Riittävä henkilöstömitoitus suhteessa työmäärään ja työn sujuva koordinointi ovat keskeisiä edellytyksiä työhyvinvoinnille ja potilasturvallisuudelle hoitotyössä (Bragadóttir ym., 2023; Kaihlanen ym., 2023; Ruotsalainen ym., 2025). Julkisissa kotihoidon palveluissa väestön ikääntyminen ja hyvinvointialueiden niukka rahoitustilanne aiheuttavat kuitenkin lisääntyviä haasteita tämän yhtälön toteutumiselle. Jos kotihoidon tiimien henkilöstömitoituksessa ei ole joustovaraa, pienetkin arkiset poikkeamatilanteet, kuten yksittäiset sairauspoissaolot, saattavat horjuttaa työhyvinvointia ja potilasturvallisuutta (Ruotsalainen ym., 2025). Tällaisessa niukkuuden maailmassa on entistäkin tärkeämpää pystyä joustavasti ja nopeasti reagoimaan tiimien kuormitustilanteiden vaihteluihin esimerkiksi siirtämällä työntekijöitä väliaikaisesti tiimistä toiseen sekä hyödyntämällä varahenkilöstöä tai keikkatyötä. Tämä vaatii päätöksentekijöiden hyvän tilannekuvan lisäksi tiimeiltä ja lähijohtajilta kykyä ja halua joustaa ja tehdä yhteistyötä yli tiimirajojen. Tässä artikkelissa tarkastellaan kotihoidon kuormitustilanteen seurantaan kehitettyä digityökalua, jonka avulla tiimien päivittäistä kuormitusta ja sen vaihtelua voidaan tehdä näkyväksi. Tämä mahdollistaa yhteisen tilannekuvan muodostamisen päätöksenteon tueksi ja yhteistyön vahvistamiseksi.

Kotihoidon työn koordinoinnin välineille on tarvetta

Parantunut yhteistyö voi kompensoida tiukan henkilöstömitoituksen synnyttämiä työhyvinvointihaasteita (Bragadóttir ym., 2023). Kotihoidossa työn koordinointia ja yhteistyötä sekä tiimien sisällä että välillä hankaloittaa kuitenkin työn maantieteellinen hajautuminen ihmisten koteihin. Arjen kohtaamisten puuttuessa viestit eivät välity helposti kentältä johdon suuntaan ja takaisin, saati sitten eri sijainneissa toimivien tiimien välillä. Tällaisen hajallaan olevan informaation pohjalta on myös vaikea muodostaa eheää tilannekuvaa. Kun konkreettista näkymää isompaan kokonaisuuteen, tiimien keskinäisriippuvuuksiin tai toisten tiimien tilanteeseen ja tekemiseen ei ole, voi tunne yhteisestä päämäärästä hautautua tiimikohtaisen osaoptimoinnin ja resurssikilpailun alle.

Vaikka fyysinen kohtaaminen ja viestintä olisivat niukkaa, tarkoituksenmukaisilla digityökaluilla voidaan tukea viestintää ja tiedon välittymistä hajallaan olevien toimijoiden välillä sekä tiedon koostamista ja jaetun tilannekuvan muodostamista kerätyn tiedon pohjalta. DigiKH – Digiosaamista ja kestävää työtä kotihoitoon -hankkeessa kehitimme yhteistyössä Oma Hämeen kotihoidon toimijoiden kanssa digityökalun tiimien päivittäisen kuormitustilanteen seurantaan. Työkalun ytimessä on lyhyt kysely, johon jokaisen kotihoidon tiimin työnjärjestelijä täyttää päivittäin muutamia tiiminsä kuormitustilanteeseen liittyviä avaintietoja. Kyselyistä kertyvä tieto raportoidaan automaattisesti yhteen koontinäkymään, jossa tiimien kuormitustilanteita voi verrata toisiinsa työvuorotasolla visuaalisessa näkymässä.

Työkalu on koettu kotihoidossa hyödylliseksi ja sen käyttö jatkuu osana kotihoidon arkea. Työkalun koetaan tekevän näkyväksi kunkin tiimin kuormitustilannetta sekä niiden muodostamaa kokonaisuutta nopeasti ja selkeästi, ja tällä tavoin se mahdollistaa myös tiimien välisen vertailun. Työkalun avulla saatu selkeä ja jaettu tilannekuva onkin edesauttanut sekä johtajien ja lähijohtajien keskinäistä dialogia että nopeampien ja tarkoituksenmukaisempien resursointipäätösten tekemistä. Lisäksi työkalun tarjoaman näkymän avulla on tunnistettu aiemmin näkymättömiä kaavamaisuuksia kuormitustilanteissa, jolloin niihin on pystytty reagoimaan pysyvillä muutoksilla. Osa käyttäjistä on lisäksi kertonut, että työkalu on auttanut näkemään myös muiden tiimien haastavat tilanteet ja siten motivoinut tiimien väliseen yhteistyöhön ja vastavuoroiseen auttamiseen resursseista kilpailemisen sijaan. Nämä havainnot vahvistavat käsitystä siitä, että merkityksellisen, mutta hajallaan olevan tiedon kokoaminen ja näkyväksi tekeminen voi auttaa laajojen kokonaisuuksien koordinoinnissa ja yhteistyön edistämisessä. Tämä voi puolestaan tukea työhyvinvointia niukassakin resurssitilanteessa.

Tiedon visualisointiin liittyy myös haasteita, joita on hyvä ottaa huomioon ja kehittää jatkuvan palautteen pohjalta. Numerot ja niihin pohjautuvat visualisoinnit tuottavat parhaimmillaankin yksipuolisia representaatioita monimutkaisesta todellisuudesta. Myös tässä tapauksessa koettiin, että työkalu ei aina kuvaa riittävän tarkasti todellista tilannetta kentällä. Tiimien lähtötilanteissa ja käytännön konteksteissa oli eroja, ja työnjärjestelijöillä oli myös erilaisia tulkintoja lomakkeen tietoihin liittyen. Keskustelut ja linjaukset yhteisten tulkintojen rakentamiseksi ovat siis tärkeitä tällaisten työkalujen hyödyntämisessä. Työkalun muodostamaa tilannekuvaa pyrittiin syventämään ja monipuolistamaan myös triangulaation avulla eli lisäämällä siihen useita mittareita, jotka täydentävät toisiaan kuvaamalla samaa ilmiötä eri näkökulmista.

Päivittäisen kuormitustilanteen seurannan työkalun tekninen toteutus

Kotihoidon tiimien päivittäisen kuormitustilanteen seurantaan tarkoitettu työkalu toteutettiin Oma Hämeen olemassa olevan IT-infrastruktuurin pohjalle Microsoftin Low Code/No-Code -työkaluilla. Tämä mahdollisti kehitystyön ja pilotoinnin aloittamisen nopeasti ja tietoturvallisesti ilman raskaiden kehitys- ja tuotantoympäristöjen pystyttämistä. Lisäksi esimerkiksi työkalun käyttöympäristönä toiminut Teams oli käyttäjille jo ennalta tuttu. Hyvinvointialueelle ei myöskään toivottu jälleen uutta erillistä työkalua jo valmiiksi pirstaleisen järjestelmäkokonaisuuden jatkoksi.

Alla on tekninen kuvaus työkalun konseptista. Kuvausta soveltamalla työkalu on mahdollista toteuttaa myös jonkin toisen kotihoito-organisaation oman IT-infrastruktuurin päälle. Työkalun yksinkertaista konseptia tiedon keräämisestä ja näkyväksi tekemisestä voi myös helposti hienosäätää kuhunkin kontekstiin sopivaksi tai soveltaa kokonaan muihin käyttötapauksiin, joissa tarvitaan laajempien ilmiöiden näkyväksi tekemistä hajallaan olevan tiedon pohjalta.

Kehitystyö aloitettiin luomalla hyvinvointialueen Teams-ympäristöön työtila. Työtilaan kutsuttiin jäseniksi allekirjoittanut vieraskäyttäjänä sekä hyvinvointialueen henkilöstöä, jotka kuuluisivat työkalun käyttäjiin. Näin saatiin järjestettyä myös käyttöoikeudet ja tietoturva tulevan työkalun ja siinä kerättävän datan osalta. Tiedonkeruu toteutettiin Teams-työtilan taustalla olevan Sharepoint-sivuston luettelo- (List) ja luettelolomaketoimintojen (List Form) avulla. Tällöin lomakkeisiin syötetyt tiedot tallentuvat automaattisesti luetteloon, joka toimii samalla tietokantana, jossa kerätty data säilytetään. Aluksi luotiin työnjärjestelijöiden päivittäin täyttämä lomake, joka toimii työkalun ytimenä. Työnjärjestelijät syöttävät lomakkeelle päivämäärän, tiimin ja jaettujen listojen määrän sekä aamu- että iltavuorossa. Jaetulla listalla tarkoitetaan tässä yhteydessä yhdelle kotihoidon työntekijälle yhdessä työvuorossa suunniteltujen kotikäyntien kokoelmaa, joka syystä tai toisesta joudutaan jakamaan muille työvuorossa oleville työntekijöille heidän omien käyntiensä lisäksi. Lista voidaan joutua jakamaan esimerkiksi äkillisen sairaspoissaolon takia. Lisäksi lomakkeella kerättiin työnjärjestelijän arvio neliportaisella asteikolla siitä, miten kuormitustilanne vaikutti työvuorossa tuotettavaan palveluun erityisesti asiakasturvallisuuden näkökulmasta. Myöhemmin työkalun käytöstä saatujen kokemusten myötä lomakkeelle syötettäviksi tiedoiksi lisättiin myös Tiera Optima -suunnittelutyökalusta saatava tiimin suunniteltu kokonaiskuormitusprosentti, sekä tieto tiimistä toiseen tiimiin kyseisen työvuoron ajaksi siirtyneistä työntekijöistä ja tieto siitä, mihin tiimeihin he siirtyivät. Kuva 1 näyttää kuvakaappauksen työnjärjestelijöiden lomakkeesta. Myöhemmin työkaluun lisättiin toinen lomake, jonka lähijohtajat täyttäisivät viikoittain arvioidakseen tiiminsä työhyvinvointia kyseisellä viikolla.

Lomakkeen käyttöönoton yhteydessä työnjärjestelijöille toimitettiin linkki lomakkeelle, ja se kehotettiin tallentamaan selaimen kirjanmerkkeihin. Lisäksi johto ohjeisti työnjärjestelijöitä sen suhteen, missä tapauksissa lista voidaan merkitä jaetuksi. Tulkinnat tiimien välillä vaihtelivatkin aluksi sen osalta, mitä jaettu lista käytännössä tarkoittaa suhteessa tiimien välillä vaihteleviin työnjärjestelyn toimintatapoihin. Lomakkeiden lisäksi hyödynnettiin hakutaulukkona erillistä Sharepoint-luetteloa, johon tallennettiin kotihoidon organisaatiorakenne tiimeineen ja alueineen, sekä kunkin tiimin tyypillinen listojen kokonaismäärä aamu-, ilta-, ja viikonloppuvuoroissa.

Tiedonkeruun tuloksena eri Sharepoint-luetteloihin tallentuva tieto tuotiin aluksi PowerQuery-kyselyillä Exceliin pilottiraporttien kehittämiseksi. Excel-raportit mahdollistivat työkalun ketterää kehittämistä käyttäjäpalautteen pohjalta, sillä ne saatiin suoraan käyttäjien nähtäville Teams-työtilassa. Excel-raportit ovat kuitenkin tällaisessa käytössä alttiita rikkoutumiselle ja käytettävyysongelmille. Myös datan päivittymisen hitaus raporttia avatessa asetti Excel-raporttien käytölle haasteita pidemmällä aikajänteellä. Hankkeen lopussa Excel-raportti korvattiinkin vastaavalla Power BI -raportilla, joka vietiin hyvinvointialueen omaan Power BI -pohjaiseen tiedolla johtamisen ympäristöön. Taustalla tapahtuvat datan päivitykset, vakaampi käyttökokemus sekä helpompi löydettävyys tekevät tästä Excel-raporttia kestävämmän ratkaisun. Kuvassa 2 on kuvattu kokonaisuutena työkalun tekninen rakenne.

Raportin ulkoasun suunnittelussa korostettiin mahdollisuutta vertailla tiimejä helposti keskenään yhdellä silmäyksellä. Kuva 3 näyttää kuvakaappauksen työkalun Excel-pohjaisesta prototyyppiraportista.

Excel-raportti toteutettiin pivot-taulukkona, ja Power BI -toteutus vastaavana Matrix-raporttina. Raportin rivihierarkia jakautui alueisiin, niiden alla oleviin tiimeihin ja lopulta tiimikohtaisesti toistuviin raportoitaviin mittareihin. Raportin vaaka-akseli kuvaa aikaa ja on jaettu päiväkohtaisiin sarakkeisiin. Suoraan tiedonkeruusta raportoitavien mittarien (kuten jaettujen listojen) lisäksi raporttiin laskettiin mittari kuvaamaan jaettujen listojen osuutta tiimin kaikista listoista, sekä arvio kokonaiskuormitusprosentista jaettujen listojen myötä. Kehitetyssä työkalussa lähijohtajien sanallinen arvio työhyvinvoinnista saadaan erikseen näkyviin valitsemalla työhyvinvointiarvion sisältävä solu raportilta. Suodattimien avulla voidaan kohdistaa tarkastelu tiettyihin alueisiin, tiimeihin, ja ajanjaksoon. Koontirivit tai -sarakkeet (esimerkiksi summa tai keskiarvo) ovat joidenkin mittareiden osalta kuitenkin ongelmallisia, koska ne eivät välttämättä kuvaa mitään mielekkäästi ajateltavissa olevaa ilmiötä.

Yhteenveto

Kehitimme DigiKH-hankkeessa digitaalisen työkalun kotihoidon tiimien päivittäisen kuormitustilanteen seurantaan. Työkalu ideoitiin ratkaisuksi yhdessä kotihoidon toimijoiden kanssa tunnistettuihin tyypillisiin arjen koordinointi-, resurssi- ja työhyvinvointihaasteisiin. Erityisesti niukassa resurssitilanteessa tarvitaan keinoja reagoida nopeasti ja tarkoituksenmukaisesti poikkeamiin kotihoidon tiimien kuormitustilanteissa. Tavoitteena olikin muodostaa kotihoidon eri toimijoille yhteinen ja lähes reaaliaikainen tilannekuva hajautetun organisaation toiminnasta tukemaan näiden tilanteiden tunnistamista sekä niihin liittyvää yhteistyötä ja päätöksentekoa.

Työkalun kehittäminen osoitti, että digitaalisilla työkaluilla voidaan tukea koordinointia, yhteistyötä ja työhyvinvointia hajautetussa organisaatiossa, jossa yhteistä tilannekuvaa voi muuten olla vaikea muodostaa. Käyttäjien kokemusten mukaan työkalu teki eri tiimien tilanteen ja niiden muodostaman kokonaisuuden nopeasti ja selkeästi näkyväksi. Tämä tuki eri toimijoiden välistä dialogia sekä yhteistyötä ja mahdollisti aiempaa nopeammat ja tarkoituksenmukaisemmat resursointipäätökset.

Vastaavaa konsepti on mahdollista toteuttaa matalalla kynnyksellä myös muissa organisaatioissa olemassa olevan IT-infrastruktuurin pohjalta. Konseptia voi soveltaa myös muunlaisen tiedon jakamiseen ja näkyväksi tekemiseen erilaisissa organisaatioissa, varsinkin laajempien ja hajautettujen kokonaisuuksien hahmottamisessa. Tällaisen työkalun kehittämisessä on tärkeää huomioida käyttäjien todelliset arjen tarpeet sekä työkalun hyödyntämisen käytännöt, jotta käyttöä ei nähdä vain ylimääräisenä raportointivelvoitteena. Samalla käyttäjien kannattaa muistaa, että tällaiset raportit ja mittarit ovat parhaimmillaankin suuntaa antavia representaatioita monimutkaisesta todellisuudesta. Numeroihin on hyvä suhtautua kriittisesti keskustellen ja yhdessä tarkoituksenmukaisia tulkintoja rakentaen. Tällöin työkalusta voi olla merkittävää hyötyä monimutkaisen kokonaisuuden hahmottamisessa.

Kirjoittaja