Kehitimme DigiKH – Digiosaamista ja kestävää työtä kotihoitoon -hankkeessa useita digivälineitä yhteistyössä Oma Hämeen kotihoidon kanssa johtamisen ja koordinoinnin apuvälineiksi. Yhteistyö koettiin molemmin puolin onnistuneeksi. Tässä tekstissä käsitellään tarkemmin yhteistyön myötä syntyneitä oppeja siitä, miten digivälineiden kehittämistä voi lähestyä korkeakoulun ja palveluntuottajaorganisaation välisenä yhteistyönä.

Johtamistyökalujen käytäntölähtöinen yhteiskehittäminen

Tyypillisesti tiedolla johtamista lähestytään hierarkkisten prosessien kautta johto-, asiantuntija- ja teorialähtöisesti: mittareita ja työkaluja rakennetaan yleisten mallien pohjalta sekä strategisten intressien ja kontrollipyrkimysten näkökulmasta. Vaikka tällaiset työkalut ovat usein hyvin linjassa organisaation strategisten tavoitteiden kanssa, ne voivat jäädä irrallisiksi ruohonjuuritason työkäytännöistä ja näitä käytäntöjä ohjaavasta arkisesta tiedosta (ks. Orlikowski, 2002). Toisaalta lähijohtajilla ja päälliköillä voi olla tuotannollisista käytännöistä kumpuavia johtamis- ja koordinointihaasteita, joita voisi myös tukea digivälineiden ja datan avulla. Tässä tekstissä käsitellyssä DigiKH-hankkeen kehittämisyhteistyössä tavoitteena oli kartoittaa tällaisia haasteita ja kehittää niiden avuksi digivälineitä.

Lähdimme kehittämistyössä liikkeelle kotihoidon kentältä ja arjen käytännöistä kumpuavien johtamis- ja koordinaatiohaasteiden ja -tarpeiden tunnistamisesta. Emme hanketoimijoina kuvitelleetkaan tietävämme itse vielä hankkeen alussa millaisia haasteita ja tarpeita kentällä on, joten järjestimme useita tapaamisia kotihoidon avainhenkilöiden kanssa sopivien haasteiden ja kehittämisaihioiden löytämiseksi. Tällaisiksi aihioiksi muodostuivat vuosilomien ja sijaisuuksien ennakointi ja suunnittelu, tiimien sopivan henkilöstömitoituksen arviointi eri näkökulmista, tiimien kuormitustilanteen seuranta työvuoro- ja tiimitasolla sekä lähijohtajien tuloskortin käytettävyys.

Ratkaisujen nopea määrittely ja pilotointi

Haasteiden tunnistamisen jälkeen lähdimme pohtimaan miten näihin tarpeisiin voisi vastata idean toimivuutta testaavilla eli proof of concept -tyyppisillä kevyillä digiratkaisuilla. Tässä vaiheessa käytäntölähtöisesti tunnistettuihin haasteisiin ja tarpeisiin yhdistyi kaksi muuta keskeistä näkökulmaa: teknisen toteutuksen ja käyttäjien näkökulma.

Teknisestä näkökulmasta päätimme rajata hankkeessa kehitettävät työkalut hyvinvointialueen olemassa olevalla IT-infralla toteutettaviksi. Tämä tarkoitti käytännössä Microsoftin tuotteiden kuten Teamsin, SharePointin, Excelin, PowerQueryn ja Power BIn käyttämistä. Uusien työkalujen käyttöönotto helpottui käyttäjien näkökulmasta, koska työkalut perustuivat jo tuttuihin ohjelmistoihin. Kotihoidossa ei haluttu myöskään ottaa käyttöön uusia irrallisia tietojärjestelmiä monien vanhojen lisäksi. Pääsimmekin nopeasti kehittämään pilotoitavia ratkaisuja, sillä pystyimme hyödyntämään organisaation olemassa olevaa teknistä infrastruktuuria ja tietoturvakäytäntöjä. Keskeisenä apuna käytettävissä olevan teknologian osalta olivat hyvinvointialueen tiedolla johtamisen asiantuntijat.

Hahmottelin näistä teknisistä lähtökohdista käsin erilaisia ehdotuksia siihen, millaisilla digivälineillä tunnistettuja haasteita voitaisiin ratkaista. Pyrin mahdollisimman nopeasti toteuttamaan suunnitelluista digivälineistä myös jonkinlaisen luonnosversion, joka konkretisoi kehitettävää työkalua. Kotihoidon avainhenkilöt arvioivat näitä ehdotuksia omasta kontekstiasiantuntemuksestaan käsin. Ennen varsinaisen pilotin käynnistämistä työkalun konseptia käsiteltiin yleensä myös laajemmalla käyttäjäjoukolla, kuten lähijohtajien tai työnjärjestelyn edustajien kanssa. Näin haluttiin arvioida, miten hyvin konsepti sopii osaksi heidän arjen käytäntöjään. Tässä vaiheessa oli myös tärkeää viestiä käyttäjäryhmille, mitä hyötyä työkalulla tavoitellaan, jotta käyttöön olisi riittävästi motivaatiota kiireisen arjen lomassa. Tämän jälkeen kehitin työkalusta ensimmäisen pilottiversion, jota lähdettiin kokeilemaan tuotantoympäristössä.

Pilotoidut työkalut olivat Excel-työkalu vuosilomien ja sijaisten seurantaan, Excel-raportti tiimien ja alueiden henkilöstötilanteesta eri datalähteisiin perustuen, päivittäinen tiedonkeruu ja raportointi tiimin kuormitustilanteesta työnjärjestelijöiltä – joka toteutettiin SharePointin List Form -toiminnon ja Excelin avulla ja myöhemmin Power Bin kautta – sekä tuloskortin keskeisiä mittareita kokoava Power BI -raportti ja tuloskortin Teams-käyttöliittymä.

Jatkokehittäminen kokemusten pohjalta

Saimme pilottien myötä nopeasti käytännön kokemuksia työkalujen hyödyistä, käyttöaktiivisuudesta, käyttökokemuksista ja ongelmista. Pääasiallinen lähde tälle kokemustiedolle olivat matalan kynnyksen keskustelut kotihoidon avainhenkilöiden kanssa. Usein he myös käsittelivät asiaa sisäisissä kokouksissaan muiden käyttäjäryhmien kanssa. Lisäksi keräsimme tiimien kuormitusseurantatyökalusta käyttäjäkokemuksia laadullisen kyselyn avulla, sillä käyttäjien joukko oli laajempi ja monimuotoisempi. Saimme kyselyyn kattavia vastauksia, ja tämä auttoi luomaan hyvän kokonaiskuvan työkalun hyödyistä ja jatkokehitystarpeista.

Palautteen pohjalta työkaluja jatkokehitettiin iteratiivisesti, esimerkiksi lisäämällä kerättävää tietoa tai parantamalla käytettävyyttä. Joidenkin työkalujen tai niiden ominaisuuksien käyttöaktiivisuus jäi vähäiseksi. Keskustelujen perusteella tämä viittasi usein siihen, etteivät käyttäjät kokeneet niitä riittävän hyödyllisiksi. Keskityimmekin kehittämään erityisesti niitä työkaluja, joista ilmeni selkeitä hyötyjä varhaisessa vaiheessa. Tämä toimintatapa noudattelee nopean epäonnistumisen periaatetta, jonka mukaan toimimattomat ideat ja ratkaisut pyritään tunnistamaan varhain, jotta rajalliset resurssit voidaan kohdentaa tarkoituksenmukaisemmin. Osa työkaluista onkin edelleen käytössä jatkokehitettyinä versioina hyvinvointialueen kotihoidossa.

Ratkaisujen vakiinnuttaminen

Hankkeet loppuvat aikanaan, joten hankeyhteistyö itsessään ei tarjoa kestävää pohjaa työkalujen vakiinnuttamiseen osaksi käyttäjäorganisaation arjen käytäntöjä. Hankkeen loppuvaiheessa kiinnitimme erityistä huomiota toimenpiteisiin, joilla pystyisimme mahdollistamaan työkalujen jatkuvuuden, kun ne siirtyvät hyvinvointialueen omistukseen.

Yksi keino jatkuvuuden parantamiseen oli luoda selkeät ohjeistukset työkalujen ylläpitoon ja päivittämiseen ja perehdyttää kohdeorganisaatiossa työskentelevä tekninen asiantuntija tähän ohjeistukseen. Lisäksi jotkut Excel-pohjaisista raporteista oli mahdollista toteuttaa myös Power BI -versioina, jotka siirrettiin pysyvästi Oma Hämeen tiedolla johtamisen portaaliin. Tämä ratkaisu vähentää Excel-raporteille tyypillisiä rikkoutumis- ja käytettävyysongelmia. Samalla raporttien tekninen ylläpito siirtyi luontevasti tiedolla johtamisen asiantuntijoiden hallintaan. Osaan työkaluista luotiin myös ylläpitoa helpottavia ominaisuuksia, kuten tiimien työvuorotietoja sisältävä SharePoint-lista, josta työkalu hakee ajantasaiset tiedot automaattisesti. Teknisten toimenpiteiden lisäksi olemme suunnitelleet yhteistyön jatkamista tulevissa hankkeissa.

Toinen jatkuvuuteen liittyvä seikka on työkalujen käyttöönoton mahdollistaminen muissa organisaatioissa. Kaikista hankkeessa kehitetyistä työkaluista pisimmälle kehittyi päivittäisen tiimien kuormitustilanteen seurantatyökalu. Tällä arvioimme olevan myös eniten käyttöarvoa muissa kotihoidon organisaatioissa, ja ajatellen sen levittämistä myös muualla käytettäväksi olen kuvannut työkalun konseptitasolla toisessa artikkelissa (Koistinen, 2026). Konsepti on kuvauksen pohjalta mahdollista toteuttaa missä tahansa organisaatiossa kyseisen organisaation IT-infrastruktuurin päälle talon teknisten asiantuntijoiden voimin.

Haasteet ja yhteenveto

Yhteistyössä oli myös omat haasteensa. Hyvinvointialueet ovat melko uusia organisaatioita ja niissä voi olla kirjava kokoelma kunnilta periytyneitä ja puutteellisesti integroituja tietojärjestelmiä ja toimintamalleja, joita myös aktiivisesti yhtenäistetään ja uudistetaan. Muuttuvat kontekstit toivat haasteita datan hyödyntämiseen ja työkäytäntöihin perustuvien työkalujen kehittämiseen. Hyvinvointialueet ovat myös suurten säästöpaineiden edessä, jolloin sen edustajilla voi olla rajallisesti aikaa ulkopuoliseen kehittämiseen osallistumiseen. Ulkopuolisena kehittäjänä pääsy datan ja kehitysympäristöjen äärelle on myös esimerkiksi tietosuojasyistä ymmärrettävästi rajoitettua. Osa kehitetyistä työkaluista perustuikin uuden datalähteen luomiseen esimerkiksi kyselyn avulla, olemassa olevista järjestelmistä saatavan datan sijaan.

Kokonaisuutena yhteistyö koettiin kuitenkin molemmin puolin onnistuneeksi ja osa työkaluista on edelleen hyvinvointialueella tuotantokäytössä. Onnistumisen edellytyksiksi työkalujen kehittämiselle voi kiteyttää aidot kentältä tulevat tarpeet sekä matalan kynnyksen yhteistyö- ja palauteprosessit avaintoimijoiden ja käyttäjien kanssa. Lisäksi myös olemassa olevan IT-infran hyödyntäminen mahdollisti kevyet ja nopeat pilotoinnit tuotantokäytössä, mikä osoittautui järkeväksi rajallisen hankeajan ja -resurssien näkökulmasta. Tällainen lähestymistapa tukee myös kehitettyjen ratkaisujen jatkuvuutta, sillä ylläpito ei ole sidottu ulkoisiin toimijoihin tai määräaikaiseen hankerahoitukseen, eikä se välttämättä edellytä uuden osaamisen rakentamista organisaatioon. Ratkaisut ovat myös siirrettävissä muihin organisaatioihin maltillisella panostuksella, sillä vastaava IT-infrastruktuuri ja osaaminen löytyvät monista organisaatioista.

Kirjoittaja