Osaamisen johtaminen ja toiminnanohjausjärjestelmät systeemisessä lastensuojelutyössä

Toiminnanohjauksella tavoitellaan palveluiden tasalaatuisuutta sekä tutkimukseen perustuvien toimintojen integroitumista osaksi ammattilaisten päivittäistä työtä ja asiakkaiden palveluprosesseja. Toiminnanohjausjärjestelmillä voidaan puolestaan vahvistaa tutkimukseen perustuvien menetelmien käyttöä ja sosiaalihuollon tapauskohtaista työtä sekä tukea systeemiseen työhön perehtymistä. Tällaisten toiminnanohjausjärjestelmien käytön johtaminen vahvistaa järjestelmistä saatavia hyötyjä, kun organisaatiossa kiinnitetään huomiota osaamista ja oppimista tukeviin rakenteisiin. Tämä artikkeli pohjautuu syksyllä 2024 julkaistuun opinnäytetyöhön, Toiminnanohjausjärjestelmän merkitys systeemisen lastensuojelun toimintamallin toteuttamiselle, joka on luettavissa Theseuksessa (Tikkala, 2024).

Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöä johdetaan osaamista vahvistamalla

Sosiaalihuollon piirissä tietotekniikkaan liittyvät osaamisvaatimukset ovat kasvaneet tietojärjestelmien kehittymisen myötä. Uuden teknologian käyttöönottoon liittyy sekä teknisiä että työn sujuvoittamiseen liittyviä näkökulmia, jotka muuttavat organisaation rakenteita ja työntekijöiden työtä. Organisaatiossa onkin suunniteltava käyttöönottoa tukevia muutoksia ja tarjottava työntekijöille erilaisia oppimismahdollisuuksia, jotta teknologian käytölle asetetut odotukset tuottavat toivottuja tuloksia (Laudon & Laudon, 2020). Teknologian käyttöönottoa ylipäänsä voidaan kuvata sopeutumisprosessina, jossa teknologia ja sitä käyttävä organisaatio mukautuvat toisiinsa (Leite ym., 2023).

Osaamisen johtamista tarvitaan kaikissa muutoksissa. Hyvä osaamisen johtaminen on kannustavaa ja innostavaa oppimisen ohjaamista, myönteisen ilmapiirin luomista ja työntekijöiden arvostavaa kohtaamista. (Viitala, 2005; ks. Seppänen, 2005) Osaamisen johtamisella pyritään myös vahvistamaan niitä organisaation rakenteita, jotka tukevat työntekijöiden osaamisen kehittymistä. Tämä tapahtuu työntekijöiden jo olemassa olevia taitoja ja tietoja hyödyntämällä sekä levittämällä tietoa organisaation sisällä uusien toimintamallien omaksumiseksi. (Viitala & Jylhä, 2019)

Uusien järjestelmien käyttö on riippuvaista siitä, kuinka työntekijät hyväksyvät sen osaksi työtä ja miten he kokevat siitä olevan hyötyä. Organisaatiossa on myös varmistettava, että työntekijöillä on riittävät valmiudet ja että he saavat riittävästi tukea uuden teknologian käyttöönottoon ja hyödyntämiseen. (Davis, 1985; Mohammed ym., 2017) Sosiaalityössä nykyaikaisen teknologian käyttö edellyttää ammattilaisilta erityistä osaamista asiakasta koskevan tiedon hallinnasta ja seurannasta erilaisten sähköisten järjestelmien kautta. Haasteena tämän suhteen on pidetty sitä, että tietoa tallennetaan jäykän rakenteisesti, eivätkä asiakastietojärjestelmät tue työntekijöitä asiakkaan kokonaisvaltaisen ja tapauskohtaisen tilanteen hahmottamisessa. Tietojärjestelmien on kritisoitu lisäksi heikentävän sosiaalityön ammatillista toimijuutta ja siksi suhtautuminen tietojärjestelmien käyttöön on ollut kriittistä. (Salovaara & Ylönen, 2022)

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa korostuu pitkäjänteinen osaamisen johtaminen, jossa huomioidaan työntekijöiden erilaiset lähtökohdat omaksua uutta teknologiaa osaksi päivittäistä työtä. Osaamisen johtamisella pyritäänkin varmistamaan työntekijöille riittävä ohjaus ja tuki teknologian käyttöön. Keskeistä osaamisen johtamisessa on tunnistaa kuinka motivoituneita työntekijät ovat ja millaiset kyvyt heillä on teknologian käyttöön. Lisäksi tulee varmistaa, että organisaation kesken jaetaan sama ymmärrys muuttuvista osaamisvaatimuksista. (Viitala & Jylhä, 2019) Muuttuvassa työyhteisössä johtajalla on keskeinen rooli oppimisen edistäjänä ja mahdollistajana. Eräs tällaisen johtamisen haasteista onkin huomioida työntekijöiden erilaiset osaamisen tasot, jotta he saavat riittävän tuen ja avun osaamisensa kehittämiseen. (Viitala, 2005)

Tietojärjestelmiin liittyvät osaamisvaatimukset eivät ole sidoksissa vain järjestelmien teknologiseen hallintaan, vaan tietojärjestelmien hyödyntäminen edellyttää erityisesti johtamisessa myös laajempaa ymmärrystä ja taitoa nähdä, kuinka tietojärjestelmät toimivat johtamisen välineenä ja tuottavat hyötyä ja ratkaisuja organisaatiossa havaittuihin ongelmiin. (Laudon & Laudon, 2020) Sosiaalityötä tulisikin tietojärjestelmien merkityksen ja vaikuttavuuden arvioinnissa tarkastella sosiaalityön ja teknologian välisenä sosioteknisenä systeeminä. Tietojärjestelmien kehittämistarpeita määriteltäessä tulee myös vahvistaa työntekijöiden osallistumista prosessiin. (Toikkanen ym., 2023)

Aineisto ja menetelmät

Kanta-Hämeen hyvinvointialueen lastensuojelun palveluissa käytetään toiminnanohjausjärjestelmää, jonka tarkoitus on vakioida systeemisen lastensuojelun toimintamallin toteuttamista ja vahvistaa systeemistä työotetta. Aiheesta tekemäni opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää toiminnanohjausjärjestelmän merkitystä systeemisen lastensuojelutyön toteuttamiselle. Tutkimuksessa keräsin sähköisellä kyselyllä tietoa lastensuojelun työntekijöiden kokemuksista toiminnanohjausjärjestelmän käytöstä ja siitä, miten toiminnanohjausjärjestelmä tukee systeemistä työtä työntekijöiden näkökulmasta.

Tutkimuksen tiedonkeruu alkoi keväällä 2024 lähettämällä lastensuojelun työntekijöille sähköinen kysely, jossa kysyttiin työntekijöiden kokemuksia toiminnanohjausjärjestelmän merkityksestä. Tämän jälkeen aineisto analysoitiin induktiivisesti sisältöanalyysin avulla. Opinnäytetyön tietoperusta ja viitekehys pohjautuivat lastensuojelun systeemisen toimintamallin lisäksi sosiaali- ja terveydenhuollon teknologiseen kehitykseen sekä näihin liittyviin osaamistarpeisiin.

Tutkimuksen aineisto muodostui 11 työntekijän vastauksista. Vastaajat olivat lastensuojelun avohuollon työntekijöitä, sekä sosiaalityöntekijöitä että sosiaali- ja perheohjaajia. Kyselyyn vastaaminen edellytti, että työntekijä oli käyttänyt työssään toiminnanohjausjärjestelmää tai toiminnanohjausjärjestelmä oli työntekijän tiimin käytössä. Kaksi vastaajaa ilmoitti käyttävänsä toiminnanohjausjärjestelmää viikoittain, neljä vastaajaa muutaman kerran kuukaudessa ja neljä vastaajaa harvemmin. Yksi vastaaja ei ollut käyttänyt järjestelmää itse, mutta järjestelmä oli hänen tiiminsä käytössä.

Aineiston sisällönanalyysin perusteella toiminnanohjausjärjestelmän merkitys näyttäytyi systeemiseen työhön ohjaavana järjestelmänä, systeemisen asiakastyön välineenä ja asiakastietoa kokoavana alustana. Tulosten mukaan toiminnanohjausjärjestelmä muistuttaa työntekijöitä systeemisen toimintamallin elementeistä ja tukee systeemisten työvälineiden käyttöä asiakastyössä. Toiminnanohjausjärjestelmän koettiin lisäksi helpottavan asiakasta koskevan tiedon ja kokonaistilanteen hahmottamista. Kehittämiskohteina vastaajat mainitsivat erityisesti sen, että toiminnanohjausjärjestelmän käyttöä tukeviin rakenteisiin ja työntekijöiden osaamiseen digitaalisten välineiden käytössä tulisi jatkossa kiinnittää enemmän huomiota. Tutkimuksesta kävi myös ilmi, että johtamisen kautta tulee vahvistaa toiminnanohjausjärjestelmästä koettujen hyötyjen merkitystä työmenetelmien vakiinnuttamiseksi.

Toiminnanohjausjärjestelmä systeemisen työn toteuttamisen tukena

Toteuttamani opinnäytetyön (Tikkala, 2024) tulosten perusteella voidaan kaiken kaikkiaan sanoa, että toiminnanohjausjärjestelmän käytöllä on mahdollista tukea työhön perehtymistä, ja että toiminnanohjausjärjestelmä vahvistaa ymmärrystä lastensuojelun systeemisestä toimintamallista. Kyselyn vastauksissa tuli myös esille, että toiminnanohjausjärjestelmä ylläpitää systeemisen työn elementtejä esimerkiksi muistuttamalla niistä. Lisäksi joidenkin vastaajien kokemuksen mukaan toiminnanohjausjärjestelmään tallennetun tiedon avulla on mahdollista hahmottaa asiakkaan kokonaistilannetta. Toiminnanohjausjärjestelmän käytön merkitystä pohdittiin vastauksissa myös palveluiden yhdenmukaistamisen näkökulmasta.

Eräs vastaajista näkikin, että toiminnanohjausjärjestelmä ohjaa työntekijöitä käyttämään ylipäänsä systeemisiä menetelmiä. Toisen mukaan ”[d]igitaalinen toiminnanohjausjärjestelmä voi mielestäni ohjata työskentelyä positiivisesti. Kun sitä käytetään, voidaan myös tarjota tasalaatuisempaa palvelua”. Lisäksi vastauksissa tuli esille, että yhteisen toimintamallin vahvistuminen koettiin myös asiakkaiden eduksi, koska tällöin ”työntekijä/tiimikohtaiset erot eivät vaikuttaisi asiakkaiden ja heidän perheidensä saamaan tukeen ja palveluihin”. Vastauksissa pohdittiin myös vaikutuksia siihen, miten työkalut ovat vaikuttaneet päivittäiseen työhön. Eräs vastaaja kertoikin, että ”[t]yökaluja on tullut käytettyä aktiivisemmin ja niiden myötä syntynyt enemmän keskustelua asiakkaan tilanteesta eri näkökulmasta”. Myös työn tekeminen ja etenkin tietojen säilyttäminen koettiin joidenkin vastaajien mukaan helpoksi, kun tiedot olivat helposti käsillä ja niiden muokkaus oli helpompaa. Näiden tekijöiden lisäksi vastauksissa nousi esiin myös käyttöliittymään liittyviä seikkoja, kun eräs vastaaja totesi esimerkiksi, että “[v]isuaalinen näkymä auttaa hahmottamaan suhteita ja elämää. Ylisukupolviset asiat tulevat myös esille”.

Johtamisen haasteet kohdistuvat toiminnanohjausjärjestelmän käyttöä tukeviin rakenteisiin

Kyselyn vastauksista kävi myös ilmi, että työntekijöiden kokemukset toiminnanohjausjärjestelmän hyödyistä ja käytettävyydestä vaihtelivat. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöä ei koettu kaikissa tapauksissa luontevana osana arkista työtä. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöä hidastavina tai estävinä tekijöinä tuli esiin, ettei järjestelmän käyttöönotolle ja opettelulle oltu välttämättä varattu riittävästi aikaa. Toiminnanohjausjärjestelmän toivottiin olevan myös selkeämmin yhteydessä varsinaiseen asiakastietojärjestelmään, ja työntekijät pitivät tärkeänä tekniikan toimivuutta myös toimistotilojen ulkopuolella.

Käyttöönoton ongelmista eräs käyttäjistä totesi esimerkiksi: “Digitaalinen toiminnanohjaus on hyvä, jos se on saumattomasti yhteydessä olemassa oleviin pakollisiin järjestelmiin, ei erillinen osa. Sen tulee tukea tiimin työtä, ei tuoda lisää kirjaamista ja viedä aikaa.” Ajan puute järjestelmän käytön opettelussa ja siitä aiheutuvat ongelmat nousivat esiin myös vastauksessa, jossa sen nähtiin aiheuttaneen ”tiimissä epäselvyyksiä, kuka käyttää ja mitä ja miten ja milloin.” Lisäksi vastauksissa myös kyseenalaistettiin tarvetta koko järjestelmälle. Eräs vastaajista totesikin: “Ajattelen, että paperi ja kynä on yhtä tehokas tapa, eikä vie niin paljon aikaa kuin vähän arjen muuttuviin tilanteisiin sopeutumaton tapa ottaa kone esille ja ryhtyä sen kanssa työhön.”

Pohdinta ja johtopäätökset

Opinnäytetyössä tarkasteltiin, millainen merkitys toiminnanohjausjärjestelmällä on ollut systeemisen lastensuojelun toimintamallin toteuttamiselle. Tutkimustulosten perusteella toiminnanohjausjärjestelmällä on merkitystä lastensuojelun systeemisessä työssä. Tuloksissa korostui toiminnanohjausjärjestelmän merkitys asiakastyössä, työmenetelmien käytössä ja käsiteltyä asiaa koskevan tiedon tallentamisen rakenteessa. Otettaessa uutta teknologiaa käyttöön on tärkeää arvioida kahta keskeistä kysymystä: Kuinka hyvin teknologia vastaa loppukäyttäjien tarpeisiin, ja onko teknologian käyttö perusteltua odotettujen hyötyjen näkökulmasta? (Davis,1985). Kyselyyn vastanneet työntekijät kokivat osittain, että toiminnanohjausjärjestelmän käytettävyydessä on vielä kehitettävää.

Aiemmista tutkimuksista tiedetään, että jos tietojärjestelmä koetaan hyödylliseksi, tämä vaikuttaa siihen, kuinka sitä aiotaan käyttää. Sosiaalihuollossa ei tarvitse toistaa virheitä, joita muilla aloilla on tehty otettaessa käyttöön uutta teknologiaa. Organisaatiossa tulisikin tunnistaa millainen järjestelmä aidosti tukee työtä, koska käyttöön liittyvät onnistumiset vahvistavat myös halua käyttää teknologiaa. (Leite, ym. 2023) Sosiaalipalveluiden tarpeisiin soveltuvat digitaaliset ratkaisut kehittyvät jatkuvasti, ja tulevaisuudessa toiminnanohjausjärjestelmien rooli tulee todennäköisesti kasvamaan, etenkin kun myös tekoälyn osuus toiminnanohjauksessa lisääntyy. Toiminnanohjausjärjestelmiltä odotetaankin integraatiota muiden järjestelmien kanssa ja käyttäjäystävällisten ja saavutettavien järjestelmien odotetaan helpottavan työntekijöiden päivittäistä työtä ja parantavan palveluiden laatua.

Johtamisen näkökulmasta toiminnanohjausjärjestelmä voi toimia lastensuojelussa systeemisen toimintamallin toteuttamisen seurantatyökaluna, joka tekee systeemistä työtä näkyväksi, ei vain asiakastyöhön liittyen vaan myös osaamisen johtamisen välineenä. Tällaisessa käytössä tekoälyn hyödyt liittyvät tiedon analysointiin ja esimerkiksi lastensuojelun palveluissa tekoälyä voitaisiinkin hyödyntää luomaan hypoteeseja asiakkaiden tilanteista. Tietosuojaan liittyvät asiat tulee luonnollisesti varmistaa, kun tekoälyohjaavuutta järjestelmissä kehitetään pidemmälle.

Toiminnanohjausjärjestelmiä käyttää moninainen joukko työntekijöitä, joilla voi olla työhön hyvinkin erilaisia lähtökohtia. Uusi järjestelmä tuo uusia elementtejä kaikkien heidän työhönsä. On tärkeää, että toiminnanohjausjärjestelmän merkitystä ja hyötyjä pyritään selkiyttämään johtamisen keinoin. Lisäksi on huomioitava, että johtajien oma motivaatio ja asenne vaikuttavat siihen, kuinka järjestelmiä käytetään. Järjestelmien kehitys edellyttääkin jatkuvaa koulutusta ja osaamisen päivittämistä. Myös mentorointi ja säännöllinen, rakentava palaute toiminnanohjausjärjestelmän käytöstä tukee työntekijöiden osaamisen vahvistumista. Tämä on oleellista, jotta järjestelmän käytön laajentaminen voi onnistua. (Tikkala, 2024)

Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöä tulisi tutkia pitkällä aikavälillä ja erityisesti kiinnittää huomiota siihen, miten työntekijän asenteet ja suhtautuminen vaikuttavat teknologian käyttöön (Leite, ym. 2023; Mohammed ym., 2018). Käyttöön liittyviä mittareita tulisi myös tarkentaa sosiaalihuollossa, koska se ei ole perinteisesti ollut teknologisesti edistyksellinen toimintaympäristö (Leite, ym. 2023). Myönteisiä kokemuksia tuesta, jota asiakastietojärjestelmä tarjoaa asiakkaiden tilanteen ymmärtämiseen kannattaa jatkossa tutkia, jotta voidaan tunnistaa hyvin toimivia piirteitä ja teknisiä ratkaisuja tietojärjestelmiin, jotka mahdollistavat tapauskohtaisen tiedonmuodostuksen (Salovaara & Ylönen, 2022).

Kirjoittajat