Home Tietosuoja Tietosuojailmoitus: Kulunhallinta

Tietosuojailmoitus: Kulunhallinta

Tietosuojailmoitus: Kulunhallinta (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Mahdollistaa kulunhallinnan HAMK Oy:n kiinteistöissä.

Työaikaleimaustietoja käytetään palkanmaksuun sekä työaikalain toteutumisen seurannassa.

Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn peruste on oikeutettu etu (työsuhde, opinto-oikeus, HAMK-kumppanuus). Tärkeimpinä säädöksinä on työsopimuslaki, työaikalaki, vuosilomalaki, Ammattikorkeakoululaki, asetus ammattikorkeakoulusta sekä kahdenvälisiin kumppanuus sopimuksiin.

Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat

Henkilökunta:

Tietoryhmän nimi	Säilytysaika
Nimi	5 vuotta työsuhteen päättymisestä
Henkilönumero	5 vuotta työsuhteen päättymisestä
Tehtävänimike	5 vuotta työsuhteen päättymisestä
Osasto	5 vuotta työsuhteen päättymisestä
Yritys	5 vuotta työsuhteen päättymisestä
Yksikkö	5 vuotta työsuhteen päättymisestä
Esimies	5 vuotta työsuhteen päättymisestä
Windows-käyttäjätunnus	5 vuotta työsuhteen päättymisestä
Kulkutunnistenumero	5 vuotta työsuhteen päättymisestä
PIN-koodi	5 vuotta työsuhteen päättymisestä
Kulkualueet	5 vuotta työsuhteen päättymisestä
Työaikakalenteri	5 vuotta työsuhteen päättymisestä
Kulkutunnisteen käyttö	5 vuotta työsuhteen päättymisestä
Työaikaleimaukset	5 vuotta työsuhteen päättymisestä

Opiskelijat:

Tietoryhmän nimi	Säilytysaika
Nimi	1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä
Opiskelijanumero	1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä
Koulutusohjelma	1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä
Yritys	1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä
Yksikkö	1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä
Aloitusryhmä	1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä
Windows-käyttäjätunnus	1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä
Kulkutunnistenumero	1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä
PIN-koodi	1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä
Kulkualueet	1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä
Kulkutunnisteen käyttö	1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä
Työaikaleimaukset	1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä

Muut:

Tietoryhmän nimi	Säilytysaika
Nimi	1 vuosi kumppanuuden päättymisestä
Yritys	1 vuosi kumppanuuden päättymisestä
Yksikkö	1 vuosi kumppanuuden päättymisestä
Kulkutunnisteen pyytäjä	1 vuosi kumppanuuden päättymisestä
Kulkutunnistenumero	1 vuosi kumppanuuden päättymisestä
PIN-koodi	1 vuosi kumppanuuden päättymisestä
Kulkualueet	1 vuosi kumppanuuden päättymisestä
Kulkutunnisteen käyttö	1 vuosi kumppanuuden päättymisestä

Rekisteröidyt

Rekisterissä ovat:

HAMKin ja HAMIn opiskelijat
HAMKin ja HAMIn henkilökunta
yhteistyötahot siltä osin, kun tarvitsevat kulkuoikeuksia HAMK Oy:n kiinteistöihin

Rekisterin tietolähteet

Tiedot saadaan HAMK:n ja HAMI;n henkilöhallintajärjestelmistä, opiskelijarekisteristä sekä henkilöiltä itseltään.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tietoja ei luovuteta Hämeen ammattikorkeakoulun ulkopuolelle.

HAMKissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Työaikatietoja saatetaan käsitellä tulosteista palkanmaksun ja seurannan yhteydessä.

ATK:lla käsitettävät tiedot

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on mahdollista nähdä ja tehdä korjausehdotuksia omiin työaikaleimaustietoihin.

Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.

Automaattinen päätöksenteko

Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. Joissain tietojärjestelmissä henkilö pystyy myös itse korjaamaan omat tietonsa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):

Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21).
Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):

Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)

Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan:

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna

Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava@hamk.fi. Viestin voi lähettää myös suojatulla turvapostilla https://www.turvaposti.fi/ kautta.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.