Hallinnon palveluiden saavutettavuus

Saavutettavuussuunnitelma

Tässä suunnitelmassa kuvaamme, miten hallintopalvelut tuotetaan HAMKissa saavutettavasti.

Saavutettavuus on ihmisten erilaisuuden ja moninaisuuden huomiointia verkkopalvelujen suunnittelussa ja toteutuksessa. Hallinnon palveluiden osalta saavutettavuudella tarkoitetaan sitä, että verkko- ja muiden palveluiden käyttäminen olisi helppoa mahdollisimman monille eri tavoin tietoa vastaanottaville, omaksuville ja jäsentäville käyttäjille. 

Yhteiset palveluyksiköt – esimerkiksi henkilöstöpalvelut, yleishallinto, talouspalvelut tai hanketuen tiimi – tarjoavat erilaisia organisaation hallintoon liittyviä kehitys-, ylläpito-, raportointi- ja tukipalveluita. Palvelut ovat käytännössä asiointia ja viestintää erilaisissa tietojärjestelmissä ja muissa kanavissa tai dataa, raporttia tai tilastoja toiminnasta.

Käytössä olevien tieto- ja asiointijärjestelmien saavutettavuus on selvitetty ja kuvattu osana koko HAMKin tietojärjestelmäsalkkua. Tavoitteena on nostaa saavutettavuuden tasoa kaikissa ohjelmistoissa ja toiminnoissa. Jos järjestelmiä päivitetään tai hankitaan, otetaan lähtökohtaisesti huomioon saavutettavuus. 

Viestintä tehdään HAMKin linjauksen mukaisesti sekä suomeksi että englanniksi tarkoituksenmukaisessa laajuudessa. Kaikessa viestinnässä pyritään kiinnittämään huomiota mahdollisimman selkeään ja ymmärrettävään sisältöön ja viestinnän asiakaslähtöisyyteen. Henkilökunnan ohjeet on koottu intraan, joka on Microsoftin Sharepoint-alustalla teknisesti saavutettava. Tiedon pääsääntöinen esittämistapa on teksti ja kuva joko intrasivuina tai liitetiedostoina. Sisältöjen saavutettavuus ei koske ainoastaan teknistä saavutettavuutta, joka palvelee ruudunlukijoita ja hakukoneita, vaan myös toteutuksien ulkoasua ihmissilmille. Käsitteen tulisi kattaa myös sisällöllinen saavutettavuus eli asiasisältöjen selkeys, ymmärrettävyys ja käytettävyys.

Uusien dokumenttien tuottamisessa ja olemassa olevien sisältöjen päivittämisessä käytetään saavutettavia Office-malleja. Saavutettavuuden toteutumista seurataan palautteen ja omien havaintojen avulla.

Henkilöstöpalvelut

Henkilöstöpalvelut vastaa monipuolisista HR-toiminnoista, jotka tukevat organisaation strategiaa ja henkilöstön hyvinvointia. Keskeisiin tehtäviin kuuluu rekrytointiprosessien hoitaminen, työsopimusten valmistelu sekä palkkahallinto. Lisäksi yksikkö tuottaa tilastotietoja viranomaisille ja henkilöstölukuja HAMKin tarpeisiin, ja varmistaa, että tiedot ovat koneluettavia ja siirrettävissä järjestelmien välillä.

Osaamisen kehittäminen on tärkeä osa henkilöstöpalveluiden työtä. HAMK 100 -ohjelman kautta henkilöstölle tarjotaan koulutuksia, joissa huomioidaan tekninen saavutettavuus ja esteetön sijainti. Sisällöissä korostetaan saavutettavien materiaalien tuottamista ja opetuksen suunnittelua Universal Design -periaatteiden mukaisesti.

Henkilöstöpalvelut vastaa myös vuosittaisten henkilöstöpäivien tapahtumien järjestämisestä. Tapahtumapaikka valitaan esteettömyys huomioiden, ohjelma tulkataan suomeksi sekä englanniksi ja pienryhmätyöskentelyissä on vähintään yksi englanninkielinen ryhmä. Virtuaalitoteutuksissa saavutettavuus huomioidaan parhaalla mahdollisella tavalla.

Yleishallinto

Kirjaamo vastaanottaa ja käsittelee viralliset sähköpostit ja viralliset asiakirjat. Asioiden käsittely tapahtuu asianhallintajärjestelmässä. Kirjaamosta lähtevät asiakirjat tuotetaan ja lähetetään sähköisesti tai postitse. Lähtevien asiakirjojen asiakirjapohjat ovat saavutettavia.  Kirjaamo vastaanottaa myös tietopyynnöt, joihin vastataan saavutettavasti. Kaikki hallintopalveluiden sähköpostiviestintä tuotetaan saavutettavasti.

Hallintopalvelut tuottaa HAMK-konsernin toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat. Esityslista- ja pöytäkirjapohjat ovat saavutettavia. Hallintopalvelut vastaa myös toimenhaltijoiden päätösten päätöspohjien saavutettavuudesta. Julkaistavien esityslistojen, pöytäkirjojen ja päätösten saavutettavuus on varmistettu.

Talous- ja hankepalvelut

Talouspalvelut tuottaa muun muassa toiminta- ja taloussuunnitelman sekä toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen. Näiden dokumenttien saavutettavuuteen on kiinnitetty erityistä huomiota paitsi sisältöjen rakenteen myös kaavioiden ja taulukoiden osalta.

Tietotuotannon tiimi louhii toimintaan ja tuloksiin liittyvää dataa, yhdistelee eri lähteistä tulevaa tietoa ja rakentaa visualisoituja raportteja käyttäjien päätöksenteon tueksi. Pyrkimyksenä on tarjota loppukäyttäjille mahdollisimman saumaton käyttökokemus ilman tarpeettomia toimintavaiheita tai ylimääräisiä ohjelmistoja. Eri palveluihin upotetut Power BI -raportit eivät välttämättä ole täysin saavutettavia, ja näiden kohdalla ollaan sidoksissa Microsoftin tekemään kehitystyöhön. Raporttien visualisoinneissa huomioidaan saavutettavuus ulkoasuja suunniteltaessa ja muun muassa värivalintoja tehtäessä.

Hankepalvelut toimii ulkoisten rahoittajien ja HAMKin tutkimusyksiköiden välissä. Se tuottaa käyttäjälähtöistä sisältöä muun muassa kokoamalla ja tiivistämällä ulkoisia aineistoja ja tietoa rahoitusmekanismeista.

Hankinnoissa saavutettavuus otetaan huomioon hankittavien tavaroiden ja palveluiden vähimmäisvaatimuksia määritettäessä. Uusien tietojärjestelmien kohdalla jo tarjouspyynnössä vaaditaan tiettyjen saavutettavuuskriteerien täyttymistä. Kone- ja laitehankintojen kohdalla huomioidaan näiden helppokäyttöisyys sekä tarvittavien ohjeiden olemassaolo ja saavutettavuus.

Kilpailutusdokumenttien laatimisessa huomioidaan niiden saavutettavuus. Kilpailutusjärjestelmä tekee muodostamistaan dokumenteista (esim. tarjouspyyntö, vertailutaulukko) automaattisesti saavutettavia. Saavutettavuus huomioidaan muissakin kilpailutusdokumenteissa, kuten tarjouspyynnön liitteissä, hankintapäätöksessä ja sopimuksissa.

Tavoitteet 2026-2027

Koko hallinnon henkilöstöstä tunnistetaan henkilöt, jotka tuottavat työssään henkilöstölle tai julkiseen jakoon Office-tiedostoja. He opettelevat saavutettavien Word- ja PowerPoint-tiedostojen tekemisen. Olemassa olevien toiminta- ja muiden ohjeiden sisällöllisen päivityksen yhteydessä tarkistetaan saavutettavuus ja tehdään tarvittavat korjaukset.

Otetaan käyttöön opinnäytetyönä tehdyt ohjeet saavutettavien Word-dokumenttien luomiseen ja varmistetaan, että koko HAMKin käytössä ovat asiakirjastandardin mukaiset ja saavutettavat Word- ja PowerPoint-mallit. Uusien toiminta- ja työohjeiden tulee olla saavutettavia.

Intrauudistuksen yhteydessä kaikkien hallinnon tuottamien sisältöjen saavutettavuus arvioidaan ja tuloksen perusteella tehdään päivityssuunnitelma niistä pdf-tiedostoista, jotka voidaan muuttaa html-sivuiksi. Varmistetaan, että kuvina, kaavioina tai graafeina esitetylle tiedolle tarjotaan vaihtoehtoinen teksti tai sanallinen kuvaus.

Sisältöjen ymmärrettävyys: Yhteisten palveluyksiköiden henkilöstö perehtyy kielen ymmärrettävyyteen ja ottaa käyttöönsä selkeän kielen agentin.

Tietotuotanto

• Raporttien kokonaisuus selkeytetään. Otetaan Copilot avuksi tukemaan loppukäyttäjän tiedonhakua ja tekemään tiedoista sisällöllisiä analyysejä.

Talouspalvelut

• Opetellaan saavutettavien Excel-taulukoiden laatiminen ja niiden vieminen osaksi muita Office-tiedostoja.

Yleishallinto

• Hankitaan tarvittaessa osaaminen PDF-asiakirjojen saavutettavuuden tarkistamiseen ja korjaamiseen (Adobe Acrobat).

Laatu ja riskienhallinta:

• Sisällöllisen päivityksen yhteydessä toimintaohjeista tehdään saavutettavat, brändinmukaiset ja asiakirjastandardin mukaiset tiedostot.
• Intran sivuilta ja tiedostokirjastosta poistetaan kaikki vanhentuneet toimintaohjeet, jotta ne eivät nouse hakutuloksiin.

Lainsäädäntö