, tapahtumaan tai sen aihepiiriin liittyvässä viestinnässä.
Mikäli tilaisuus tallennetaan ja/tai esitetään suorana verkkolähetyksenä (stream/striimaus), siitä ilmoitetaan tapahtumailmoittautumislomakkeella, ilmoittautumisvahvistuksessa ja itse tapahtumassa. Lähtökohtaisesti yleisöä ei kuvata. Mikäli on mahdollista, että tallenteessa / suorassa verkkolähetyksessä näkyy esiintyjän lisäksi muita henkilöitä, siitä tiedotetaan ennen tallennuksen / lähetyksen käynnistämistä. Samalla kerrotaan mille alueelle kuvaus kohdistuu. Tapahtumatallenteen julkisuus, esityspaikka ja kestoaika kerrotaan tapahtuman ilmoittautumislomakkeella, ilmoittautumisvahvistuksessa ja itse tapahtumassa.
Erityisruokavaliota voidaan kysyä niissä tilaisuuksissa, joissa on tarjoilu, jotta kyetään henkilölle sopiva tarjoilu järjestämään. Muiden henkilökohtaisista erityistarpeista kerättyjä tietoja käytetään vain kyseisen asian toteuttamiseen. Näiden tietojen käsittelyssä noudatetaan erityistä huolellisuutta.
Henkilötietoja voidaan kerätä ilmoittautumislomakkeella, henkilökohtaisesti, tapahtuman yhteydessä ja tapahtuman jälkeen tehtävällä kyselyllä.
Käsittelyn oikeusperuste
Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu henkilön suostumukseen. Henkilötietojen antaminen on edellytys tapahtumaan osallistumiselle. Hankkeiden järjestämissä tilaisuuksissa henkilötietojen käsittelyperuste on yleinen etu.
Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat
Tietoryhmän nimi | Säilytysaika |
Nimi | 1 vuosi tapahtumasta (paitsi hankkeissa 15 vuotta) |
Työnantaja | 1 vuosi tapahtumasta (paitsi hankkeissa 15 vuotta) |
Yhteystiedot | 1 vuosi tapahtumasta (paitsi hankkeissa 15 vuotta) |
Osallistumistiedot | 1 vuosi tapahtumasta (paitsi hankkeissa 15 vuotta) |
Tilaisuuden suoran verkkolähetyksen (video, ääni) tallenne | 6kk tapahtumasta |
Tilaisuudesta otetut valokuvat | Voidaan jakaa tilaisuudessa some-palveluihin, minkä jälkeen säilytetään 15 vuotta. |
Mikäli tilaisuudessa on tarjoilu, voidaan kysyä erityisruokavalio | 1 viikko tapahtumasta |
Henkilökohtaiset tilaisuuteen liittyvät erityistarpeet | 1 viikko tapahtumasta |
Lupa osallistumistietojen välittämiseen muille osallistujille tai yhteistyökumppaneille. | 1 vuosi tapahtumasta (paitsi hankkeissa 15 vuotta) |
Tilaisuudesta kerätty palaute | 1 vuosi tapahtumasta (paitsi hankkeissa 15 vuotta) |
Tilaisuuden oheisohjelman & palveluiden järjestämiseen liittyvät tiedot | 1 vuosi tapahtumasta (paitsi hankkeissa 15 vuotta) |
Henkilötietoryhmien säilytysaikaan vaikuttaa tilaisuuden luonne. Hankkeiden järjestämissä tilaisuuksissa säilytysaikaan vaikuttaa rahoittajien vaatimukset (maksimissaan 15 vuotta). Seuraavassa taulukossa on koostettuna mahdollisesti kerättävät henkilötietoryhmät: tilaisuuksissa kerätään vain tarpeelliset tiedot, eli välttämättä kaikkia taulukon tietoja ei kerätä.
Rekisteröidyt
Rekisterissä ovat tapahtumaan ilmoittautuneet ja/tai tilaisuuteen osallistuneet henkilöt.
Rekisterin tietolähteet
Henkilö itse ilmoittaa tiedot.
Henkilötietojen vastaanottajat
Ruokailijoiden ja erityisruokavalioiden lukumäärät ilmoitetaan etukäteen ruokailun järjestäjille.
Osallistumistietoja voidaan jakaa ja luovuttaa, mikäli siihen on lupa saatu.
HAMKissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Paperitulosteet säilytetään ja hävitetään tietoturvallisesti.
ATK:lla käsitettävät tiedot
Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.
Automaattinen päätöksenteko
Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tilaisuuden tallenteet ja striimaus voivat kuitenkin välittyä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisteröidyn oikeudet
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:
Rekisterinpitäjä
Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna
Puhelin: (03) 6461, sähköpostiosoite: hamk@hamk.fi
Rekisterin yhteyshenkilö

Birgitta Pirhonen
Työhyvinvointiasiantuntija
Henkilöstöpalvelut
Lisätietoja on suositeltavaa ensisijaisesti kysyä suoraa tapahtuman järjestäjiltä.
Tietosuojavastaava

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava
PL 230
13101 Hämeenlinna