Tutkimusta tehdään, jotta maailmaa voisi ymmärtää ja parantaa. Mutta tutkimus ei vaikuta, jos sen tulokset eivät tavoita ketään. Siksi on tärkeää, että tiedotteet ja laajalle yleisölle suunnatut julkaisut hankkeiden etenemisestä ovat selkeitä ja ymmärrettäviä. Kansankielistäminen on osoitus kunnioituksesta: kun kerromme asiat ymmärrettävästi, viestimme samalla, että asialla on merkitystä.
Monessa hankkeessa viestintää tehdään hienosti ja monipuolisesti, ja samalla huomioidaan rahoittajan ohjeet. EU-hankkeissa tämä tarkoittaa esimerkiksi rahoituksen alkuperän kertomista ja EU-tunnusten käyttöä. Ohjeiden tehtävä on varmistaa tunnistettavuus ja läpinäkyvyys. Ne antavat kehyksen, mutta eivät ratkaise sisältöä tai sävyä. Hyvä lähtökohta on aloittaa niistä ihmisistä, joiden arkeen työ vaikuttaa. Kun viesti palvelee viljelijää, opettajaa tai pk-yrittäjää, täyttyvät yleensä myös rahoittajan vaatimukset.
Tutkijoille kapulakieli saattaa olla luonnollinenkin tapa viestiä, sillä sillä tavalla varmistetaan yksiselitteisyys. On kuitenkin hyvä löytää tapoja, joilla viestin saa perille myös suuremmalle yleisölle. Työskentelen tutkimuksen viestinnän parissa. Olen koonnut alle käytännön vinkkejä, jotka auttavat tekemään hankeviestinnästä ymmärrettävämpää ja kiinnostavampaa myös niille, jotka eivät ole mukana hankkeessa tai tutkimusmaailmassa. Monet näistä vinkeistä ovat varmasti tuttuja, mutta ehkä tästä listasta löytyy juuri tähän hetkeen sopiva muistutus, joka auttaa tekemään seuraavasta tekstistäsi piirun verran selkeämmän.
1. Kohderyhmä – mieti kenelle kirjoitat
On eri asia kirjoittaa rahoittajalle kuin medialle. On myös eri asia kirjoittaa LinkedIniin kuin loppuraporttiin. Kysy itseltäsi: mitä tämä lukija jo tietää, mitä hän haluaa tietää ja miksi hän tätä lukisi. Kohderyhmän hahmottaminen auttaa valitsemaan oikeat sanat ja näkökulmat.
2. Aloita asiasta, älä hankkeesta
Joillekin hanketoimijoille ja -viestijöille saattaa tulla selkäytimestä, että tässä on kyse X-hankkeen toimenpiteestä 2.3 ja pilottivaiheen jälkeisestä arvioinnista. Mutta vastaanottajalle se tuskin merkitsee mitään. Mistä oikein on kysymys? Ja miksi se on kiinnostavaa? Onko tässä mukana uusi avaus? Oletko saanut työn valmiiksi? Mikä tekee tästä hetkestä viestimisen arvoisen?
3. Puhu tekemisestä ja vaikutuksesta.
Kerro mitä konkreettista on tehty. Esimerkiksi: ”Koulutimme 120 pientilallista kiertotalouden käytännöistä.” Tai: ”Kotihoidon ammattilaiset testasivat uutta sovellusta asiakastyössä.” Tällä tavalla lukija pääsee heti asiaan.
4. Uskalla karsia ja tiivistää
Jos kerrot kaiken, kukaan ei jaksa lukea mitään. Mieti, mikä on tärkeintä juuri nyt. Yksi selkeä viesti per teksti riittää.
5. Havainnollista esimerkein ja tarinoin
”Osallistimme sidosryhmiä” ei herätä mielikuvaa eikä kerro, mitä oikeastaan tehtiin. Mutta ”Kutsuimme 24 paikallista yrittäjää mukaan suunnittelemaan koulutusta omiin tarpeisiinsa” alkaa jo elää. Vielä paremmin jää mieleen tarina: ”Työpajassa eräs yrittäjä kertoi, miten vaikeaa perehdytys on vieraskielisille työntekijöille, ja siitä lähti ajatus VR-perehdytyssovelluksesta.”
6. Kirjoita rennosti, mutta selkeästi
Selkeä viesti ei vaadi kankeaa kieltä. Jos teksti tökkii, kun luet sen ääneen, syy löytyy usein kielen jäykkyydestä. Pilke silmäkulmassa toimii paremmin kuin virallinen paatos.
7. Käytä tavallisia sanoja
”Standardointi” voi olla ”yhtenäistäminen”, ”synergiaetu” voi olla ”tehtiin yhdessä enemmän”, ”pilotointi” voisi olla ”kokeilimme mallia yhdessä rakennusalan yrittäjien kanssa”. Hyvän tekstin ei tarvitse olla monimutkaista, vaan kirkasta.
8. Otsikko saa herättää kiinnostusta
Mieti, miten sinä pysähtyisit lukemaan oman tekstisi. Hyvä otsikko ei ole neutraali, vaan kiinnostava.
9. Tekoäly on hyvä sparrauskaveri
Jos teksti ei millään tahdo taipua selkeälle yleiskielelle, ota avuksi tekoäly ja pyydä tiivistämään tai yksinkertaistamaan tekstiä. Näet nopeasti, mitkä kohdat kaipaavat kirkastamista tai karsimista. Tätäkin tekstiä on sujuvoitettu tekoälyn avulla – lopullinen harkinta on silti ihmisellä.
Vaikuttavuus alkaa ymmärryksestä
Selkeä viestintä ei ole tähtitiedettä, mutta se vaatii hetken pysähtymistä. Asian ytimen kirkastaminen on pieni teko, jolla voi olla yllättävän iso vaikutus: joku ymmärtää, innostuu, tarttuu mukaan. Viestintää on vaikea mitata, mutta onnistumisen yleensä huomaa: pysähtyykö joku, kysyykö lisää, haluaako osallistua. Silloin viesti on osunut kohdalleen.
Viestintä ei ole pelkkä velvollisuus, vaan tapa osoittaa, että pidämme työtämme ja yleisöämme tärkeinä. Kun kerromme asiat ymmärrettävästi, tutkimus tulee näkyväksi ja alkaa vaikuttaa arjessa. Pienet parannukset riittävät, kerta kerralta selkeämmin. Hyvä viestintä ei kuulosta hankkeelta, vaan ihmiseltä. Se on jo aika hyvä tavoite.
Kirjoittaja
