Tietosuojailmoitus: Vuokraus ja majoitus (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vuokraus- ja majoitustoiminnan hallinnoimiseen. Henkilötietojen käsittelyä edellyttää myös KELA myöntäessään vuokralaisille etuuksia ja tukia.
Käsittelyn oikeusperuste
Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen. Tärkeimpinä säädöksinä ovat Laki asuinhuoneiston vuokrauksesta ja Laki liikehuoneiston vuokrauksesta.
Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat
Tietoryhmän nimi
Säilytysaika
Nimi
2 vuotta vuokrasuhteen päättymisestä
Henkilötunnus
2 vuotta vuokrasuhteen päättymisestä
Yhteystiedot
2 vuotta vuokrasuhteen päättymisestä
Vuokrauksen / majoituksen tiedot
2 vuotta vuokrasuhteen päättymisestä
Rekisteröidyt
Rekisterissä ovat HAMK Oy:n tilojen vuokralaiset ja lyhyt aikaiset majoittujat.
Rekisterin tietolähteet
Tiedot rekisteröidyltä itseltään.
Henkilötietojen vastaanottajat
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
HAMKissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti.
Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.
Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.
Automaattinen päätöksenteko
Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteröidyn oikeudet
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. Joissain tietojärjestelmissä henkilö pystyy myös itse korjaamaan omat tietonsa.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):
Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21).
Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):
Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)
Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan:
Hämeen ammattikorkeakoulu Oy Tietosuojavastaava PL 230 (Visamäentie 35 A) 13101 Hämeenlinna
